Czy rozumiesz swój współczynnik modyfikacji doświadczenia?

Współczynnik modyfikacji doświadczenia jest stosunkiem kosztów rzeczywistych roszczeń workers’ compensation firmy w porównaniu do spodziewanych kosztów dla firm o podobnej wielkości w tej samej branży. Liczba ta jest bardzo istotna dla pracodawców – niższa oznacza lepsza – ponieważ współczynnik modyfikacji doświadczenia określa składki workers’ compensation.

Ale jak pracodawca może poprawić swój współczynnik modyfikacji doświadczenia? Pozytywny wpływ może mieć wdrożenie solidnego programu bezpieczeństwa, ustanowienie skutecznego programu zarządzania roszczeniami, który obejmuje proaktywną współpracę z poszkodowanymi pracownikami przebywającymi poza miejscem pracy oraz opracowanie programu lekkich obciążeń i powrotu do pracy, dzięki któremu poszkodowani pracownicy wracają do pracy tak szybko, jak to możliwe.

Współczynnik modyfikacji doświadczenia ma wiele nazw. Jest on określany jako „Experience Rating”, „Experience Modification Rate”, „Emod” lub „E-Mod”, „EXP-Mod” lub „E-X-P-mod”, „EMR” lub „ModX”.”

Poza określeniem składki jaką pracodawca płaci za ubezpieczenie workers’ compensation, współczynnik modyfikacji doświadczenia może wpłynąć na zdolność pracodawcy do składania ofert, wygrania i utrzymania kontraktów z rządem federalnym i stanowym, a nawet projektów sektora prywatnego.

Istnieją różne formuły obliczania współczynnika modyfikacji doświadczenia, a niektóre z nich są bardzo skomplikowane. Agent ubezpieczeniowy może być w stanie podzielić się czynnikami, które biuro ratingowe w danym stanie bierze pod uwagę przy obliczaniu współczynników modyfikacji doświadczenia.

Obliczenia obejmują zazwyczaj 3 lata danych dotyczących roszczeń, zwykle z wyłączeniem ostatniego roku. Aby określić pulę porównywalnych firm, biuro ratingowe bierze pod uwagę takie czynniki jak: klasyfikacja zawodowa pracowników (np. pracownicy biurowi, produkcyjni, menedżerowie), liczba pracowników oraz wielkość listy płac.

Ocena współczynnika modyfikacji doświadczenia 0f 1.0 oznacza, że straty workers’ compensation danej organizacji są zgodne z tymi, które występują w większości firm podobnej wielkości w tej samej branży. Ocena powyżej 1.0 oznacza, że straty firmy są wyższe niż oczekiwane. Ocena poniżej 1.0 oznacza, że straty są niższe. Korzystna ocena skutkuje obniżeniem składek na ubezpieczenie workers’ compensation.

Jednakże, nie wszyscy pracodawcy są wystarczająco duzi aby otrzymać ocenę doświadczenia. Takie firmy nie są objęte zwykłym ubezpieczeniem workers’ compensation, ale są objęte „planem przydzielonego ryzyka”. Składki w takim planie mogą być wyższe.

Incentive in a No-Fault System

Niezależnie od różnic pomiędzy programami ubezpieczeniowymi w różnych stanach, podstawowym celem ubezpieczenia workers’ compensation jest ochrona pracodawców przed odpowiedzialnością wynikającą z wypadków przy pracy i urazów, przy jednoczesnym zrekompensowaniu poszkodowanym pracownikom kosztów leczenia i utraconych zarobków. Stany wprowadziły czynnik modyfikacji doświadczenia, aby dać pracodawcom finansową zachętę do zapewnienia bezpieczniejszych miejsc pracy. Zgodnie z założeniem, pracodawcy z bezpieczniejszymi miejscami pracy powinni być nagradzani niższymi składkami ubezpieczeniowymi, a ci, którzy mają więcej wypadków w miejscu pracy powinni być karani wyższymi składkami.

Niektórzy kłócą się z zasadnością modyfikacji doświadczenia. Może on faworyzować większych pracodawców z lepszymi programami bezpieczeństwa i zarządzania roszczeniami, lub może zachęcać pracodawców do „grania” systemem oceny poprzez próby zniechęcenia pracowników do zgłaszania wypadków lub składania roszczeń. Niektórzy oskarżają pracodawców o stosowanie „chwytliwych” programów motywacyjnych lub behawioralnych w celu wyeliminowania roszczeń i zgłoszeń wypadków.

