Vše, co potřebujete vědět o proplácení výdajů zaměstnancům

30 prosince, 2021admin

Zdá se to jednoduché – zaměstnanec zaplatí služební výdaj z vlastní kapsy a zaměstnavatel mu ho proplatí. S tím jsou však spojeny některé komplikace, například otázky dodržování předpisů a způsob vykazování náhrad výdajů na daních.

Přestože je proplácení výdajů vyžadováno pouze v případě, že je to stanoveno v pracovní smlouvě nebo pokud služební výdaje snižují mzdu zaměstnance pod minimální mzdu, většina podniků proplácí zaměstnancům výdaje spojené s prací jako pracovní benefit. Mějte však na paměti, že některé státy mají vlastní zákony týkající se náhrady výdajů. Například stát Illinois vyžaduje, aby zaměstnavatelé propláceli zaměstnancům všechny „nezbytné výdaje … vynaložené zaměstnancem v rámci jeho pracovní náplně a přímo související se službami poskytovanými zaměstnavatelem.“

Zda platíte daně z náhrad výdajů, závisí na tom, zda používáte účetní nebo neúčetní plán. Spolupracujte s profesionální organizací zaměstnavatelů, jako je například společnost Resourcing Edge, abyste zajistili soulad s platnými zákony a vytvořili zúčtovatelný plán výdajů, který vám pomůže maximalizovat daňové výhody.

Co je to náhrada výdajů zaměstnance?

Pokud zaměstnanec utrácí vlastní peníze za „běžné a nezbytné“ služební výdaje, je systémem, který se používá k jejich proplacení, dohoda o náhradách nebo příspěvcích. Zaměstnavatelé hradí veškeré zálohy, náhrady a poplatky za služební výdaje zaměstnanců. Náhrady jsou nejčastější při pracovních cestách zaměstnanců. Je třeba jim proplatit náklady na stravování, benzín, ubytování, pohoštění klientů a další.

Je důležité vědět, které výdaje na podnikání jsou platné a které ne, a oddělit výdaje na podnikání od osobních výdajů, kapitálových výdajů a výdajů na vyčíslení nákladů na prodané zboží. Více informací o podnikatelských výdajích naleznete v publikaci 535 daňového úřadu IRS.

Mezi běžné podnikatelské výdaje, které lze proplatit, patří:

Benzín/míle pro služební účely
Cestovné a ubytování
Jídlo a zábava
Nástroje a spotřební materiál
Školení a rozvoj
Poplatky a předplatné,profesní licence

Jsou náhrady výdajů zdanitelné?

Obvykle,když vyplácíte zaměstnanci mzdu, musíte z ní srazit a odvést daň, ale jak je to s náhradami výdajů? Záleží na tom, jaký plán používáte:zúčtovatelný nebo nezúčtovatelný. Daňový úřad má různé požadavky na vykazování v závislosti na tom, zda máte účetně uznatelný nebo neuznatelný plán.

Pokud jste v poslední době neprovedli revizi zásad proplácení výdajů zaměstnancům, některé firemní výdaje již nemusí splňovat podmínky pro účetně uznatelný plán. V důsledku zákona Tax Cuts and Jobs Act z roku 2017 již nemůžete zaměstnancům proplácet výdaje na stěhování. Podle finančního úřadu IRS musí nyní zaměstnanci zahrnout náhrady výdajů na stěhování do své mzdy, s výjimkou některých příslušníků ozbrojených sil.

Podniky by měly přehodnotit své zásady proplácení výdajů a příspěvků ve světle nového zákona o snižování daní a pracovních místech, který platí pro zdaňovací období 2018 až 2025.

Zodpovědný plán

Pro splnění podmínek odpovědného plánu musí dohoda zaměstnavatele o náhradách nebo příspěvcích splňovat všechna tři následující pravidla:

Podniková souvislost:
Doložení výdajů: Všechny běžné a nezbytné výdaje na podnikání musí být zaplaceny nebo vzniknout při výkonuslužeb zaměstnance.
Doložení výdajů:
Vrátit nedoložené částky: Musí být provedeno vyúčtování s doložením (datum, místo, částka, účel) v přiměřenédobě (60 dnů).
Vrátit nedoložené částky:

Jelikož částky z plánu nejsou považovány za mzdu, nepodléhají dani z příjmu, sociálnímu zabezpečení, zdravotnímu pojištění a dani FUTA. Zaměstnavatel je může odečíst jako podnikatelské výdaje.

