Írja meg a megkereső levelet:

Eredetileg Shannon McBride írta

Shannon McBride több mint 20 éve foglalkozik támogatások írásával nonprofit szervezetek, iskolák, egyetemek és önkormányzatok számára. Cége, a Consulting Connections, Inc. a kereskedelmi pályázatok világában is nyújt képzést és tanácsadást. Ő a szerzője a Writing Grants for the Common Good című könyvnek, és nyilvános workshopokon és webináriumokon tanít másokat arra, hogyan fejleszthetik támogatáskeresési készségeiket.

Néhány támogatást nyújtó szervezet ma már jobban szereti, ha a támogatási kérelmeket szándéknyilatkozat vagy megkeresés formájában nyújtják be, nem pedig teljes pályázat formájában. Ez segít a potenciális támogatóknak eldönteni, hogy eléggé érdekli-e őket a projekt ahhoz, hogy hivatalos támogatási javaslatot kérjenek. (A kormányzati szervek azonban nem követelnek meg ilyen levelet, mivel náluk a minősítésre hivatalosabb eljárás vonatkozik.)

A szándéknyilatkozat: a nonprofit szervezet vázlata

A szándéknyilatkozat a finanszírozónak ad egy vázlatos képet a szervezetéről, az igényről, amellyel foglalkozik, és a projektterv leírását. Az alapítványok általában kijelölnek egy támogatási ügyintézőt (GA), aki átvizsgálja az érdeklődő vagy szándéknyilatkozatokat, hogy eldöntse, a program érdemes-e a felülvizsgálatra és a lehetséges finanszírozásra.

A támogatási ügyintézők gyorsan “átfutják és átnézik” a leveleket, és ha úgy érzik, hogy a programjának finanszírozása nagy valószínűséggel lehetséges, további információkat kérhetnek Öntől, vagy felkérhetik, hogy nyújtson be támogatási javaslatot.

Az időbefektetés megéri.

Amikor benyújtja a LOI-t, megtudja, hogy a teljes támogatási javaslatát figyelembe veszik-e – ami jobb, mint időt és energiát pazarolni egy teljes pályázat megírására egy olyan finanszírozónak, amely valószínűleg nem támogatja a projektjét.

A LOI kidolgozása majdnem annyi időt igényelhet, mint egy teljes pályázaté. Ha kevesebb szóval adja át üzenetét, akkor a tömör szöveget jobban meg kell fogalmazni.

Kezdjük azzal, hogy “helyesen” megszervezzük az LOI-t.

Noha nem létezik “sablonos” megkereső levél, ha az alábbiakban bemutatott főbb témák szerint szervezi az LOI-t, nagyobb eséllyel jut el a kapuőrhöz – a támogatások adminisztrációjához – és a bizottsághoz felülvizsgálatra.

1. Tárgysor. Tartalmazzon egy tárgysorozatot, hogy az olvasók azonnal azonosítani tudják a levél tartalmát – még a szöveg átolvasása előtt.
3. Bevezetés. Magyarázza el, miért küldte el a megkereső levelet, hogy megtudja, esetleg felkérik-e egy teljes pályázat benyújtására. Ebben a részben tüntesse fel az igényelt támogatás összegét. Adjon meg egy rövid összefoglalót is.
5. Szervezeti áttekintés. Adjon rövid áttekintést szervezetéről, egyértelműen arra összpontosítva, hogy képes-e a megadott igényt kielégíteni. Ismertesse a személyzetet és a projekthez kapcsolódó releváns képzettségüket. (A küldetésnyilatkozatot hagyja meg a teljes pályázathoz.)
7. Szükséglet vagy probléma megfogalmazása. Írja le világosan az igényt vagy a problémát. Tartalmazzon releváns demográfiai adatokat, néhány konkrét példát a problémára, és alátámasztó statisztikai adatokat.
9. Projektleírás. Mutassa be, hogy az igénynek megfelelő, életképes megoldással rendelkezik. Írja le röviden a projektet, és tartalmazza a támogató tevékenységeket, a személyzet közvetlen részvételét és címeit, valamint a kívánt célkitűzéseket.
11. Egyéb finanszírozási források. Sorolja fel az egyéb finanszírozási forrásokat, beleértve a kormányzati ügynökségeket, valamint a magán- és állami alapítványokat, beleértve azokat is, amelyekhez jelenleg finanszírozási támogatásért fordul.
13. Illeszkedés a finanszírozó fókuszához. Közölje világosan, hogy projektje hogyan kapcsolódik a finanszírozási irányelveikhez és filantróp filozófiájukhoz.
14. Világos zárás. Csomagolja be a levelet az elérhetőségi adatokkal. Biztosítsa olvasóit, hogy áll rendelkezésre, hogy válaszoljon minden olyan további kérdésre, amelyre a levélben esetleg nem tér ki. Mutassa ki nagyrabecsülését, amiért fontolóra vették a kérését.
16. Mellékletek. Csak azokat a mellékleteket csatolja, amelyeket a potenciális finanszírozók iránymutatásai egyértelműen előírnak. Csatoljon egy projektköltségvetést, amely világosan bemutatja a pénzügyi támogatás és a projekt fenntarthatósága közötti kapcsolatot.