Wymagania i ramy prawne dotyczące odszkodowań pracowniczych różnią się w zależności od stanu. Niektóre z nich są stanami „monopolistycznymi”, gdzie ubezpieczenie workers’ compensation jest zarządzane przez program państwowy – państwo jest jedynym ubezpieczycielem. Większość stanów pozwala pracodawcom na zakup ubezpieczenia workers’ compensation od prywatnych ubezpieczycieli.

W większości stanów, oceny współczynnika modyfikacji doświadczenia pracodawców są dostarczane przez National Council on Compensation Insurance (NCCI). NCCI jest własnością grupy ubezpieczycieli, a NCCI gromadzi i analizuje dane o szkodach od poszczególnych ubezpieczycieli w celu opracowania zbiorczych danych branżowych i określenia współczynników modyfikacji doświadczenia dla poszczególnych pracodawców.

Niektóre stany posiadają własne biura ratingowe, które przyznają współczynniki modyfikacji doświadczenia. Niektóre państwowe biura ratingowe uwzględniają dane NCCI przy określaniu ratingów dla pracodawców z wielu stanów, ale inne nie.

W swoich obliczeniach NCCI przykłada większą wagę do częstotliwości urazów niż do ich ciężkości. Na przykład, jeśli dwie firmy mają roszczenia workers’ compensation o łącznej wartości $50,000, ale jedna z nich doznała 10 urazów, podczas gdy druga 1, firma, która doznała 10 urazów otrzyma wyższą ocenę doświadczenia.

Przetargi

Niektóre stany nie akceptują ofert od wykonawców, których współczynnik modyfikacji doświadczenia jest wyższy niż 1.0. Praktyka ta jest jednak kontrowersyjna. Niektórzy w branży ubezpieczeniowej twierdzą, że współczynnik modyfikacji doświadczenia nie jest miarą tego, czy firma jest „ryzykowna” czy „bezpieczniejsza”. Virginia uchwaliła ustawę zabraniającą stosowania współczynnika modyfikacji doświadczenia w procedurach zawierania kontraktów.

Mimo argumentów, że współczynnik modyfikacji doświadczenia nie jest miarą względnego bezpieczeństwa pracodawcy, powszechna praktyka nadal uwzględnia go podczas składania ofert i zamówień.

Departament Obrony (DOD) uznaje współczynnik modyfikacji doświadczenia na poziomie 0,7 lub niższym za „Superior”. Ocena od 0,7 do 1,0 jest uznawana za „Akceptowalną”, a ocena wyższa niż 1,0 jest uznawana za „Sub-standardową”

Nawet niektóre duże kontrakty sektora prywatnego również uwzględniają czynniki modyfikacji doświadczenia w swoich decyzjach dotyczących zamówień i kontraktowania.

Bezpieczeństwo i zarządzanie roszczeniami

Najważniejszą rzeczą, jaką pracodawca może zrobić, aby obniżyć swój wskaźnik doświadczenia, jest wprowadzenie skutecznego programu zarządzania bezpieczeństwem i zdrowiem. Im rzadziej pracownicy ulegają wypadkom, tym niższa będzie ocena. Analiza wypadków, roszczeń i danych dotyczących zdarzeń potencjalnie wypadkowych w celu dotarcia do pierwotnych przyczyn i zapobiegania przyszłym wypadkom może pomóc w zidentyfikowaniu tendencji urazów i określeniu priorytetów dla poprawy sytuacji.

Wielu pracodawców angażuje zarówno pracowników jak i przełożonych w zapobieganie stratom poprzez utworzenie komitetu bezpieczeństwa. Niektóre stany lub ubezpieczyciele workers’ compensation mogą mieć określone wymagania dotyczące utworzenia takiej komisji. Aby komitet ds. bezpieczeństwa był skuteczny, powinien mieć zrównoważone członkostwo, zdefiniowany zestaw ról i obowiązków dla członków komitetu oraz konkretne zadania i cele.