Pokud některá z těchto podmínek není splněna, považují se náhrady za vyplacené v rámci nezúčtovatelného plánu, které se považují za mzdy, s nimiž se zachází jako s doplňkovými mzdami podléhajícími daním z příjmu, sociálnímu zabezpečení, Medicare a FUTA. Jsou vykázány na formuláři W-2 zaměstnance a zaměstnavatel je odečítá jako odměnu zaměstnance.

Nezúčtovatelný plán

Podle nezúčtovatelného plánu je každá dohoda o náhradách nebo jiných příspěvcích považována za doplňkovou mzdu a podléhá zdanění. Vaše platby jsou považovány za nezúčtovatelné, pokud:

Zaměstnanec řádně nedoloží výdaje v přiměřené době.
Zaměstnanec nevrátí přebytečné náhrady nebo příspěvky v přiměřené době.

Zaměstnavatel poskytne zaměstnanci zálohu nebo vyplatí částku bez ohledu na to, zda očekává, že zaměstnanec bude mít výdaje na podnikání.
Náhrada by jinak byla vyplacena jako mzda.

Podrobnější informace naleznete v publikaci IRS č. 15.

Náhrada výdajů pro nezávislé dodavatele

Pro nezávislé dodavatele, kteří jsou placeni prostřednictvím formuláře 1099, platí jiná pravidla pro náhradu výdajů. Většina podniků dává přednost zahrnutí částek náhrad do příjmu 1099, než aby procházela úhradou výdajů. Smluvní partner si pak může odečíst výdaje na podnikání ve svém vlastním daňovém přiznání.

Vytvoření zásad odpovědného proplácení výdajů do příručky pro zaměstnance

Spolupracujte s odborníky na lidské zdroje ze společnosti Resourcing Edge, kteří vám pomohou vytvořit zásady odpovědného proplácení výdajů a přidat je do příručky pro zaměstnance.

Zásady proplácení výdajů by měly obsahovat následující:

Přiměřenou lhůtu pro zaměstnance na předložení výdajů. Některé zákony o náhradách vyžadují, aby zaměstnanci předkládali náhrady výdajů do 30 dnů od jejich vzniku.
Proces prožádání o náhradu výdajů.
Proces předkládání výdajů souvisejících s prací, včetně požadavků na jejich doložení.
Proces vrácení nadměrných náhrad nebo příspěvků.
Typy výdajů, které lze proplatit.
Maximální přípustnáčástka pro určité výdaje.
Přednostní dodavatelé pro snížení výdajů.

Zaměstnanci by měli mít jasnou a jednotnou představu o správném postupu proplácení služebních výdajů. Pokud zaměstnanec řádně nedoloží výdaje a nedodrží postup, může se jakákoli náhrada výdajů stát zdanitelnýmpříjmem. Mějte na paměti, že pokud jeden zaměstnanec nesplní požadavkyzodpovědného plánu, neznamená to diskvalifikaci ostatních náhrad, které tyto požadavky splňují. Daňový úřad rozhoduje o úhradách podle jednotlivých zaměstnanců.

Další informace o zúčtovatelných plánech naleznete v publikaci 463 daňového úřadu IRS.

Pokud máte jasně sepsaný dokument o zúčtovatelném plánu, neměla by se žádná z vašich úhrad započítat do zdanitelného příjmu. Of course, there should also be some sort of internaloversight to make sure all reimbursements are properly received, reported, andmaintained.

Tocreate a detailed reimbursement procedures guide, team up with Resourcing Edge. Rely on us for all your payroll, HR,benefits, and compliance needs.

Author
Recent Posts

Marketing Coordinator at Resourcing Edge

Marketing Coordinator for Resourcing Edge, an industry leader in human capital management solutions. We have decades of experience managing the burden of employee administration so that you can focus on growing your business.