Czym są Negocjacje?

Negocjacje to metoda, za pomocą której ludzie rozstrzygają różnice. Jest to proces, w którym osiąga się kompromis lub porozumienie przy jednoczesnym unikaniu kłótni i sporów.

W każdej różnicy zdań jednostki, co zrozumiałe, dążą do osiągnięcia jak najlepszego wyniku dla swojego stanowiska (lub być może organizacji, którą reprezentują). Jednak zasady uczciwości, dążenie do obopólnych korzyści i utrzymanie relacji są kluczem do pomyślnego wyniku.

Szczególne formy negocjacji są stosowane w wielu sytuacjach: sprawy międzynarodowe, system prawny, rząd, spory przemysłowe lub relacje domowe jako przykłady. Jednakże ogólnych umiejętności negocjacyjnych można się nauczyć i stosować je w szerokim zakresie działań. Umiejętności negocjacyjne mogą być bardzo korzystne w rozwiązywaniu wszelkich różnic, które powstają między tobą a innymi.

Etapy negocjacji

Aby osiągnąć pożądany rezultat, użyteczne może być zastosowanie uporządkowanego podejścia do negocjacji. Na przykład, w sytuacji zawodowej może być konieczne zorganizowanie spotkania, na którym wszystkie zaangażowane strony będą mogły się spotkać.

Proces negocjacji obejmuje następujące etapy:

1. Przygotowanie
2. Dyskusja
3. Klaryfikacja celów
4. Negocjacje w kierunku wyniku Win-Win
5. Umowa
6. Wdrożenie sposobu działania

Przygotowanie

Zanim dojdzie do jakichkolwiek negocjacji, należy podjąć decyzję o tym, kiedy i gdzie odbędzie się spotkanie w celu omówienia problemu oraz kto weźmie w nim udział. Ustalenie ograniczonego harmonogramu może być również pomocne w zapobieganiu kontynuacji nieporozumienia.

Ten etap obejmuje zapewnienie, że wszystkie istotne fakty dotyczące sytuacji są znane w celu wyjaśnienia własnego stanowiska. W powyższym przykładzie z pracy obejmowałoby to poznanie „zasad” organizacji, komu udzielana jest pomoc, kiedy pomoc nie jest uważana za właściwą i jakie są podstawy takiej odmowy. Twoja organizacja może mieć zasady, do których możesz się odnieść przygotowując się do negocjacji.

Podjęcie przygotowań przed omówieniem różnicy zdań pomoże uniknąć dalszego konfliktu i niepotrzebnej straty czasu podczas spotkania.

Dyskusja

W tym etapie osoby lub członkowie każdej ze stron przedstawiają sprawę tak, jak ją widzą, tj. swoje rozumienie sytuacji.

Kluczowe umiejętności podczas tego etapu obejmują zadawanie pytań, słuchanie i wyjaśnianie.

Czasami pomocne jest robienie notatek podczas etapu dyskusji w celu zapisania wszystkich przedstawionych punktów, na wypadek gdyby zaistniała potrzeba dalszych wyjaśnień. Niezwykle ważne jest słuchanie, ponieważ kiedy dochodzi do sporu, łatwo popełnić błąd, mówiąc za dużo i słuchając za mało. Każda strona powinna mieć równą szansę na przedstawienie swojej sprawy.

Określenie celów

W wyniku dyskusji należy wyjaśnić cele, interesy i punkty widzenia obu stron sporu.

Pomocne jest sporządzenie listy tych czynników w kolejności od najważniejszego do najmniej ważnego. Dzięki temu wyjaśnieniu często możliwe jest zidentyfikowanie lub ustanowienie wspólnej płaszczyzny porozumienia. Wyjaśnienie jest istotną częścią procesu negocjacji, bez niego prawdopodobnie dojdzie do nieporozumień, które mogą spowodować problemy i przeszkody w osiągnięciu korzystnego wyniku.

Negocjacje w kierunku wyniku korzystnego dla obu stron

Ten etap koncentruje się na tym, co określa się mianem wyniku korzystnego dla obu stron, gdzie obie strony czują, że zyskały coś pozytywnego w procesie negocjacji i obie strony czują, że ich punkt widzenia został wzięty pod uwagę.

Wygrany wynik jest zazwyczaj najlepszym rezultatem. Chociaż nie zawsze może to być możliwe, dzięki negocjacjom powinien to być ostateczny cel.

W tym momencie należy rozważyć sugestie alternatywnych strategii i kompromisów. Kompromisy są często pozytywnymi alternatywami, które często mogą przynieść większe korzyści dla wszystkich zainteresowanych w porównaniu do trzymania się pierwotnych pozycji.

