“Net 15” vagy “Net 30”? – Don’t Get Your Hopes Up

by Elaine R. Firestone, ELS

A jó (és jövedelmező) szabadúszó szakemberhez hozzátartozik az üzleti oldal megértése – mind a saját, mind az ügyfelek számára. Annak ellenére, hogy több mint 30 éve szerkesztő vagyok, én is üzletember vagyok, aki érti a könyvelési osztályok szeszélyeit (könyvelők és könyvelők hosszú sorából származom).

Sajnos, ami a legtöbb szabadúszónak hiányzik, az az alapvető ismeretek a könyvelési és számviteli rendszerekről a vállalati Amerikában. Nem arról beszélek, hogy az ügyfelei milyen szoftvert használnak a könyveléshez. Arról beszélek, hogy mi történik a másik oldalon, azaz mi történik a számlával, miután Ön benyújtotta, és hogyan kerül feldolgozásra, aminek az a vége, hogy Önt kifizetik. A szerződésekbe bele kell foglalni a fizetési feltételeket és a fizetési ütemezést, és az ügyfélnek bele kell egyeznie az Ön feltételeibe. A szerződési feltételekről később lesz még szó.

Először beszéljünk a vállalati könyvelési osztályokról. A legtöbb cégnek van egy számviteli ciklusa, amely részben az adott üzleti gyakorlatukból, részben pedig abból áll, hogy mikor esedékesek bizonyos bejelentések a helyi, állami és szövetségi jelentések és adók tekintetében. A nagy cégeknél külön számlafizetési és számlakövetelési osztályok működnek, míg a kisebb cégeknél ezek a számviteli funkciók gyakran ugyanabban az osztályban vannak, vagy akár ugyanaz a személy végzi az összes könyvelési munkát. A csekkeket minden hónapban egy adott időpontban “vágják” (állítják ki); a főkönyvekbe adott időpontban lehet bejegyzést tenni; bizonyos napokon különböző jelentéseket futtatnak; bizonyos napokon különböző adókat fizetnek; és még egy csomó más dolog történik eközben.

Ez mind szép és jó, és szép információ, de hogyan érinti mindez Önt és a vállalkozását? Példaként mondjuk, hogy egy ügyféllel kötött szerződésében “nettó 15” szerepel. Június 4-én befejezel egy projektet, és június 5-én elküldöd a számlát. A velük kötött szerződésedben szereplő nettó 15-ös feltételek szerint június 20-án várhatóan kézhez kapod a csekket, mivel június 20-a 15 nappal június 5-e után van, vagyis a szerződésedben szereplő “nettó 15” után. De… a csekket csak július 20-án kapja meg. Ön frusztrált, bosszús, kiakadt, stb., mert az Ön fejében egy hónap késedelem van. A vállalat számára azonban ez elfogadható. Miért? Mi hiányzik önnek? Két fontos információ hiányzik: a) a számla felülvizsgálati folyamatára vonatkozó ismeretek – és minden cégnek van felülvizsgálati folyamata, még akkor is, ha ez nem más, mint hogy a szolgáltatást megrendelő személy “OK”-t ír a számlára, és b) az, hogy a cég mikor vágja ki a csekket.

Először beszéljünk a felülvizsgálati folyamatról. Néha a felülvizsgálati folyamat célja, hogy lássuk, az Ön munkája megfelel-e az ügyfél elvárásainak. Előfordul, hogy az Ön közvetlen kapcsolattartóján kívül más is beleveszi a véleményét a felülvizsgálati folyamatba; és néha a felülvizsgálati folyamat célja, hogy megbizonyosodjon arról, hogy minden megvan és teljes.

Néha az, hogy a munkája átmegy egy felülvizsgálati folyamaton, mielőtt kifizetik, jelentősen lelassítja a kifizetés ütemezését. Erre két példa:

1. Amikor az ügyfél azt hiszi, hogy tudja, mi a jó angol, holott nem tudja (vagy a hozzá kapcsolódó probléma, amikor az ügyfél ragaszkodik ahhoz, hogy egy stíluselem nyelvtani “szabály” legyen); és
2. Amikor az ügyfél (vagy valaki, aki a jóváhagyási ciklusban magasabb szinten áll) úgy dönt, hogy valamit hozzá kell adni vagy el kell hagyni a szövegben, és nem hajlandó jóváhagyni a számláját, amíg minden nem olyan, amilyennek szerinte lennie kell – függetlenül attól, hogy az Ön eredeti munkaköri leírásában és/vagy a céggel kötött szerződésében mi szerepel.

