9 nagyszerű alkalmazás rendezvényszervezőknek és esküvőszervezőknek

Nagyjából 2010 elején új karrierútra léptem – úgy döntöttem, hogy rendezvényszervező leszek. Mióta elkezdtem, rendezvényeket irányítottam Szingapúrban, Párizsban, Dubaiban és Cancúnban, a meghitt bankettektől a nagyszabású megnyitóünnepségekig mindent megszerveztem. Minden egyes esemény egyedi volt, és minden pillanatát imádtam.

Még öt évvel ezelőtt, amikor új vállalkozásomba kezdtem, nehéz volt jó rendezvényszervezői eszközöket találni. Nem sok rendezvényszervezőknek szánt szoftvermegoldás vagy mobilalkalmazás volt, így kénytelen voltam beérni Excel táblázatokkal, Powerpoint prezentációkkal és rengeteg Word dokumentummal.

De a dolgok nagyon rövid idő alatt sokat változtak.

Mára a rendezvényszervezőknek néhány nagyon jó eszköz áll rendelkezésükre, hogy egyszerűsítsék a bonyolult munkafolyamatokat. Szeretnék megosztani néhányat a legjobbak közül, amelyeket a rendezvényszervezési eszköztáram részévé tettem.

Kreatív inspiráció keresése

A kreatív inspiráció keresésének egyik leghasznosabb alkalmazása a Pinterest, a képek gyűjtésére és megosztására szolgáló népszerű közösségi hálózat. Több ezer fotót és képet böngészhetsz, hogy kreatív inspirációt találj a következő rendezvényedhez. Ez a hatalmas képtár különösen hasznos, ha ötleteket keresel a rendezvények dekorációjához, dizájnjához és témáihoz.

Elérhető: Web, iOS és Android

Ár: ingyenes

Protipp: Hozzon létre egy Pinterest-fiókot, és hozzon létre egy külön “táblát” minden ügyfél számára. Így oda-vissza e-mailezés nélkül oszthatják meg egymással az ötleteiket.

A jegyzetek és a tervezési anyagok rendszerezése

Ha a szervezettség megőrzéséről van szó, nincs jobb barát az Evernote-nál. Ez az alkalmazás lehetővé teszi, hogy minden “anyagát” egy kényelmes helyen tartsa, legyen az kép, szöveg, bármilyen jegyzet – akár egész weboldalak is. Mindent szükség szerint kategorizálhatsz is, címkék hozzáadásával.

Elérhető: Web, Mac, Windows, Android, iOS és Windows Phone

Ár: ingyenes, prémium 5 $/hó, üzleti 10 $/hó (felhasználónként)

Protipp: Telepítse az Evernote Web Clipper böngészőbővítményt, és gyorsan mentse az Evernote fiókjába az online talált legérdekesebb tartalmakat.

Power user hack: Használja az IFTTT-t a Pinterest táblára mentett képek automatikus importálásához, így biztosítva, hogy minden egy helyen legyen.

Kommunikáció a csapattagokkal

Az, hogy egyszerre kell egy nagy csapatot, valamint különböző külső beszállítókat irányítania, trükkös lehet. A Slack azonban hatékonyabbá teszi a kommunikációt, mivel a hosszadalmas e-maileket rövid, “csevegőszobához” hasonló szövegekkel helyettesíti. A Slack azt is lehetővé teszi, hogy külön csoportokat hozzon létre, és címkéket adjon az üzenetekhez, hogy könnyebben megtalálja az információkat.

Elérhető a következő oldalakon:

Ár: ingyenes (10 000 üzenetig), utána a csomagok 7 $/hónapnál kezdődnek (felhasználónként)

Protipp: hozzon létre különböző csoportokat a csapat különböző szegmensei számára, hogy az oda-vissza kommunikáció célzott és hatékony legyen.

Még több AllBusiness:

99 inspiráló idézet vállalkozóknak

A 12 lépéses útmutató a legelső mobilalkalmazás elkészítéséhez

10 felbecsülhetetlen eszköz a kisvállalkozások működtetéséhez

A 25 legjobb otthonról induló üzleti ötlet

Eseményképek gyűjtése

Volt már kedve nyomon követni a teljes rendezvénygyártást, beleértve a szállítók és a különböző csapattagok összes képét? A Capsule egy nagyszerű megoldás. Kérjen meg minden felet, hogy töltse le a Capsule fotóalkalmazást, majd az összes általuk készített képet importálja a közös online “kapszulába”. Nincs többé szükség arra, hogy mindenkit üldözzön a fotóikért!

Elérhető a következő oldalakon: Web, Android és iOS

Ár: ingyenes

Protipp: Ajánlja ezt az alkalmazást az ügyfeleinek – imádni fogják érte! Egy piactér is elérhető, ahol a felhasználók nyomtatásokat rendelhetnek a képeikből.”

