Co zrobić, gdy pracodawca przepłaca

Jest dzień wypłaty! Patrzysz na swój odcinek wypłaty lub saldo bankowe i znajdujesz najlepszą niespodziankę w życiu – zostałeś przepłacony! To jak karta „Błąd bankowy na Twoją korzyść” w Monopoly. Zanim jednak zaczniesz planować, jak wydać ten nieoczekiwany przychód, powinieneś wziąć pod uwagę pewien trzeźwiący fakt. Zgodnie z prawem federalnym USA, większość pracodawców będzie miała prawo do odzyskania tych pieniędzy. Przepisy te dotyczą zarówno pracodawców w sektorze publicznym jak i prywatnym. Jednakże, zależą one od tego, czy firma jest w stanie udowodnić, że zostałeś przypadkowo przepłacony.

Poza kwestiami prawnymi, jest tu również kwestia moralna. Jeśli przypadkowo zapłacono Ci za dużo i nikt nie zauważył błędu, czy powinieneś to zgłosić? Jak w ogóle zabrać się za oddanie pieniędzy? Ten przewodnik wyjaśni ci wszystko co musisz wiedzieć o przypadkowych nadpłatach od pracodawcy.

Sytuacje, w których mogą wystąpić nadpłaty

Pracownicy działu płac czasami zapominają o przysłowiowej jedynce, co prowadzi do błędów arytmetycznych, które powodują, że twoja wypłata jest niespodziewanie zwiększona. Albo ktoś zrobi jakiś błąd w arkuszu kalkulacyjnym i komputer wypluje wyższą sumę niż powinien. Takie sytuacje są jednak stosunkowo rzadkie. Według prawników zajmujących się prawem pracy, większość nadpłat wynika z technicznych zawiłości zawartych w umowach o pracę. Oto typowy przykład.

• Nowy pracownik otrzymuje premię w wysokości $5,000, która jest uzależniona od pozostania w firmie przez co najmniej 12 miesięcy.
• Pracownik podpisuje kontrakt i premia jest wypłacana z góry.
• Dziewięć lub dziesięć miesięcy później, pracownik rezygnuje z pracy, lub zostaje zwolniony za słabe wyniki.
• Tak więc, umowne postanowienie premii wymagające pracownika do pracy dla firmy przez co najmniej 12 miesięcy nie został spełniony.

W takiej sytuacji, pracownik jest prawnie zobowiązany do zwrotu premii podpisania. Takie przypadki często kończą się w sądzie. Jednakże, jeśli zostałeś przepłacony, dobrze jest nie pozwolić, aby sprawy zaszły tak daleko. Możesz skończyć na haczyku dla znacznie więcej niż niezasłużonych zarobków, jeśli wyjdziesz na złej stronie decyzji sądu. Prawdopodobnie poniesiesz własne koszty prawne i potencjalnie będziesz musiał zapłacić wszystkie lub część opłat twojej byłej firmy, jeśli przegrasz.

How State Laws Affect Overpayments

Ważne jest, aby zauważyć, że dokładne ustawy o pracy i zatrudnieniu, które pokrywają tego typu sytuacje różnią się od stanu do stanu. Federalna ustawa Fair Labor Standards Act (1938) daje firmom prawo do zajęcia wynagrodzenia pracownika w celu odzyskania nadpłaty. Jednakże, statuty na poziomie stanowym mogą wpływać na to, jak te standardy są realizowane. W niektórych przypadkach, prawo stanowe działa na korzyść pracownika. W innych, zapewnia pracodawcy dodatkową ochronę.

Na przykład, w stanie Indiana, firmy mogą jednostronnie odzyskać nadpłatę poprzez potrącenie jej z twojej przyszłej pensji. Muszą cię tylko powiadomić o tym z dwutygodniowym wyprzedzeniem przed zajęciem twojego czeku z wypłatą. W stanie Waszyngton firmy mogą zrobić to samo, nawet bez uprzedzenia. Dotyczy to jednak tylko sytuacji, gdy nadpłata została wykryta w ciągu 90 dni od jej powstania.

Kalifornia, z drugiej strony, agresywnie chroni pracowników w takich sytuacjach. Jest to nielegalne dla firmy w Kalifornii do zajęcia wynagrodzenia w celu odzyskania nadpłaty. Jest to możliwe tylko wtedy, gdy podpiszesz prawnie wiążącą umowę, która wyraźnie określa warunki spłaty.

Aby chronić siebie, większość pracodawców porusza tę kwestię w umowach, które musisz podpisać na początku nowej pracy. Warunki mogą być zakopane w języku prawniczym lub drobnym druczkiem, ale wiele takich umów zawiera warunki, które chronią interesy pracodawcy, jednocześnie uwzględniając prawo stanowe i federalne.

Czy powinieneś zgłosić nadpłatę?

