Proč využívat personální agenturu? Výhody, poplatky a vše, co potřebujete vědět, když využíváte tyto společnosti

← Všechny články na blogu

In Sourcing – by Riia O’Donnell

Když hledáte pracovníky na židle, můžete zvážit využití personální agentury nebo služby, která vám tuto práci zajistí. K dispozici je celá řada služeb, ale měli byste je využívat a jak za své peníze získat maximum?

Náklady na nábor zaměstnanců mohou přesáhnout 40 000 Kč na jednoho zaměstnance. Část těchto nákladů jistě tvoří školení a ztráta produktivity. Velkou část nákladů však tvoří samotný proces náboru: kolik času stráví personalisté a manažeři diskusemi o volném pracovním místě, inzercí, hodinami strávenými výběrem, pohovory, opakovanými pohovory, prověřováním minulosti a dalšími činnostmi. Personální oddělení často tyto kroky provedou jen proto, aby musela celý proces začít znovu. Pokud máte k dispozici specializovaného náboráře, máte již představu o tom, jaká je roční investice. Amortizovali jste jeho plat/výhody/výhody na počet náborů za rok? To je jen špička ledovce v nákladech na nábor.

Proč tedy využívat personální agenturu? Zejména pro malé organizace, kde je čas zaměstnanců již tak napjatý, není nábor ve vlastní režii často rozumnou investicí zdrojů. Pokud nemáte specializovaného náboráře, ubíráte drahocenný pracovní čas ostatním zaměstnancům, čas, který ovlivňuje vaše hospodářské výsledky. Náborová agentura, která vám pomůže získat ty správné kandidáty (nikoliv jen skupinu uchazečů), může být tou správnou cestou, pokud chcete za své peníze získat co nejvíce.

Pochopení potřeb společností v oblasti náboru

Před angažováním personální agentury byste měli mít představu o svých potřebách v oblasti náboru, abyste věděli, jak nejlépe využít služeb agentury.

Pokud najímáte zaměstnance zřídka – třeba jednou nebo dvakrát ročně – je mít specializovaného náborového pracovníka lehkovážné. Agentura může dostat správného kandidáta do dveří, prověřeného a zaručeně. Vaše práce bude minimální – domluvit schůzky, abyste zjistili, zda se hodí, a provést nábor.

Pravidelně
Možná budete najímat pravidelně – přibližně jednou za měsíc. Možná máte někoho, kdo dělá většinu náboru, je vyškolen, aby prověřoval a vedl pohovory v souladu s předpisy, ale může potřebovat pomoc, aby dostal kandidáty (opět na rozdíl od uchazečů) do dveří. CareerBuilder uvádí, že na každé volné pracovní místo můžete snadno obdržet 75 životopisů. To je spousta prověřování. I kdybyste každému životopisu/motivačnímu dopisu věnovali jen pět minut (což je velkorysé), strávíte jejich čtením více než šest hodin v naději, že najdete dobrého kandidáta.

Stejný průzkum ukázal, že 78 % náborářů zjistilo, že nejméně polovina životopisů pochází od nekvalifikovaných uchazečů: To jsou tři promarněné hodiny. Personální agentura vám může pomoci ulehčit práci, pokud jde o prověřování, takže se můžete věnovat pouze nejkvalifikovanějším kandidátům.

Často
Nebo řekněme, že najímáte často: V každém okamžiku obvykle vypisujete výběrové řízení, vedete pohovor, ověřujete nebo obsazujete místo. Máte ve vzduchu mnoho míčků najednou a může být náročné s nimi všemi žonglovat. Mít na pomoc celé oddělení by bylo skvělé, ale není to v možnostech ani v rozpočtu. Náborová firma může být vaším personálním oddělením:

Nonstop
Nabíráte hromadně. Zvyšujete počet zaměstnanců, máte vysokou fluktuaci (pokud na to někdy budete mít čas, můžete se ptát proč) nebo najímáte zaměstnance na více či sezónních pozic. Potřebujete pomoc!

