Mi a tárgyalás?

A tárgyalás olyan módszer, amellyel az emberek rendezik a nézeteltéréseket. Olyan folyamat, amelynek során kompromisszumot vagy megállapodást érnek el a viták és a viták elkerülése mellett.

Az egyének minden nézeteltérés esetén érthető módon arra törekszenek, hogy a saját álláspontjuk (vagy esetleg az általuk képviselt szervezet) szempontjából a lehető legjobb eredményt érjék el. A méltányosság, a kölcsönös előnyökre való törekvés és a kapcsolat fenntartása azonban a sikeres kimenetel kulcsa.

A tárgyalás sajátos formáit számos helyzetben alkalmazzák: nemzetközi ügyek, a jogrendszer, a kormányzat, az ipari viták vagy a családi kapcsolatok, mint példák. Az általános tárgyalási készségek azonban a tevékenységek széles körében elsajátíthatók és alkalmazhatók. A tárgyalási készségek nagy hasznára lehetnek az Ön és mások között felmerülő nézeteltérések megoldásában.

A tárgyalás szakaszai

A kívánatos eredmény elérése érdekében hasznos lehet a tárgyalás strukturált megközelítését követni. Például egy munkahelyi helyzetben szükség lehet egy olyan megbeszélés megszervezésére, amelyen az összes érintett fél összejöhet.

A tárgyalás folyamata a következő szakaszokat foglalja magában:

1. Előkészítés
2. Megbeszélés
3. A célok tisztázása
5. Tárgyalni a Win-Win eredmény érdekében
6. Egyezség
8. Eljárás megvalósítása

Előkészítés

Mielőtt bármilyen tárgyalásra sor kerülne, döntést kell hozni arról, hogy mikor és hol kerüljön sor egy találkozóra a probléma megvitatására, és ki fog részt venni rajta. Egy korlátozott időkeret meghatározása szintén hasznos lehet a nézeteltérés elhúzódásának megelőzése érdekében.

Ez a szakasz magában foglalja annak biztosítását, hogy a saját álláspontjának tisztázása érdekében a helyzet minden lényeges tényét megismerje. A fenti munkahelyi példában ez magában foglalja a szervezet “szabályainak” ismeretét, azt, hogy kinek nyújtanak segítséget, mikor nem érzik megfelelőnek a segítséget, és az elutasítás indokait. Lehet, hogy a szervezetének vannak olyan irányelvei, amelyekre hivatkozhat a tárgyalásra való felkészülés során.

A felkészülés elvégzése a nézeteltérés megvitatása előtt segít elkerülni a további konfliktusokat és a felesleges időveszteséget a megbeszélés során.

A vita

Ebben a szakaszban mindkét fél egyedei vagy tagjai előadják az ügyet, ahogyan ők látják, azaz ahogyan ők értelmezik a helyzetet.

A kulcskészségek közé tartozik ebben a szakaszban a kérdezés, a meghallgatás és a tisztázás.

Néha hasznos, ha a vita szakaszában jegyzeteket készítünk, hogy rögzítsük az összes felvetett pontot, ha további pontosításra van szükség. Rendkívül fontos a meghallgatás, mivel nézeteltérés esetén könnyen elkövethetjük azt a hibát, hogy túl sokat mondunk, és túl keveset hallgatunk. Mindkét félnek egyenlő esélyt kell kapnia arra, hogy előadhassa az ügyét.

Célok tisztázása

A megbeszélés alapján tisztázni kell a nézeteltérés mindkét oldalának céljait, érdekeit és álláspontját.

Segít, ha ezeket a tényezőket fontossági sorrendben felsoroljuk. E tisztázás révén gyakran sikerül azonosítani vagy létrehozni néhány közös pontot. A tisztázás a tárgyalási folyamat lényeges része, enélkül valószínűleg félreértések keletkeznek, amelyek problémákat okozhatnak és akadályozhatják a kedvező eredmény elérését.

Tárgyalni a win-win eredmény felé

Ez a szakasz az úgynevezett “win-win” eredményre összpontosít, ahol mindkét fél úgy érzi, hogy a tárgyalási folyamat során valami pozitívumot nyert, és mindkét fél úgy érzi, hogy figyelembe vették az álláspontját.

A win-win eredmény általában a legjobb eredmény. Bár ez nem mindig lehetséges, a tárgyaláson keresztül ez kell, hogy legyen a végső cél.

Az alternatív stratégiákra és kompromisszumokra vonatkozó javaslatokat ezen a ponton kell megfontolni. A kompromisszumok gyakran pozitív alternatívák, amelyekkel gyakran minden érintett számára nagyobb előnyöket lehet elérni, mint az eredeti álláspontokhoz való ragaszkodással.

Egyetértés

Egyetértés akkor érhető el, ha mindkét fél álláspontjának és érdekeinek megértése megtörtént.

Az elfogadható megoldás elérése érdekében elengedhetetlen, hogy minden érintett nyitott maradjon. Minden megállapodást tökéletesen világossá kell tenni, hogy mindkét fél tudja, miről született döntés.

6. Intézkedés végrehajtása

A megállapodásból kiindulva végre kell hajtani egy intézkedést a döntés végrehajtása érdekében.

Lásd oldalainkat: Stratégiai gondolkodás és Cselekvéstervezés további információkért.

A megállapodás meghiúsulása

Ha a tárgyalási folyamat megszakad, és nem sikerül megállapodásra jutni, akkor egy újabb megbeszélés újratervezésére van szükség. Ezzel elkerülhető, hogy minden fél heves vitába vagy vitába bonyolódjon, ami nemcsak időt pazarol, hanem a jövőbeli kapcsolatoknak is árthat.

A következő találkozón meg kell ismételni a tárgyalás szakaszait. Figyelembe kell venni minden új ötletet vagy érdekeltséget, és újból meg kell vizsgálni a helyzetet. Ebben a szakaszban hasznos lehet más alternatív megoldásokat is megvizsgálni és/vagy egy másik személyt bevonni a közvetítésbe.

Bővebb információért lásd a közvetítési készségekről szóló oldalunkat.

Informális tárgyalás

Vannak esetek, amikor informálisabb tárgyalásra van szükség. Ilyenkor, amikor véleménykülönbség merül fel, előfordulhat, hogy nem lehetséges vagy nem helyénvaló a fent ismertetett szakaszokat formális módon végigjárni.

Mindamellett a hivatalos tárgyalás szakaszainak legfontosabb pontjaira való emlékezés nagyon hasznos lehet a különböző informális helyzetekben.

Minden tárgyalás során a következő három elem fontos, és valószínűleg befolyásolja a tárgyalás végeredményét:

1. Az attitűdök
2. Tudás
3. Kapcsolati készségek

Az attitűdök

Minden tárgyalást erősen befolyásolnak az alapvető attitűdök magával a folyamattal kapcsolatban, például az adott ügyben érintett kérdésekkel és személyiségekkel kapcsolatos attitűdök vagy az elismerés iránti személyes igényhez kapcsolódó attitűdök.

Tudás

Mennél több ismerettel rendelkezik a szóban forgó kérdésekről, annál nagyobb a részvétele a tárgyalási folyamatban. Más szóval, a jó felkészülés elengedhetetlen.

El kell végeznie a házi feladatát, és annyi információt kell összegyűjtenie a kérdésekről, amennyit csak tud.

Meg kell értenie továbbá a kérdések tárgyalási módját, mivel a különböző helyzetekben eltérő módszereket igényel a tárgyalás.