All You Need to Know About Employee Expense Reimbursement
Wydaje się to dość proste – pracownik płaci za wydatki służbowe z własnej kieszeni, a pracodawca zwraca koszty pracownikowi. Wiąże się to jednak z pewnymi komplikacjami, takimi jak kwestie zgodności z przepisami oraz sposób zgłaszania zwrotu kosztów do opodatkowania.
Pomimo, że zwrot kosztów jest wymagany tylko wtedy, gdy jest to zapisane w umowie o pracę lub gdy wydatki służbowe sprowadzają wynagrodzenie pracownika poniżej płacy minimalnej, większość firm zwraca wydatki związane z pracą poniesione przez pracowników jako dodatek do wynagrodzenia. Należy jednak pamiętać, że niektóre stany mają swoje własne prawa dotyczące zwrotu kosztów. Illinois, na przykład, wymaga od pracodawców, aby zwracali pracownikom wszystkie „niezbędne wydatki … poniesione przez pracownika w ramach jego zakresu zatrudnienia i bezpośrednio związane z usługami świadczonymi przez pracodawcę.”
To, czy płacisz podatki od zwrotu wydatków zależy od tego, czy korzystasz z planu accountable czy nonaccountable. Współpracuj z Profesjonalną Organizacją Pracodawców, taką jak Resourcing Edge, aby zapewnić zgodność z obowiązującym prawem i opracować plan rozliczania wydatków, który pomoże zmaksymalizować korzyści podatkowe.
Co to jest zwrot kosztów pracowniczych?
Gdy pracownik wydaje własne pieniądze na „zwykłe i niezbędne” wydatki służbowe, system zwrotu kosztów lub zasiłku jest systemem stosowanym w celu spłacenia tych wydatków. Pracodawcy płacą wszystkie zaliczki, zwroty i opłaty za wydatki służbowe pracowników. Zwrot kosztów jest najczęściej spotykany, gdy pracownicy podróżują w celach służbowych. Będą musieli otrzymać zwrot za posiłki, gaz, zakwaterowanie, zabawianie klientów i inne.
Ważne jest, aby wiedzieć, które wydatki służbowe są ważne, a które nie, oraz aby oddzielić wydatki służbowe od wydatków osobistych, wydatków kapitałowych i wydatków na określenie kosztu sprzedanych towarów. Zobacz Publikację IRS 535, aby dowiedzieć się więcej o wydatkach biznesowych.
Powszechne wydatki biznesowe, które mogą podlegać zwrotowi obejmują:
- Gaz/mile do użytku służbowego
- Podróż i zakwaterowanie
- Posiłki i rozrywka
- Narzędzia i materiały eksploatacyjne
- Szkolenia i rozwój
- Kwoty i subskrypcje, licencje zawodowe
Czy zwroty wydatków podlegają opodatkowaniu?
Zwykle, kiedy płacisz pracownikowi, musisz odprowadzić podatek od wypłaty, ale co ze zwrotami kosztów? To zależy od tego, jakiego planu używasz: accountable czy nonaccountable. IRS ma różne wymagania dotyczące raportowania w zależności od tego, czy posiadasz plan rozliczany czy nie.
Jeśli nie przeglądałeś ostatnio swoich zasad zwrotu kosztów pracownikom, niektóre wydatki biznesowe mogą nie kwalifikować się już do planu rozliczanego. W wyniku ustawy Tax Cuts and Jobs Act z 2017 roku, nie możesz już zwracać pracownikom kosztów przeprowadzki. Według IRS, pracownicy muszą teraz uwzględniać zwroty kosztów przeprowadzki w wynagrodzeniach pracowników, z wyjątkiem niektórych członków sił zbrojnych.
Biznesy powinny ponownie przeanalizować swoje polityki dotyczące zwrotu kosztów i dodatków w świetle nowej ustawy Tax Cut and Jobs Act, obowiązującej w latach podatkowych od 2018 do 2025.
Plan rozliczeniowy
Aby zakwalifikować się do planu rozliczeniowego, umowa pracodawcy dotycząca zwrotu lub ulgi musi spełniać wszystkie trzy poniższe zasady:
- Związek z działalnością gospodarczą: Wszystkie zwykłe i niezbędne wydatki biznesowe muszą być zapłacone lub poniesione podczas wykonywania usług jako pracownik.
- Uzasadnienie wydatków: Musi istnieć księgowość z uzasadnieniem (data, miejsce, kwota, cel) dokonana w rozsądnym okresie czasu (60 dni).
