9 Great Apps For Event Planners And Wedding Planners

Mniej więcej na początku 2010 roku wkroczyłem na nową ścieżkę kariery – postanowiłem zostać planistą wydarzeń. Od momentu rozpoczęcia pracy zarządzałam wydarzeniami w Singapurze, Paryżu, Dubaju i Cancun, organizując wszystko, od kameralnych bankietów po ceremonie otwarcia na dużą skalę. Każde wydarzenie było wyjątkowe i uwielbiałam każdą jego chwilę.

Mimo, że było to zaledwie pięć lat temu, kiedy zaczynałam moje nowe przedsięwzięcie, dobre narzędzia do planowania wydarzeń były trudne do zdobycia. Nie było wielu rozwiązań programowych czy aplikacji mobilnych przeznaczonych dla event plannerów, więc musiałam zadowolić się arkuszami kalkulacyjnymi Excel, prezentacjami Powerpoint i mnóstwem dokumentów Word.

Ale wiele się zmieniło w bardzo krótkim czasie.

Dzisiaj event plannerzy mają do dyspozycji całkiem fajne narzędzia, które upraszczają ich skomplikowaną pracę. Chciałabym podzielić się kilkoma najlepszymi z nich, które uczyniłam częścią mojego zestawu narzędzi do planowania wydarzeń.

Znajdywanie kreatywnej inspiracji

Jedną z najbardziej przydatnych aplikacji do znajdowania kreatywnej inspiracji jest Pinterest, popularna sieć społecznościowa do zbierania i dzielenia się obrazami. Możesz przeglądać tysiące zdjęć i obrazów, aby znaleźć kreatywną inspirację dla swojego następnego wydarzenia. Ta ogromna biblioteka obrazów jest szczególnie pomocna przy wymyślaniu pomysłów na wystrój imprezy, projektowanie i motywy przewodnie.

Dostępne na: Web, iOS, and Android

Cena: darmowa

Pro tip: Załóż konto na Pinterest i ustaw osobną „tablicę” z każdym klientem. W ten sposób możesz dzielić się pomysłami bez konieczności wysyłania e-maili tam i z powrotem.

Utrzymywanie notatek i materiałów do planowania zorganizowane

Jeśli chodzi o bycie zorganizowanym, nie ma lepszego przyjaciela niż Evernote. Ta aplikacja pozwala Ci przechowywać wszystkie „rzeczy” w jednym wygodnym miejscu, czy to obrazy, tekst, jakikolwiek rodzaj notatek – nawet całe strony internetowe. Możesz również kategoryzować wszystko według potrzeb, dodając znaczniki.

Dostępne na: Web, Mac, Windows, Android, iOS i Windows Phone

Cena: darmowa, premium za $5/miesiąc, biznes za $10/miesiąc (na użytkownika)

Pro tip: Zainstaluj rozszerzenie przeglądarki Evernote Web Clipper i szybko zapisuj najciekawsze treści, które znajdziesz online, na swoim koncie Evernote.

Power user hack: Użyj IFTTT, aby automatycznie zaimportować obrazy, które zapisujesz na swojej tablicy Pinterest, zapewniając, że masz wszystko w jednym miejscu.

Komunikacja z członkami zespołu

Musisz zarządzać dużym zespołem, a także różnymi zewnętrznymi sprzedawcami w tym samym czasie może być trudne. Ale Slack sprawia, że komunikacja jest bardziej efektywna, zastępując długie e-maile krótkimi tekstami przypominającymi „czat”. Slack pozwala również na tworzenie oddzielnych grup i dodawanie tagów do wiadomości, aby łatwiej znaleźć informacje.

Dostępne na: Web, iOS, Android, Mac, Windows (Windows Phone wkrótce)

Cena: za darmo (do 10 000 wiadomości), następnie plany zaczynają się od $7/miesiąc (za użytkownika)

Pro tip: Twórz różne grupy dla różnych segmentów swojego zespołu, aby utrzymać swoją back-and-forth komunikacji ukierunkowane i skuteczne.

Więcej AllBusiness:

99 Inspirujących Cytatów dla Przedsiębiorców

A 12-Step Guide to Building Your Very First Mobile App

10 Invaluable Tools for Running a Small Business

The Top 25 Home-Based Business Ideas

Zbieranie Zdjęć z Wydarzeń

Czy kiedykolwiek chciałeś śledzić całą produkcję wydarzenia, w tym wszystkie zdjęcia od dostawców i różnych członków zespołu? Capsule jest świetnym rozwiązaniem. Poproś wszystkie strony o pobranie aplikacji Capsule, a następnie wszystkie zrobione przez nie zdjęcia zostaną zaimportowane do Twojej wspólnej „kapsuły” online. Koniec z gonieniem wszystkich po ich zdjęcia!