Wdrożenie systemu zarządzania bezpieczeństwem i zdrowiem jest kolejną często zalecaną strategią zmniejszania roszczeń. Może to być nieformalny program zgodny z „Zalecanymi praktykami dla programów bezpieczeństwa i zdrowia” OSHA, bardziej formalny program zgodny z normą American National Standards Institute (ANSI) Z10 dotyczącą systemów zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy lub nową normą ISO 45001 Międzynarodowej Organizacji Normalizacyjnej (ISO), lub coś pomiędzy. Niezależnie od wybranego programu, każdy system zarządzania bezpieczeństwem i zdrowiem powinien obejmować zaangażowanie pracodawcy i pracowników, analizę i ocenę zagrożeń w miejscu pracy, zapobieganie i kontrolę zagrożeń oraz szkolenia w zakresie bezpieczeństwa.

Dla firm, które już posiadają certyfikat ISO 9001 dla systemów zarządzania jakością lub ISO 14001 dla systemów zarządzania środowiskowego, certyfikacja ISO 45001 może być kolejnym logicznym krokiem.

Strategie zarządzania roszczeniami

Aby kontrolować swój wskaźnik doświadczenia, pracodawca musi również starannie zarządzać roszczeniami workers’ compensation. Częstotliwość wypadków ma większe znaczenie, ale suma roszczeń również.

Odpowiedzialność za zarządzanie roszczeniami obejmuje:

• Określenie kroków, które należy podjąć po wystąpieniu urazu, aby zapewnić, że krytyczne informacje są zebrane i roszczenia są prawidłowo złożone;
• Komunikacja z opieką medyczną, przełożonymi, pracownikiem, a także związkiem zawodowym pracownika, jeśli istnieje umowa zbiorowa; oraz
• Monitorowanie potrzeb poszkodowanego pracownika i jego postępów w kierunku powrotu do pracy.

Każdy dobry system zarządzania roszczeniami musi również zawierać jasną, pisemną politykę dotyczącą lekkich dyżurów i powrotu do pracy. Lekka praca pozwala poszkodowanemu pracownikowi na powrót do pracy, ale z obowiązkami różniącymi się od jego normalnych obowiązków.

Powrót do pracy może również obejmować ograniczony powrót do pracy, który polega na tym, że pracownicy wznawiają niektóre, ale nie wszystkie swoje normalne obowiązki. Częściowy powrót do pracy, w którym pracownik powraca do normalnych obowiązków, ale na ograniczoną liczbę godzin, również może się kwalifikować.

Pracodawcy powinni mieć kompleksowe zasady dotyczące lekkich obowiązków i powrotu do pracy przed wystąpieniem urazu. Elementy dobrego programu powinny obejmować:

• Identyfikację potencjalnych stanowisk pracy lekkiej, zanim zaistnieje taka potrzeba;
• Dystrybucję ulotek na temat programu powrotu do pracy podczas procesu przyjmowania nowych pracowników;
• Produkcję lub zakup filmów wideo i innych materiałów na temat zakwaterowania i modyfikacji pracy, rehabilitacji i przeprojektowania miejsca pracy, które jasno informują o zasadach powrotu do pracy;
• Zapewnienie, że Twoje zadania związane z lekkimi obowiązkami są odpowiednie dla możliwości poszkodowanego pracownika i nie naruszają żadnych ograniczeń lekarza;
• Zaangażowanie poszkodowanych pracowników w identyfikację odpowiednich zadań związanych z lekkimi obowiązkami;
• Regularne sprawdzanie całego programu powrotu do pracy w celu potwierdzenia, że zmniejsza on liczbę dni nieobecności w pracy i kwoty roszczeń o utracone wynagrodzenie.Poszkodowany pracownik będzie miał do czynienia z pracownikami służby zdrowia, firmami ubezpieczeniowymi, personelem działu kadr i innymi osobami podczas leczenia, rehabilitacji i powrotu do zdrowia. Niektóre z tych osób nie będą miały na uwadze dobra firmy.

  Powrót do pracy nie tylko może pomóc ograniczyć koszty roszczeń workers’ compensation i potencjalnie poprawić ocenę doświadczenia pracodawcy, ale może również przywrócić pracownikowi poczucie normalności. Zajmowanie się sprawami związanymi z zasiłkami, leczeniem i rehabilitacją może sprawić, że poszkodowany będzie czuł się zdezorientowany. Powrót poszkodowanego pracownika do pracy tak szybko jak to możliwe pozwala również na ograniczenie kosztów związanych z utratą produktywności lub koniecznością przeszkolenia nowego pracownika.