- Zwrot nieudokumentowanych kwot: Wszelkie nadmierne zwroty lub dodatki muszą zostać zwrócone w rozsądnym terminie (120 dni).
Ponieważ kwoty z planu kont nie są uznawane za wynagrodzenie, nie podlegają one podatkom dochodowym, Social Security, Medicare i FUTA. Są one odliczane przez pracodawcę jako koszty działalności gospodarczej.
Jeśli którykolwiek z tych warunków nie jest spełniony, zwroty są traktowane jako wypłacane w ramach nieobliczalnego planu, które są uważane za płace, traktowane jako dodatkowe płace podlegające opodatkowaniu podatkiem dochodowym, ubezpieczeniem społecznym, Medicare i FUTA. Są one wykazywane na formularzu W-2 pracownika i odliczane przez pracodawcę jako wynagrodzenie dla pracownika.
Plan nieobliczalny
W ramach planu nieobliczalnego, wszelkie zwroty lub inne dodatki są traktowane jako dodatkowe wynagrodzenie i podlegają opodatkowaniu. Twoje płatności są traktowane jako nieobliczalne, jeśli:
- Pracownik nie udokumentuje wydatków w rozsądnym czasie.
- Pracownik nie zwróci nadwyżki zwrotów lub dodatków w rozsądnym czasie.
- Pracodawca wypłaca pracownikowi zaliczkę lub kwotę niezależnie od tego, czy spodziewa się, że pracownik będzie miał wydatki służbowe.
- Zwrot kosztów w innym przypadku zostałby wypłacony jako wynagrodzenie.
Zobacz Publikację IRS 15 po więcej szczegółów.
Zwrot kosztów dla niezależnych kontrahentów
Istnieją różne zasady zwrotu kosztów dla niezależnych kontrahentów, którzy otrzymują wynagrodzenie na formularzu 1099. Większość firm woli wliczać kwoty zwrotu do dochodu na formularzu 1099 niż zwracać wydatki. Kontrahent może wtedy odliczyć wydatki służbowe w swoim własnym zeznaniu podatkowym.
Tworzenie zasad zwrotu kosztów w podręczniku pracownika
Współpracuj z ekspertami HR w Resourcing Edge, aby pomóc Ci stworzyć zasady zwrotu kosztów i dodać je do podręcznika pracownika.
Polityka zwrotu kosztów powinna zawierać następujące elementy:
- Rozsądny okres czasu, w którym pracownicy mogą zgłaszać wydatki. Niektóre przepisy wymagają, aby pracownicy zgłaszali wydatki podlegające zwrotowi w ciągu 30 dni od ich poniesienia.
- Procedurę wnioskowania o zwrot kosztów.
- Procedurę zgłaszania wydatków związanych z pracą, w tym wymagania dotyczące uzasadnienia.
- Procedurę zwrotu nadpłaconych kwot lub dodatków.
- Rodzaje wydatków, które podlegają zwrotowi.
- Maksymalna dopuszczalna kwota dla niektórych wydatków.
- Preferowani dostawcy dla obniżonych wydatków.
Pracownicy powinni jasno i konsekwentnie rozumieć właściwą procedurę zwrotu wydatków służbowych. Jeśli pracownik nie udokumentuje odpowiednio wydatków i nie zastosuje się do procedury, zwrot kosztów może stać się dochodem podlegającym opodatkowaniu. Należy pamiętać, że jeśli jeden pracownik nie spełni wymogów planu rozliczeniowego, nie dyskwalifikuje to innych zwrotów, które spełniają te wymogi. IRS określa wysokość zwrotu kosztów w zależności od pracownika.
Więcej informacji na temat planów rozliczeniowych znajduje się w publikacji IRS Publication 463.
Dzięki jasno napisanemu dokumentowi planu rozliczeniowego, żaden ze zwrotów kosztów nie powinien być traktowany jako dochód podlegający opodatkowaniu. Of course, there should also be some sort of internaloversight to make sure all reimbursements are properly received, reported, andmaintained.
Tocreate a detailed reimbursement procedures guide, team up with Resourcing Edge. Rely on us for all your payroll, HR,benefits, and compliance needs.
- Author
- Recent Posts
- Politics in the Workplace – November 20, 2020
- Serve Those Who Have Served Us – Why You Should Hire a Veteran – November 10, 2020
- „Hey, did you hear..?” – November 6, 2020