Megbeszélések ütemezése

Noha valószínűleg minden egyes eladóval egyenként dolgozol, néha egy projektben mindenkinek részt kell vennie egy csoportos megbeszélésen. Nem könnyű feladat olyan időpontot és időpontot koordinálni, amely mindenkinek megfelel, de a Doodle lehetővé teszi, hogy különböző lehetőségeket javasoljon, és szavazásra emlékeztető válaszokat kapjon minden résztvevőtől.

Elérhető:

Ár: ingyenes, prémium 39 $/évért (üzleti verzió is elérhető, amely 69 $/évtől indul

A rendezvény minden aspektusának kezelése

Az, hogy a rendezvényinformációk különböző alkalmazásokban, e-mailekben és számítógépes fájlokban szétszóródnak, nagyban ronthatja a következő rendezvény sikerét. Egy központi munkaterület segítségével könnyebben áttekintheti a dolgokat. A Planning Pod kifejezetten rendezvényszervezők számára készült, és több mint két tucat rendezvényszervezési eszközt kínál. Egy jó áttekintést kaphat mindarról, amire a Planning Pod képes, ha megnézi ezt a videót.

Elérhető a következő oldalakon: Web

Ár: ingyenes próbaverzió (30 nap), majd 19,99 $/hó-tól kezdődő csomagok

Protipp: A Planning Pod-ot megoszthatja csapatával (és ha szeretné, ügyfeleivel is), hogy feladatokat osszon ki, határidőket szabjon meg, és kezelje a csapat minden együttműködését.

Az ügyfelek tájékoztatása

A Planning Pod olyan funkciót kínál, amellyel az ügyfeleket a rendezvényszervezési folyamat minden aspektusáról tájékoztathatja, de néha olyan eszközre van szüksége, amellyel csak a legfontosabb részeket oszthatja meg velük. A Blossom egy projektmenedzsment-eszköz, amelyet arra terveztek, hogy szakaszosan követhesse az esemény előrehaladását. Elsősorban technológiai cégek számára készült, hogy nyomon követhessék a termékfejlesztést, de rendezvények menedzselésére is tökéletesen használható.

A Blossom lehetővé teszi, hogy minden egyes rendezvényfeladathoz “kártyákat” hozzon létre, amelyeket az egyes részek befejezésekor szakaszról szakaszra mozgathat. A végén egy “ügyfél-jóváhagyási” lépést is hozzáadhat, amely lehetővé teszi, hogy ügyfelei minden egyes elemet végső felülvizsgálat alá vessenek.

Elérhető a következő oldalakon: Web

Ár: ingyenes próbaverzió (14 nap), majd 19 $/hónaptól kezdődő csomagok

Protipp: A Blossom integrálódik a Slackbe, így könnyen nyomon követheti a csapattagokat a Blossomban felsorolt tételekkel kapcsolatban.

Meghívások, regisztráció és jegyértékesítés kezelése

Ha olyan eseményt tervez, amely regisztrációt vagy jegyértékesítést igényel, a Bizzabo lehetővé teszi az esemény létrehozását, a jegytípusok hozzáadását, az esemény weboldalának létrehozását és a meghívók kiküldését – mindezt egyetlen alkalmazáson belül. A Bizzabo abban is segít, hogy mindig képben legyen, mit mondanak az emberek a közösségi médiában az eseményéről. Az esemény napján az alkalmazás lehetővé teszi, hogy push-értesítéseket küldjön a résztvevőknek az esetleges késésekről vagy programváltozásokról. A Bizzabo működésének áttekintéséhez nézze meg ezt a videót.

Elérhető a következő oldalakon: Web, iOS és Android

Ár: a tervezetek az ingyenes és a fizetős egyéni tervezetek között mozognak

Protipp: A Bizzabo egy különleges extrát kínál a rendezvény résztvevőinek: az alkalmazás segítségével hálózatba léphetnek és üzeneteket küldhetnek egymásnak, hogy találkozókat szervezzenek, stb.

Amint látja, rengeteg fantasztikus alkalmazás és webes eszköz létezik, amelyek segítségével emlékezetessé teheti a következő rendezvényét. Ön használ még olyat, amit kihagytunk? Kérjük, ossza meg velünk az alábbi megjegyzésekben.

Olvassa el Melanie Haselmayr összes cikkét az AllBusiness.com-on.

Kapcsolódó cikkek az AllBusiness oldalon:

28 hiba, amit a vállalkozók elkövetnek a befektetőknek való bemutatkozáskor

25 gyakran ismételt kérdés a vállalkozásindítással kapcsolatban

9 kulcsfontosságú módja a M&A tranzakcióra való felkészülésnek

65 kérdés, amit a kockázati tőkések a kezdő vállalkozásoknak feltesznek

15 millió vállalkozásról szóló helyi üzleti információkért látogasson el az InBusiness oldalára.com.