A főkönyv vs. főkönyvi napló: Mia különbség?
Főkönyvek vs. főkönyvek: An Overview
Ha egy vállalkozás pénzügyeinek nyomon követéséről van szó, a főkönyvet és az általános naplót egyaránt használó kettős könyvelési rendszer vitathatatlanul a legjobb módszer a vállalat általános pénzügyi adatainak nyomon követésére és a műveletek zökkenőmentes és nyereséges működésének fenntartására.
Hogy valóban megértsük, hogyan működik egy ilyen számviteli nyilvántartási rendszer, először is értékelnünk kell a két kulcsfontosságú összetevőhöz – a főkönyvhöz és az általános naplóhoz – kapcsolódó különböző funkciókat.
Főbb tudnivalók
- A napló nyers könyvelési tételekből áll, amelyek az üzleti tranzakciókat rögzítik, dátum szerinti sorrendben.
- A főkönyv formalizáltabb, és öt kulcsfontosságú könyvelési tételt követ nyomon: eszközök, kötelezettségek, tulajdonosi tőke, bevételek és kiadások.
- A szoftvertechnológia fejlődése racionalizálta a könyvelési folyamatot, és egyszerűvé és hatékonnyá tette a két könyvelési feladat kombinálását.
Általános napló
Egyszerű meghatározás szerint az általános napló az eredeti bejegyzések könyvére utal, amelyben a könyvelők és könyvelők a nyers üzleti tranzakciókat rögzítik, az események bekövetkezésének dátuma szerinti sorrendben. Az általános napló az első hely, ahol az adatokat rögzítik, és a tétel minden egyes lapján vannak felosztó oszlopok a dátumoknak, sorszámoknak, valamint a terhelési vagy jóváírási tételeknek.
Egyes szervezetek speciális naplókat vezetnek, például beszerzési naplót vagy értékesítési naplót, amelyek csak bizonyos típusú tranzakciókat rögzítenek.
Amikor egy tranzakciót rögzítenek az általános naplóban, az összegeket a megfelelő számlákra, például a követelések, berendezések és készpénzes tranzakciók számláira könyvelik.
A szoftvertechnológia fejlődése ellenére mindig szükség lesz a nem rutinszerű tranzakciók általános naplókban történő rögzítésére, mint például az eszközértékesítések, a követelések és az értékcsökkenés.
Főkönyvek
A főkönyv egy olyan könyv vagy fájl, amelyet a könyvelők az összes vonatkozó számla rögzítésére használnak. A főkönyv öt kiemelkedő könyvelési tételt követ nyomon: eszközök, kötelezettségek, tulajdonosi tőke, bevételek és kiadások.
Az először a naplókban megjelenő tranzakciókat később a főkönyvi számlákra könyvelik. Ezután a számlák egyenlegét kiszámítják és a főkönyvből átvezetik a próbaegyenlegbe, mielőtt megjelennének a vállalat hivatalos pénzügyi kimutatásaiban.
Minden számviteli tétel két oszlopos T alakú táblázatban jelenik meg. A könyvelő jellemzően a “T” felső részébe helyezi a számla címét, és a bal oldalon terhelő tételeket, a jobb oldalon pedig jóváíró tételeket rögzít. A főkönyv néha további oszlopokat jelenít meg az olyan részletekhez, mint a tranzakció leírása, dátuma és sorszáma.
Különleges megfontolások
A legtöbb szervezet ma már könyvelési szoftvert használ a tranzakciók főkönyvekbe és naplókba történő rögzítéséhez, ami drámaian egyszerűsítette ezeket az alapvető nyilvántartási tevékenységeket. Valójában a legtöbb számviteli szoftver ma már egy központi adattárat tart fenn, ahol a vállalatok egyszerre naplózhatják a főkönyvi és a naplóbejegyzéseket. Ezek a technológiai fejlesztések megkönnyítik és kevésbé fárasztóvá teszik a tranzakciók rögzítését, és nem kell minden egyes számlakönyvet külön-külön vezetni. Az a személy, aki a vállalata könyvelési vagy könyvelési szoftverének bármely moduljában adatokat rögzít, talán nem is tud ezekről az adattárakról. Sok ilyen szoftveralkalmazásban az adatbevitelt végző személynek csak egy legördülő menüre kell kattintania ahhoz, hogy egy tranzakciót beírjon egy főkönyvbe vagy naplóba.