Umowa

Umowę można osiągnąć po rozważeniu zrozumienia punktów widzenia i interesów obu stron.

Ważne jest, aby wszyscy zaangażowani zachowali otwarty umysł w celu osiągnięcia akceptowalnego rozwiązania. Każde porozumienie musi być całkowicie jasne, aby obie strony wiedziały, co zostało postanowione.

6. Wdrażanie Kursu Działania

Z porozumienia, kurs działania musi być wdrożony, aby zrealizować decyzję.

Zobacz nasze strony: Myślenie strategiczne i Planowanie działań, aby uzyskać więcej informacji.

Nieosiągnięcie porozumienia

Jeśli proces negocjacji załamuje się i nie można osiągnąć porozumienia, wówczas wzywa się do ponownego zaplanowania kolejnego spotkania. W ten sposób unika się uwikłania wszystkich stron w gorącą dyskusję lub kłótnię, która nie tylko marnuje czas, ale może również zaszkodzić przyszłym relacjom.

Na kolejnym spotkaniu należy powtórzyć etapy negocjacji. Wszelkie nowe pomysły i interesy powinny zostać wzięte pod uwagę i sytuacja powinna zostać przeanalizowana na nowo. Na tym etapie pomocne może być również przyjrzenie się innym alternatywnym rozwiązaniom i/lub wprowadzenie innej osoby do mediacji.

Zobacz naszą stronę na temat umiejętności mediacyjnych, aby uzyskać więcej informacji.

Negocjacje nieformalne

Czasami zdarza się, że istnieje potrzeba negocjowania w sposób bardziej nieformalny. W takich momentach, kiedy pojawia się różnica zdań, może nie być możliwe lub właściwe przejście przez etapy przedstawione powyżej w sposób formalny.

Niemniej jednak, zapamiętanie kluczowych punktów etapów formalnych negocjacji może być bardzo pomocne w różnych nieformalnych sytuacjach.

W każdych negocjacjach ważne są następujące trzy elementy, które prawdopodobnie wpłyną na ostateczny wynik negocjacji:

1. Postawy
2. Wiedza
3. Umiejętności interpersonalne

Postawy

Wszystkie negocjacje są silnie uzależnione od postawy wobec samego procesu, na przykład postawy wobec kwestii i osobowości zaangażowanych w daną sprawę lub postawy związanej z osobistą potrzebą uznania.

Wiedza

Im większą wiedzę posiadasz na temat omawianych kwestii, tym większy jest twój udział w procesie negocjacji. Innymi słowy, dobre przygotowanie ma zasadnicze znaczenie.

Odrób pracę domową i zbierz jak najwięcej informacji na temat danych kwestii.

Ponadto, należy zrozumieć sposób, w jaki negocjuje się dane kwestie, ponieważ negocjacje będą wymagały różnych metod w różnych sytuacjach.

Umiejętności interpersonalne

Dobre umiejętności interpersonalne są niezbędne do prowadzenia skutecznych negocjacji, zarówno w sytuacjach formalnych, jak i mniej formalnych lub w rozmowach w cztery oczy.

Umiejętności te obejmują:

• Skuteczną komunikację werbalną.
  Zobacz nasze strony: Komunikacja werbalna i Skuteczne mówienie.
• Słuchanie.
  Dostarczamy wiele porad, aby pomóc Ci poprawić swoje umiejętności słuchania, zobacz naszą stronę Aktywne słuchanie.
• Zmniejszanie nieporozumień jest kluczową częścią skutecznych negocjacji.
  Zobacz nasze strony: Refleksja, Wyjaśnianie i Drabina wnioskowania, aby uzyskać więcej informacji.
• Budowanie wzajemnych relacji.
  Buduj silniejsze relacje w pracy oparte na wzajemnym szacunku. Zobacz nasze strony: Budowanie Rapportu oraz Jak być uprzejmym.
• Rozwiązywanie problemów.
  Zapoznaj się z naszą sekcją dotyczącą skutecznego rozwiązywania problemów.
• Podejmowanie decyzji.
  Naucz się kilku prostych technik, które pomogą Ci podjąć lepsze decyzje, zobacz naszą sekcję: Podejmowanie decyzji.
• Asertywność.
  Asertywność jest niezbędną umiejętnością do udanych negocjacji. Zobacz naszą stronę: Techniki asertywności, aby uzyskać więcej informacji.
• Radzenie sobie z trudnymi sytuacjami.
  Zobacz naszą stronę: Communicating in Difficult Situations for some tips and advice to make difficult communications, easier.