Większość ludzi jest uczciwa. Nie czułbyś się dobrze z tym, że ktoś wrzuca do kieszeni pieniądze, których tak naprawdę nie zarobił, prawda? Dla innych, strach przed byciem „odkrytym” – i potencjalnie ukaranym – jest wystarczającym powodem, aby się odezwać. Problemy te mogą być spotęgowane przez wiele czynników. Jeśli masz dobre relacje z pracodawcą, nie chcesz ich zepsuć. Jeśli pracujesz w małej firmie, która walczy o przetrwanie, nadpłata zaczyna być postrzegana bardziej jako kradzież. Być może jesteś nowy w tej pracy, lub planujesz zostać w firmie na dłużej. W takim przypadku, niezgłoszenie nadpłaty może szybko zepsuć twoje perspektywy zawodowe.

Z drugiej strony, możesz być kuszony, aby zatrzymać dodatkowe pieniądze. Jeśli pracowałeś dla pracodawcy na kontrakcie, który już wygasł, nie masz wiele do stracenia. Jeśli odszedłeś z pracy na innych warunkach, dobrych lub złych, istnieje tendencja do wzruszenia ramionami i powiedzenia „cóż, co oni mogą z tym zrobić?”

Często łatwiej jest zatrzymać dodatkowe pieniądze, kiedy nie musisz patrzeć komuś w oczy po tym, jak to zrobisz. Pamiętaj, że jeśli zdecydujesz się zatrzymać pieniądze (i masz nadzieję, że firma tego nie zauważy), narażasz swoją pracę i przyszłe relacje z pracodawcą na ryzyko. Jeśli już tam nie pracujesz, możesz również narazić się na kłopoty prawne. W większości przypadków, ten rzut kostką po prostu nie jest tego wart.

Jak zgłosić nadpłatę

Przedsiębiorstwa zazwyczaj mają zasady postępowania w tego typu sytuacjach. Niezależnie od tego, czy nadal pracujesz dla firmy, czy nie, Twoim pierwszym krokiem powinno być zgłoszenie nadpłaty. Oczywistymi adresatami są bezpośredni przełożony, członek zespołu płacowego lub księgowego, lub pracownik działu kadr.

Powinieneś podjąć następujące kroki.

• Zanotuj datę wypłaty i okres rozliczeniowy, którego dotyczyła.
• Potwierdź dokładną kwotę nadpłaty.
• Sprawdź, czy podatki lub inne potrącenia zostały odjęte od pełnej kwoty.

Pamiętaj również, że pensje nie są jedynymi formami rekompensaty, które mogą być nadpłacone. Pracodawcy czasami dają swoim pracownikom zbyt duże wynagrodzenie za urlop, zwracają im wydatki, których nie ponieśli, lub zwracają zbyt dużo za legalnie poniesione wydatki.

Współpracuj z pracodawcą, aby naprawić sytuację

Jeśli zgłosisz się dobrowolnie, są szanse, że twój pracodawca zrobi wszystko co w jego mocy, aby ułatwić proces zwrotu. Najlepiej jest po prostu wypracować sposób na zwrot nadpłaty w formie ryczałtu, jeśli jest to możliwe. Jednak nie we wszystkich przypadkach może to być możliwe. Na przykład, jeśli nikt nie zauważy pomyłki aż do kilku tygodni (lub miesięcy) później, możesz nie mieć pieniędzy łatwo dostępnych do zwrotu.

Ustalenie planu zwrotu pieniędzy zazwyczaj wiąże się z obcięciem twoich przyszłych zarobków do czasu uregulowania rozbieżności. Większość planów spłaty rozkłada nadpłaconą sumę na wiele okresów rozliczeniowych, dzięki czemu nie musisz dokonywać jednorazowej, ogromnej korekty finansowej. Chociaż nie należy się tego spodziewać, firma może po prostu powiedzieć, żebyś nie martwił się o spłatę tych pieniędzy. Jeśli kwota była niewielka i byłeś szczery, możesz zostać nagrodzony za swoją uczciwość.

Co jeśli twój pracodawca fałszywie twierdzi, że nadpłacił ci pieniądze?

W rzadkich przypadkach, twój pracodawca może twierdzić, że popełnił błąd i nadpłacił ci pieniądze, podczas gdy tak nie było. To może doprowadzić do przedłużającego się sporu, który może nie wyjść na twoją korzyść. To może zniszczyć twoją pozycję w firmie. Jeśli sprawa trafi do sądu, może być jeszcze gorzej. Firmy zazwyczaj mają do dyspozycji więcej środków prawnych niż indywidualni pracownicy.

Niemniej jednak, twoim pierwszym krokiem powinno być zażądanie szczegółów i dokumentacji. Poproś pracodawcę o pisemne oświadczenie podsumowujące datę i kwotę domniemanej nadpłaty. Porównaj to z własnymi danymi, aby upewnić się, że czegoś przypadkowo nie przeoczyłeś.

Jeśli zrobiłeś wszystko, co w twojej mocy, a twój pracodawca niesłusznie grozi ci potrąceniem z pensji lub podjęciem innych działań, skonsultuj się z prawnikiem specjalizującym się w prawie pracy. Bezpłatne i tanie usługi pomocy prawnej mogą być również dostępne dla Ciebie przez grupy społeczne i inne lokalne zasoby, jeśli ich potrzebujesz.