Jeden z mých bývalých zaměstnavatelů najímal každé jaro 400 sezónních zaměstnanců, aby se připravil na letní nápor. Se šesti zaměstnanci byl problém sehnat dostatek lidí. Některé agentury jsou na zvládání takového objemu vybaveny:

Plňte pracovní místa, ne místa pro pohovory

Agentury dostávají zaplaceno za obsazování pracovních míst, ne za rezervaci pohovorů. Pravděpodobně získáte méně kandidátů, ale každý z nich bude kvalifikovaný. Jako náborář a poté jako vedoucí pobočky personální agentury jsem své klienty dobře poznal. Nejenže mi sdělovali požadované dovednosti, ale časem jsem se dozvěděl, kdo by se k nim dobře hodil a kdo ne.

Ačkoli nechcete diskriminovat, určitě můžete náboráři říct o měkkých dovednostech. Klidné oddělení nemusí hledat někoho, kdo je snadno vzrušitelný. Nebo jste možná měli velkou fluktuaci, protože se všichni chtějí za rok posunout výš, takže chcete někoho, kdo by byl s touto prací dlouhodobě spokojený.

Měl jsem jednu firmu, která měla přesně tento problém: Přibližně každého půl roku nabírala zaměstnance na stejné místo. Sice jsem si vážil provizí, ale mrzelo mě, že musí neustále nabírat nové zaměstnance. Při rozhovoru s vedoucím náboru jsem nabídl návrh. Přestat přijímat nové absolventy a podívat se na zkušenější pracovníky (trochu zvýšit plat). Chcete někoho, kdo ví, co chce celý den dělat, a nehledá odrazový můstek nebo světlý bod ve svém životopise. Výsledek: dlouhodobý nábor, který mě stál provize, ale získal jsem spojení s firmou. Dobrá personální firma udělá přesně tohle. Dělají to na dlouhou trať. Chtějí s vámi navázat vztah a udělají vše pro to, aby se tak stalo, i když dojde ke krátkodobé ztrátě.

Zkouška a nástraha (nebo Pare)

Pokud si kritický člen týmu vezme rodinnou nebo zdravotní dovolenou, samozřejmě najmete na jeho místo brigádníka – nemáte na výběr. Zvažte, zda to nevyužít jako příležitost prověřit někoho na jiné volné místo, které můžete ve firmě mít. Pokud je to dobrý pracovník, dobře spolupracuje s týmem a je ochotný, můžete ho dokonce během jeho brigády zaškolit, abyste zjistili, zda by se vám hodil.

Máte pozici, jejíž zaškolení trvá déle než 30/60 dní zkušební doby? Možná by pro vás bylo vhodné dočasné převedení na dobu neurčitou. U některých volných pracovních míst může trvat měsíce, než zjistíte, zda se kandidát hodí. Když budete dělat brigádu na dobu neurčitou, budete mít delší zkušební dobu. A pokud se neosvědčí, nemusíte ho ani propouštět! Stačí zavolat agentuře a nechat ji udělat tu nepříjemnou část. Pošlou vám i náhradu.

A když se rozhodnete, že jsou perfektní? Některé společnosti se rozhodnou smlouvu odkoupit – zaplatí poplatek, aby zaměstnance vyřadily z „brigádnické“ výplatní listiny a zařadily ho na svou. V závislosti na tom, jak dlouhá je doba odkupu, můžete zvážit, zda je ponechat jako brigádníky co nejdéle. Tím, že si je ponecháte jako agenturní zaměstnance, nejen rozložíte náklady na odkup, ale také prodloužíte zkušební dobu. Jako bonus můžete po jejich odchodu z výplatní listiny agentury a přechodu na vaši výplatní listinu zahájit vlastní, řádnou zkušební dobu. Mluvíme o zajištění sázek!

Záruka

Všechny agentury nabízejí kromě náborového příspěvku také záruční lhůty. Pokud se nábor neosvědčí, neplatíte a hledání začínají znovu ony, ne vy. S některými agenturami můžete vyjednávat o poplatcích, s jinými o záručních lhůtách; s některými o obojím. Nikdy není na škodu se zeptat. Zejména pokud přes ně najímáte větší množství lidí nebo jste nový zákazník, určitě se pokuste vyjednat obojí. Ať už je však záruční doba jakákoli, je rozhodující používat ji striktně jako zkušební dobu. Pokud se neosvědčí, nechte agenturu začít proces znovu.

Pokud se podíváte zpětně na fluktuaci, kterou jste měli, kolik z ní lze přičíst uspěchanému náboru, nedostatečnému prověření nebo usazení se jen proto, abyste obsadili dané místo? Když využijete služeb náboráře, přestanete tyto chyby dělat sami a začnete pracovat ve svůj prospěch.