A megrendelőnek azonban joga van megnézni, hogy az Ön munkája rendben van-e. A felülvizsgálat önmagában egy-két hétig is eltarthat, attól függően, hogy mekkora a projekt, és hogy az Ön kapcsolattartójának milyen egyéb teendői vannak még.

Amint az ügyfél azt mondja, hogy a munka rendben van, és jóváhagyja a számlát, az Ön számlája feljebb kerül a láncban további OK-kért, akárhány jóváhagyási szinten is kell végigmennie, mielőtt a számlakifizetési számlákhoz (AP) kerül. Tegyük fel (a fenti példát használva), hogy a számla végül június 18-án kerül az AP-hez, de az AP csak minden hónap 10-én vágja ki a csekket. Mivel az AP már kivágta a júniusi csekkeket, július 10-ig nem fog több csekket kivágni. A csekket július 10-én vágják ki, majd a csekk vagy eljut egy fiatalabb személyhez, aki borítékba teszi, lepecsételi és postázza. Azonban a távolság miatt, ami az Ön és a vállalat között van, és a postai kézbesítési szolgáltatás miatt, ami van, Ön nem kapja meg július 20-ig. Látod?

A legtöbb cég nem fog mindent félbehagyni, hogy csak neked vágjon ki egy csekket, ha ez kívül esik a szokásos ciklusukon, még akkor sem, ha a kifizetés elektronikus úton, közvetlenül a bankodba történik.

A fizetési problémák egy része szerződéses jellegű lehet, különösen, ha a szerződésedben nem határoztad meg a fizetési feltételeket. Ha csak “Net 15” feliratot írtál a számládra, előfordulhat, hogy az ügyfél nem képes betartani a 15 napos fizetési ütemtervet. Ezt szem előtt kell tartani, amikor a díjról tárgyal. Tulajdonképpen a szerződéstárgyalások során van itt az ideje, hogy megismerje az ügyfél fizetési eljárásait, és a díjában számoljon be minden olyan fizetési késedelemmel, amely valószínűleg előfordulhat.

Más problémák az ügyfél belső logisztikájából adódhatnak. Például az Ön kapcsolattartója azonnal jóváhagyja a számláját, de a soron következő személy, aki jóváhagyja azt, egy hétig szabadságon van, és nem jelölt ki valakit, aki a távolléte alatt jóváhagyja a kifizetést. (Sajnos túl sokszor láttam már ilyet, hogy megszámoljam, bár szerencsére nem a szabadúszó karrierem során.)

Az ügyfél nem időben történő fizetésének két elsődleges módja a következő:

1. Ne dolgozz nekik – ami kár lenne, ha értékeled őket, és ők is értékelnek téged; és
2. Nézd elviselhetően, és dolgozz bele a személyes költségvetésedbe és, ahogy már említettem, a díjadba az ügyfél által a fizetésre fordított időt.

Ha nem tudtad meg előre, és nem írtad bele a szerződésedbe, kérdezd meg, mi az AP ütemterv, hogy időben be tudd nyújtani a munkádat és a számlákat, hogy a lehető legkorábbi időpontban ki tudd fizetni. Ennek ellenére mindig törekedj arra, hogy legyen egy pénzügyi tartalékod, amiből szükség esetén meríthetsz, mint például itt a késedelmes fizetők esetében, vagy ha elveszítesz egy ügyfelet (vagy az egészségedet). Soha nem szabad, hogy csak egy vagy két ügyféltől függjön a megélhetése nagy része.

Elaine R. Firestone, ELS, díjnyertes – és okleveles – tudományos és műszaki szerkesztő és fogalmazó, aki a fizikai és mezőgazdasági tudományokra szakosodott. A NASA-nál eltöltött több mint 25 éves szerkesztői karrier után Elaine megalapította az ERF Editorial Consultingot, amelynek mottója: “ERF” nem csak a kezdőbetűim – ez az, amit kapsz: Szerkesztés. Eredmények. Végtermék.©