Dostępne na: Web, Android, and iOS

Cena: darmowa

Pro tip: Poleć tę aplikację swoim klientom – pokochają cię za to! Istnieje również rynek, gdzie użytkownicy mogą zamawiać odbitki swoich zdjęć.

Scheduling Meetings

Ale prawdopodobnie pracujesz z każdym sprzedawcą jeden na jeden, czasami każdy w projekcie musi uczestniczyć w spotkaniu grupowym. Skoordynowanie daty i godziny, która odpowiada wszystkim, nie jest łatwym zadaniem, ale Doodle pozwala zaproponować różne opcje i uzyskać podobne do ankiety odpowiedzi od każdego uczestnika.

Dostępne na: Web, iOS

Cena: darmowa, premium za $39/rok (dostępna jest również wersja biznesowa, która zaczyna się od $69/rok

Zarządzanie każdym aspektem Twojego wydarzenia

Mając informacje o wydarzeniu rozproszone w różnych aplikacjach, e-mailach i plikach komputerowych, może znacznie pogorszyć sukces następnego wydarzenia. Posiadanie centralnej przestrzeni roboczej ułatwia utrzymanie się na szczycie rzeczy. Planning Pod jest specjalnie zaprojektowany dla planistów wydarzeń, i oferuje ponad dwa tuziny narzędzi do zarządzania wydarzeniami. Aby uzyskać dobry przegląd wszystkiego, co Planning Pod może zrobić, obejrzyj ten film.

Dostępne na: Web

Cena: darmowa wersja próbna (30 dni), następnie plany zaczynające się od $19.99/miesiąc

Pro tip: Możesz udostępnić Planning Pod swojemu zespołowi (i klientom, jeśli chcesz), aby przydzielać zadania, ustalać terminy i zarządzać całą współpracą zespołu.

Keeping Clients in the Loop

Planning Pod oferuje funkcję, która pozwala Ci informować klientów o każdym aspekcie procesu planowania wydarzenia, ale czasami chcesz narzędzia, które pozwala Ci dzielić się z nimi tylko najważniejszymi częściami. Blossom to narzędzie do zarządzania projektami, które pozwala na etapowe śledzenie postępów w organizacji wydarzenia. Został on zaprojektowany głównie z myślą o firmach technologicznych, aby śledzić rozwój produktów, ale doskonale sprawdza się również w zarządzaniu wydarzeniami.

Blossom pozwala na tworzenie „kart” dla każdego zadania, które mogą być przenoszone z etapu na etap, gdy każda część jest ukończona. Możesz również dodać krok „zatwierdzenia przez klienta” na końcu, który pozwoli Twojemu klientowi na ostateczne sprawdzenie każdego elementu.

Dostępne na: Web

Cena: darmowy trial (14 dni), następnie plany zaczynające się od $19/miesiąc

Pro tip: Blossom integruje się ze Slackiem, co ułatwia śledzenie z członkiem zespołu na temat elementów wymienionych w Blossom.

Zarządzanie zaproszeniami, rejestracją i sprzedażą biletów

Jeśli planujesz wydarzenie, które wymaga rejestracji lub sprzedaży biletów, Bizzabo pozwoli Ci stworzyć wydarzenie, dodać rodzaje biletów, zbudować stronę internetową wydarzenia i rozesłać zaproszenia – wszystko w jednej aplikacji. Bizzabo pomaga również śledzić, co ludzie mówią o Twoim wydarzeniu w mediach społecznościowych. W dniu wydarzenia aplikacja umożliwia wysyłanie powiadomień push do uczestników o ewentualnych opóźnieniach lub zmianach w programie. Aby dowiedzieć się, jak działa Bizzabo, obejrzyj ten film.

Dostępne na: Web, iOS, and Android

Cena: plany od darmowych do płatnych planów niestandardowych

Pro tip: Bizzabo oferuje specjalny dodatek dla uczestników wydarzeń: mogą oni używać aplikacji do nawiązywania kontaktów i przesyłania sobie wiadomości, aby ustawić spotkania, itp.

Jak widać, istnieje wiele niesamowitych aplikacji i narzędzi internetowych, które mogą pomóc Ci sprawić, że Twoje następne wydarzenie będzie niezapomniane. Czy używasz jakichś innych, które pominęliśmy? Podziel się z nami w komentarzach poniżej.

Przeczytaj wszystkie artykuły Melanie Haselmayr na AllBusiness.com.

Powiązane artykuły na AllBusiness:

28 błędów popełnianych przez przedsiębiorców przy rozmowach z inwestorami

25 często zadawanych pytań na temat zakładania firmy

9 kluczowych sposobów na przygotowanie się do transakcji M&A

65 pytań zadawanych startupom przez inwestorów venture capital

W celu uzyskania lokalnych informacji biznesowych o 15 milionach firm, odwiedź InBusiness.com.