Hogyan írja meg a megkereső levél főbb részeit.

Az ajánlott háromoldalas korlátot használva egyértelműen írja le projektjét, beleértve a filantrópiai fókuszt is. Adja meg a költségvetési információkat 2-3 oldalas külön mellékletként.

Vezesse be a levelet egy rövid összefoglalóval.

A LOI bevezetője egy rövid vezetői összefoglaló. Tartalmazza a szervezet nevét, a kért támogatás összegét és a program vagy projekt nevét. Ismertesse a projekt munkatársainak képzettségét és a program sikerének értékelésére szolgáló módszerét, és adjon meg egy ütemtervet a projektre vonatkozóan.

A levél elején (és nem a levél végén) tüntesse fel az igényelt támogatás összegét, hogy az olvasóknak ne kelljen keresgélniük. Íme egy példa a felkérő levél bevezetőjének első sorára.

A közép-idahói Habitat for Humanity nevében írok, hogy megkérdezzem, benyújthatnánk-e hivatalos pályázatot a West Valley Farm Foundation 15 000 dolláros támogatására. A támogatást két, egyenként 75 000 dolláros vételárú építési telek egyikének megvásárlására fordítanánk.

Röviden ismertesse szervezetét, beleértve annak történetét és sikeres programjait.

Közölje a nonprofit szervezet rövid történetét (mikor alakult és milyen céllal), valamint a programok rövid leírását. Ha Ön egy kezdő szervezet, írja le azokat a programokat, amelyeket az adománygyűjtés eredményeként tervez kínálni.

2. Egyértelműen kapcsolja össze nonprofit szervezetének jelenlegi tevékenységeit és azt, hogy mit kíván a jövőben megvalósítani a kért támogatással.
4. Írd le két-három olyan projektet, amelyet sikeresen végrehajtott. Ha szervezete új, térjen ki a megcélzott projekttel kapcsolatos terveire.
6. Írd le röviden, hogyan irányítják a nonprofit szervezetet. Tartalmazzon olyan leírásokat, mint “erős igazgatótanácsi vezetés”, “szilárd vezetés” vagy “folyamatos fejlesztés”.
7. Fókuszáljon arra, hogy a nonprofit szervezet képes-e megfelelni a megadott igényeknek. Az alábbi példa a bevezető bekezdés első mondatában ábrázolja a szervezet programjainak sikerét az elmúlt hat évben.

A HHCI 2011 óta dolgozik Olympus megyében, házakat épít partnerségben a tisztességes, megfizethető lakhatásra szorulókkal. Kevesebb mint hét év alatt szervezetünk tíz házat készített el alacsony jövedelmű családok számára, több mint 75 családtagnak biztosítva megfizethető lakhatást.”

Adjon meggyőző indoklást a szükségletekről, beleértve a közösségre gyakorolt hatást, amelyet szolgál.

Az olvasóknak meg kell érteniük és el kell fogadniuk a szükséglet sürgősségét és a finanszírozási kérelmük megalapozottságát, so you must be able to—

• Explain how your program will either eliminate or at least lessen the impact of the problem.
• Clearly describe the community or individuals most effected.
• Provide relevant statistical data as well as a few concrete examples to support the data

After reading the example below, do you feel that the community impacted by the problem was adequately described? What are the outcomes included in the need statement?

People who have spent their lives in poverty and live on the edge of homelessness have neither the resources nor the skills required for home ownership.

Habitat homeowners generally come into the program full of fear and mistrust from their years of experiencing disappointment, poverty, and discrimination. Through participation in our program, they come to understand previously intimidating terms associated with purchasing a home. Most individuals who have never needed such skills learn home maintenance and repair.

Describe the project and include major goals and objectives.

Describe your program, project, or activity as it relates to the need or problem described under the Statement of Need as previously discussed. Include your desired objectives, major activities, and names and titles of key project staff. Save your eloquence for later. Ha felkérik a teljes pályázat benyújtására, akkor ezeket az információkat részletesebben fogja bemutatni.”

Ha ezt a támogatást támogatásra értékelné, mit gondol, milyen gyorsan tudná megtalálni a projekt céljait és célkitűzéseit ebben a módszertani nyilatkozatban?

Azzal a célunkkal, hogy a családokat a lakástulajdon révén kiemeljük a szegénységből, a céljaink szerves részét képezik a programnak.”

Két családot választunk ki, akiket két ház építésének éves ütemtervébe helyezünk. A családtagok részt vesznek egy négy hónapos háztulajdonosképző tanfolyamon, ahol olyan készségeket sajátítanak el, mint a költségvetés, a háztartási javítások és karbantartások elvégzése, valamint a jó szomszédi magatartás. Ebben az időszakban kezdik meg a verejtékes tőkebefektetésüket. A felnőtteknek 250 izzadtsági órát kell teljesíteniük a saját házuk építéséhez, valamint közösségi szolgálatot kell végezniük.

Írd le a jelenlegi és jövőbeli finanszírozást és az összes támogatási forrást.