Záruční doba je příležitostí, jak se ujistit, že nový zaměstnanec je ten pravý. Stanovte realistické cíle, co by se měl nový zaměstnanec během záruční doby naučit/dosáhnout/zvládnout. Pokud těchto cílů nedosahuje, je čas na výměnu. Může to trvat několik pokusů, než dojde ke správné shodě, ale vy jste pro dosažení tohoto úspěchu udělali jen velmi málo práce: a jako bonus se agentura dozví více o vaší společnosti. Jakmile se seznámí s vašimi prioritami a kulturou, bude schopna lépe obsadit další místo.

Náklady na podnikání

Existuje mnoho typů agentur s různými strukturami poplatků a záruk. Zde jsou tři hlavní typy, se kterými se setkáte:

Zastupitelská
Zaplatíte předem a obvykle jim dáte výhradní právo na obsazení místa. Ty jsou vzácné a zpravidla se týkají míst na vysoké úrovni nebo velmi obtížně obsaditelných míst.

Nákladové: V průměru 10 % ročního platu na začátku náboru, dalších 10-15 % nebo více po přijetí
Záruka: Tyto agentury posílají kandidáty a berou si procenta z ročního platu poté, co nový zaměstnanec splní záruční lhůtu

Náklady: Obvykle 15-25 % ročního platu
Záruka: Tyto agentury posílají dočasné pracovníky, kteří mohou přijít a odejít, nebo, pokud zjistíte, že se vám hodí, mohou přejít na vaši výplatní pásku. Jejich smlouvu lze vykoupit za poplatek, nebo je po určité době můžete mít zdarma. Na odkup se obvykle vztahuje klouzavá stupnice:

Náklady: 20 až 50 % hodinové mzdy
Výkup: Pokud stále nejste přesvědčeni o tom, proč je využití personální agentury správným krokem, může vám toto rozhodnutí přinést některé další výhody, které je sice obtížné okamžitě vyčíslit, nicméně jsou velmi reálné. Například: Pokud nejste Google nebo Apple, pravděpodobně nemáte tisíce kvalifikovaných uchazečů, kteří by stáli ve frontě na práci pro vás. Ale náborový pracovník „prodá“ vaši společnost kandidátovi stejně důrazně, jako prodá kandidáta vám.

Řekněme, že jste se konečně rozhodli najmout vývojáře, ale vaši personalisté vědí o programování jen velmi málo. Náboráři, kteří se specializují na určitý trh, vám pomohou vymyslet spravedlivé balíčky odměn, sdělí vám, co můžete od trhu reálně očekávat, a co je asi nejdůležitější, představí vám kandidáty ze svého seznamu uchazečů, kteří jsou přesně ti praví.

Použití personální agentury může být užitečné i z účetního hlediska. Poplatky agenturám jsou obchodními náklady – což může pomoci vašemu výsledku hospodaření. Jak uvádí společnost Bersin by Deloitte, průměrné náklady na obsazení volné pozice činí téměř 4 000 USD. Poplatky agenturám jsou však legitimním obchodním výdajem, který může část těchto nákladů kompenzovat.

Podle společnosti LinkedIn pouze 12 % zaměstnanců aktivně hledá práci, ale 85 % je otevřeno informacím o nových příležitostech. Náboráři z agentur nebudou jen čekat, až jim kvalitní kandidát vstoupí do dveří – budou procházet vaši konkurenci a trh s lidmi na podobných pozicích, aby zjistili, zda někdo nemá zájem hledat. Protože nábory žijí a dýchají, mají agenturní náboráři čas identifikovat a oslovit pasivní kandidáty způsobem, který váš tým pravděpodobně jen tak nezvládne.
Rekrutační agentury mohou z měsíčního hledání udělat hledání, které trvá jen několik dní. Když víte, kdy a jak je efektivně využít, můžete nejen snížit stres spojený s náborem, ale také si zajistit dlouhodobý nábor.

Recruiterbox je považován za uživatelsky nejpřívětivější náborový software na trhu. Pokud jste připraveni posunout svůj nábor a najímání zaměstnanců na vyšší úroveň, vyžádejte si ukázku Recruiterboxu ještě dnes.