Zásady postupu při podávání stížností ve firmě

Stručné zásady & účel

Naše zásady postupu při podávání stížností vysvětlují, jak mohou zaměstnanci konstruktivně vyjádřit své stížnosti. Nadřízení a vyšší vedení by měli vědět o všem, co zaměstnance obtěžuje nebo jim brání v práci, aby to mohli co nejrychleji vyřešit. Zaměstnanci by měli mít možnost dodržovat spravedlivý postup podávání stížností, aby byli vyslyšeni a předešli konfliktům.

Společnost podporuje zaměstnance, aby sdělovali své stížnosti. Tímto způsobem můžeme podporovat příznivé a příjemné pracoviště pro všechny.

Obsah působnosti

Tato pravidla se týkají všech zaměstnanců společnosti bez ohledu na jejich pozici nebo postavení.

Prvky pravidel

Definice stížnosti

Stížnost definujeme jako jakoukoli stížnost, problém nebo obavu zaměstnance týkající se jeho pracoviště, práce nebo vztahů se spolupracovníky.

Employees can file grievances for any of the following reasons:

• Workplace harassment
• Health and safety
• Supervisor behavior
• Adverse changes in employment conditions

This list in not exhaustive. However, employees should try to resolve less important issues informally before they resort to a formal grievance.

Employees who file grievances can:

• Reach out to their direct supervisor or HR department
• File a grievance form explaining the situation in detail
• Refuse to attend formal meetings on their own
• Appeal on any formal decision

Employees who face allegation have the right to:

• Receive a copy of the allegations against them
• Respond to the allegations
• Appeal on any formal decision

The company is obliged to:

• Mít zavedený formální postup pro podávání stížností
• Komunikovat o tomto postupu
• Vyšetřit všechny stížnosti neprodleně
• Jednat se všemi zaměstnanci, kteří podávají stížnosti, stejně
• Zachovávat důvěrnost v každé fázi procesu
• Řešit všechny stížnosti, pokud je to možné
• Respektovat své ne-.odvetných opatření, pokud zaměstnanci podávají stížnosti společnosti nebo externím agenturám (např.Např. výboru pro rovné příležitosti v zaměstnání)

Postupy

Zaměstnanci jsou vybízeni k tomu, aby spolu hovořili a řešili své problémy. Pokud to není možné, měli by zaměstnanci vědět, jak podat stížnost:

1. Neformálně komunikovat se svým přímým nadřízeným. Nadřízený se pokusí problém vyřešit. Když si zaměstnanci chtějí stěžovat na svého nadřízeného, měli by se nejprve pokusit věc projednat a vyřešit mezi sebou. V takovém případě se jim doporučuje požádat o neformální schůzku. Nadřízení by se měli snažit vyřešit jakoukoli stížnost co nejrychleji. Pokud se jim to nepodaří, měli by se obrátit na oddělení lidských zdrojů a spolupracovat na všech dalších postupech.
2. Pokud se stížnost týká chování nadřízeného, které může vést k disciplinárnímu řízení (např. sexuální obtěžování nebo násilí), měli by se zaměstnanci obrátit přímo na oddělení lidských zdrojů nebo na nadřízeného vyšší úrovně.
3. Postupujte podle níže uvedeného postupu

Oddělení lidských zdrojů (nebo jakákoli vhodná osoba v případě, že oddělení lidských zdrojů neexistuje) by mělo postupovat podle níže uvedeného postupu:

1. Požádejte zaměstnance o vyplnění formuláře stížnosti
2. Promluvte si se zaměstnancem, abyste se ujistili, že je záležitost zcela pochopena
3. Předložte zaměstnanci, který čelí obvinění, kopii stížnosti
4. Zorganizujte mediační řízení (např.g. uspořádání formální schůzky)
5. V případě potřeby záležitost prošetřete nebo požádejte o pomoc vyšetřovatele
6. V průběhu celého procesu informujte zaměstnance
7. Sdělte formální rozhodnutí všem zúčastněným zaměstnancům
8. Přijměte opatření k zajištění dodržování formálního rozhodnutí
9. Řešit odvolání shromážděním dalších informací a dalším šetřením
10. Vést přesné záznamy

Tento postup se může lišit podle povahy stížnosti. Například pokud je zaměstnanec shledán vinným z rasové diskriminace, společnost zahájí disciplinární řízení.