A megkereső levélhez csatolt költségvetés részeként csatold a program jelenlegi támogatóinak listáját. Mások támogatása azt sugallja, hogy nonprofit szervezetének hitelessége van, projektje pedig életképes és méltó a finanszírozásra.

Adja meg azon egyéb támogatók vagy kormányzati szervek nevét, akikhez már fordult finanszírozásért. A támogatók biztosak akarnak lenni abban, hogy önök továbbra is keresnek más finanszírozási lehetőségeket.

Ez a példa név szerint hivatkozik a közösségi támogatókra, és megismétli a program egyik célkitűzését (megfizethető lakhatás).

A Habitat-házakat az alacsony jövedelmű iowaiak számára megfizethető áron vásárolják meg a családok, köszönhetően önkénteseink felajánlott munkájának és olyan szervezetek pénzügyi támogatásának, mint a City Bank, a Simmons Family Foundation, a Wells Fargo Bank, a Salisbury Homes és az Iowa Home Builders Association of Iowa. A jelenlegi és leendő adományozók listáját a mellékelt programköltségvetés tartalmazza.

Kapcsolja össze céljait a finanszírozó adományozási fókuszával: magyarázza el a megoldás előnyeit.

A LOI-jának kapcsolatot kell teremtenie a projekt céljai és a finanszírozó filantróp érdekei között. Íme néhány javaslat arra vonatkozóan, hogyan szövődjenek ilyen utalások a LOI-jában:

• Magyarázza el, hogy a projekt hogyan illeszkedik az adományozás prioritásaihoz. Tartsa szem előtt az általuk szolgált közösséget, a támogatás típusát és a kedvenc programterületeiket (mindezeket az irányelvek áttekintéséből ismeri).
• Magyarázza, hogy miért gondolja, hogy a projektje jól illeszkedik az adományozási fókuszukhoz és prioritásaikhoz.
• Használjon egyértelmű előnyökről szóló nyilatkozatokat, mindig összpontosítson a jó megtérülés iránti igényükre.

Ez a példa már az első mondatban azt sugallja, hogy a támogatást igénylő megérti és osztja a finanszírozó céljait.

Tudjuk, hogy a West Farm Biztosítási Alapítvány büszke arra, hogy olyan szervezeteknek nyújt támogatást, amelyek közvetlenül javítják azoknak a közösségeknek a minőségét, ahol a West Farm alkalmazottai dolgoznak és élnek. A HHCI hasonló célokat és fókuszt támogat azzal, hogy segíti az alacsony jövedelmű családokat abban, hogy megvalósíthassák az otthontulajdonlásról szóló álmaikat, ezáltal javítva azoknak a közösségeknek a környezetét, ahol élnek és vásárolnak. Az alábbiakban bemutatunk néhányat azok közül a módok közül, amelyekkel ez a projekt már most is a közösség javát szolgálja….

Foglalja össze egy rövid zárónyilatkozattal.

Ismertesse a projekt szándékát. Ezután adjon meg egyértelmű elérhetőségeket az esetleges nyomon követéshez. Mondja el olvasóinak, hogy mi következik ezután, és hogyan érhetik el Önt; adja meg a telefonszámát, még akkor is, ha az a levélpapíron szerepel. Köszönje meg a finanszírozónak, hogy fontolóra vette a kérését.

Gondolkodik azon, hogy mikor nyújtsa be a megkereső levelét?

Mihelyt megállapította a teljes pályázatok benyújtásának határidejét, eldöntheti, hogy mikor a legjobb benyújtani a LOI-t (miután leülepedett a por). Egy ökölszabály: Küldje el levelét harminc nappal az előző benyújtási határidő után, hogy a finanszírozónak elegendő ideje legyen átnézni azt, és eldönteni, hogy szeretné-e, hogy teljes pályázatot nyújtson be.

A 2017-es pályázati határidők például egy nagy bank alapítványához benyújtott támogatási kérelem benyújtására február 28. (művészet és kultúra, gazdasági lehetőségek) és május 31. (oktatás, gazdasági lehetőségek).

A megosztott tippek alapján dolgozzon ki egy mintakérőlevelet, hogy egyszerűsítse a pályázatírást.

A potenciális finanszírozó követelményei alapján csak néhány apró változtatást kell végrehajtania, és máris képes lesz arra, hogy egy “sablonos” kérőlevéllel tovább töltse a potenciális finanszírozás csővezetékét. Folytassa a megkereső levelek küldését, hogy növelje az esélyét annak, hogy meghívást kapjon egy teljes pályázat benyújtására.

Shannonnal a [email protected] e-mail címen veheti fel a kapcsolatot.

Az olvasást folytatni szeretné?

Célok & Célok: What are They and How to Write them Effectively

About the Author

For more than a decade, Foundant Technologies has specialized exclusively in making philanthropy easier and more impactful through intuitive technology solutions. All of our cloud-based solutions focus on grantmaker, grantseeker, scholarship provider and community foundation needs with the goal to make day-to-day tasks streamlined and help maximize the impact of the philanthropic community.

Follow on Twitter Follow on Linkedin Visit Website More Content by Foundant Technologies