A legfontosabb különbség a szabályzat és az eljárások között

A szabályzat és az eljárások a vállalat alapjait képezik. Még ha nincsenek is leírva, a politikák és eljárások meghatározzák szervezetét, és biztosítják a dolgok zökkenőmentes működését. A legjobb eredmények elérése érdekében azonban mind a szabályzatokat, mind az eljárásokat le kell írni és kodifikálni kell, hogy elkerüljék a félreértéseket vagy a nem hatékony működést. Rengeteg “szabályzat és eljárás” szoftver létezik, amelyek segítenek Önnek és vállalatának abban, hogy ezeket a szabályokat és folyamatokat rögzítse és megossza az alkalmazottakkal; a gyakorlatban mi a különbség a szabályzat és az eljárások között, és hogyan segít egy szabályzat és eljárás szoftver ezek kezelésében?

A szabályzat meghatározása

A szabályzat a szervezet nagy, átfogó alapelvei. Meghatározzák az irányt, irányítják és befolyásolják a döntéshozatalt. A házirendek irányítják a napi tevékenységeket és stratégiákat, de lehetővé teszik a rugalmasságot – a házirendek nagy kulcsszava az “irányítás”. Meghatározzák a vezetési filozófiák, célok és célkitűzések keretét. A politikát vezérelheti az üzleti filozófia, a verseny, a piaci nyomás, a törvény vagy a szabályozás, és sok esetben ezek mindegyike.

A vállalati politikák általában olyan témákat tartalmaznak, mint a közösségi média használata, a betegszabadság és a fizetett szabadság, az elfogadható munkahelyi viselkedés és a magatartási kódexek, az alkalmazottak felvétele és felmondása, a munkahelyi diszkrimináció, valamint a megfelelő tanúsítványok és engedélyek, a rengeteg más téma mellett, amelyek közül néhány az Ön vállalkozására jellemző.

Az eljárások meghatározása

Az eljárások szűk fókuszúak; lépésről lépésre leírják, hogy milyen lépéseket kell tenni bizonyos esetekben. Az eljárásoknak van eleje és vége, és a kívánt eredmény elérése érdekében szigorúan követni kell őket. Egy eljárás ciklikus jellege és egységessége létfontosságú az új alkalmazottak képzése, a megfelelőség, a folyamatfejlesztés és az auditálás szempontjából.

Az eljárási témák közé tartoznak például a vészhelyzeti eljárások, az anyagrendelés, a berendezések üzemeltetése vagy a készletek és áruk leltározásának módja.

Politika vs. eljárások: Néhány alapvető különbség

Az irányelvek és eljárások létrehozásakor, frissítésekor és végrehajtásakor van néhány alapvető különbség.
Politikák:

• Ritkán változnak
• Meghatározzák, hogy ki, mit, mikor vagy miért
• Tágak és általánosak

Egy eljárások:

• Folyamatosan változnak és javulnak
• Mondják, hogy mit, hogyan, mikor vagy ki
• A tevékenységek részletes leírását nyújtják

Az irányelvek és eljárások létrehozásakor fontos megérteni, hogy mindegyik mire vonatkozik és mi a célja. Az értekezletekre vonatkozó vállalati szabályzatának nem szabad tartalmaznia egy konkrét, követendő forgatókönyvet, ahogyan a leltározásra vonatkozó eljárásának sem szabad csak annyit tartalmaznia, hogy “számolja meg a tárgyakat”. Az is fontos, hogy megértse, milyen gyakran kell frissíteni az egyes eljárásokat, mivel a szabályzat- és eljárási szoftverének egyszerre kell tudnia kezelni a folyamatosan frissített eljárásokat, amelyeket a szervezete kiad, és az örökzöld szabályzatokat.

Egy állami iskolában például lehet olyan szabályzat, hogy havonta egyszer tűzvédelmi gyakorlatot kell tartani; ez egy általános kijelentés, és valószínűleg nem fog változni. A tűzgyakorlat eljárásrendje kimondja, hogy tűzgyakorlat esetén az egyes osztálytermeknek hová kell menniük, konkrét útvonalakat jelölve meg, és alternatívákat kínálva; a gyakorlatok lefolytatásával az eljárásrend valószínűleg változni és javulni fog.

A szabályzat és az eljárások munkába állítása

Ne gondolkodjon a szabályzat kontra eljárások gondolkodásmódban. A gyarapodáshoz egy vállalatnak mindkettőre szüksége van, nem csak az egyikre vagy a másikra. Az irányelvek az átfogó képet vizsgálják, míg az eljárások az egyes folyamatokat részletezik. Mindkettőnek megvan a helye a szervezet mindennapi működésében és az alkalmazottak sikerében.

Miatt, hogy ezek a fogalmak olyan fontosak, létfontosságú, hogy alkalmazottai ismerjék mind a vállalat irányelveit, mind az eljárásokat, és hogy mikor kell alkalmazni őket. Az olyan irányelv- és eljárási szoftverek, mint a TotalCompliance, segítenek ebben. Ha fájljai egy felhőalapú rendszerben vannak, az azt jelenti, hogy alkalmazottai mindig hozzáférhetnek a szükséges információkhoz, amikor csak szükségük van rájuk.

A szabályzat- és eljáráskészítés során a TotalCompliance olyan munkafolyamat-funkciót kínál, amely lehetővé teszi, hogy a dokumentumokat szigorú felülvizsgálaton küldje át, ahol az összes felülvizsgáló betekintést nyújt, és lehetővé teszi, hogy a módosítások elfogadása után könnyen elküldhesse az új verziót. Miután egy szabályzatot vagy eljárást jóváhagytak, a TotalCompliance segít Önnek abban, hogy azt a megfelelő célközönséggel közölje – elvégre nem minden irodának vagy csoportnak kell ismernie a leltározásra vonatkozó helyes eljárást, és az alkalmazottai számára időt takarít meg, ha nem kell olyan dokumentumokat átbogarásznia, amelyek nem vonatkoznak rájuk.

A folyamatosan frissülő és javuló eljárásoknak előnyére válik a verziószabályozás – az alkalmazottai mindig a legfrissebb eljárási dokumentumot fogják megnyitni. Biztos lehet benne, hogy alkalmazottai nem elavult irányelveket követnek.

A TotalCompliance egyik legfontosabb funkciója, hogy tesztelheti alkalmazottai megértését. Képes teszteket létrehozni, amelyeket az alkalmazottak a dokumentum átolvasása után kitölthetnek, hogy megbizonyosodjanak arról, hogy megfelelően feldolgozták az információkat. Ez nagyon hasznos a szervezeten belüli kommunikáció és a hatékonyság elősegítésében, miközben biztosítja a megfelelőséget.

Another feature that helps promote compliance is tracking – TotalCompliance will let you know who has read the policy or procedure, tested and passed, and more importantly, who hasn’t completed those tasks. At that point, you can take advantage of TotalCompliance’s automated reminder feature, which increases in frequency the longer the task is unfinished, or escalates up the employees management tree.

These are just some of the benefits a policy and procedure software like TotalCompliance can offer you – request a demo today!