Employee Orientation: Keeping New Employees on Board

13 sierpnia, 2021admin

Przyzwyczajanie pracowników do miejsca pracy i ich stanowisk jest jedną z najbardziej zaniedbywanych funkcji w wielu organizacjach. Podręcznik pracownika i stosy papierkowej roboty już nie wystarczają, jeśli chodzi o powitanie nowego pracownika w organizacji.

Najczęstsze skargi dotyczące orientacji nowych pracowników to takie, że jest ona przytłaczająca, nudna lub że nowy pracownik jest pozostawiony sam sobie. Pracownicy czują się tak, jakby organizacja wyrzuciła na nich zbyt wiele informacji, które mieli zrozumieć i wdrożyć w zbyt krótkim czasie.

Wynikiem tego jest często zdezorientowany nowy pracownik, który nie jest tak produktywny, jak mógłby być. Jest również bardziej prawdopodobne, że opuści on organizację w ciągu roku. Jest to kosztowne zarówno dla pracodawcy, jak i dla pracownika. Pomnóż to przez liczbę pracowników, których zatrudniasz każdego roku, a koszt rotacji staje się znaczący.

W obliczu trwającego kryzysu na rynku pracy, opracowanie skutecznej orientacji pracowników nadal ma kluczowe znaczenie. Niezwykle ważne jest, aby programy dla nowo zatrudnionych były starannie zaplanowane i edukowały pracownika na temat wartości i historii organizacji oraz tego, kto jest kim w organizacji.

Dobrze przemyślany program wprowadzający, niezależnie od tego, czy trwa jeden dzień czy sześć miesięcy, pomoże nie tylko w zatrzymaniu pracowników, ale również w zwiększeniu ich produktywności. Organizacje, które mają dobre programy orientacyjne, szybciej wdrażają nowych pracowników, mają lepsze dopasowanie pomiędzy tym, co robią pracownicy, a tym, czego potrzebuje organizacja i mają niższe wskaźniki rotacji.

Cele orientacji

Pracodawcy muszą zdać sobie sprawę, że orientacja nie jest tylko miłym gestem ze strony organizacji. Stanowi ona ważny element powitania nowego pracownika i integracji organizacji.

Zmniejszenie kosztów początkowych
Prawidłowa orientacja może pomóc pracownikowi w szybszym rozpoczęciu pracy, zmniejszając tym samym koszty związane z nauką zawodu.

Zmniejszenie niepokoju
Każdy pracownik, gdy znajdzie się w nowej, obcej sytuacji, będzie odczuwał niepokój, który może utrudnić mu naukę wykonywania pracy. Właściwa orientacja pomaga zredukować niepokój wynikający z wejścia w nieznaną sytuację i dostarcza wskazówek dotyczących zachowania i postępowania, dzięki czemu pracownik nie musi doświadczać stresu związanego z odgadywaniem.

Zmniejszenie rotacji pracowników
Employee turnover increases as employees feel they are not valued or are put in positions where they can’t possibly do their job. Orientacja pokazuje, że organizacja ceni pracownika i pomaga zapewnić narzędzia niezbędne do osiągnięcia sukcesu w pracy.

Oszczędność czasu przełożonego
Praktycznie rzecz ujmując, im lepsza wstępna orientacja, tym mniej prawdopodobne, że przełożeni i współpracownicy będą musieli poświęcać czas na uczenie pracownika. Możesz skutecznie i efektywnie omówić wszystkie sprawy związane z firmą, działami, środowiskiem pracy i kulturą podczas wstępnej orientacji. Kierownik i współpracownicy będą wtedy musieli tylko wzmocnić te koncepcje.

Aby rozwinąć realistyczne oczekiwania wobec pracy, pozytywne nastawienie i satysfakcję z pracy
Ważne jest, aby pracownicy jak najszybciej dowiedzieli się, czego się od nich oczekuje i czego można oczekiwać od innych, a także poznali wartości i postawy organizacji.
Choć ludzie mogą uczyć się z doświadczenia, popełniają wiele błędów, które są niepotrzebne i potencjalnie szkodliwe. Główne powody niepowodzenia programów orientacyjnych: Program nie został zaplanowany; Pracownik nie był świadomy wymagań związanych z pracą; Pracownik nie czuje się mile widziany.

Orientacja pracowników jest ważna-orientacja zapewnia wiele korzyści, a Ty możesz wykorzystać informacje zwrotne od uczestniczących pracowników, aby uczynić swoje orientacje jeszcze lepszymi.

Wszyscy nowi pracownicy powinni ukończyć program orientacji dla nowych pracowników, który ma na celu pomóc im w dostosowaniu się do pracy i środowiska pracy oraz zaszczepić pozytywne nastawienie do pracy i motywację na samym początku.

Przemyślany program orientacji dla nowych pracowników może zmniejszyć rotację i zaoszczędzić organizacji tysiące dolarów. Jednym z powodów, dla których ludzie zmieniają pracę jest to, że nigdy nie czują się mile widziani lub nie czują się częścią organizacji, do której dołączają.

Co należy uwzględnić w procesie?

Najważniejszą zasadą, którą należy przekazać w trakcie procesu orientacji jest zaangażowanie w ciągłe doskonalenie i nieustanne uczenie się. W ten sposób nowi pracownicy zyskają komfort zadawania pytań w celu uzyskania informacji, których potrzebują do nauki, rozwiązywania problemów i podejmowania decyzji.

Dobrze przemyślany proces orientacji wymaga energii, czasu i zaangażowania. Jednak zazwyczaj opłaca się to pracownikowi, działowi i organizacji. Jednym z takich przykładów jest sukces hrabstwa Mecklenburg (Karolina Północna) w zakresie reorganizacji programu orientacji pracowników.

Pracodawca chciał sprostać swojemu credo, zgodnie z którym pracownicy są największym zasobem organizacji. W 1996 r., w ramach większej inicjatywy mającej na celu przeprojektowanie usług w celu zaspokojenia potrzeb klientów, pracownicy Departamentu Kadr Hrabstwa Mecklenburg podjęli mądrą decyzję. Potraktowali nowych pracowników jako część swoich klientów i zapytali ich, czego oczekują.

Pracowników zapytano, czego oczekują i czego potrzebują podczas orientacji. Zapytano ich również, co im się podobało, a co nie w orientacji. Nowi pracownicy zostali zapytani o to, co chcieliby wiedzieć o organizacji. Dodatkowo, kierownicy wyższego szczebla organizacji zostali zapytani o to, co ich zdaniem jest ważne dla pracowników, aby dowiedzieli się, kiedy dołączą do listy płac hrabstwa.

Korzystając z informacji zwrotnych zebranych od pracowników, pracownicy działu kadr Meklemburgii zdali sobie sprawę, że zaspokojenie potrzeb pracowników wymaga czegoś więcej niż tylko półdniowej sesji szkoleniowej. Ufając opiniom pracowników, szkoleniowcy opracowali jednodniową sesję orientacyjną, która dawała pracownikom to, czego oczekiwali i co zdaniem kierownictwa wyższego szczebla pracownicy powinni wiedzieć.

Podsumowując, program orientacyjny obejmuje teraz mniej ekscytujące tematy, takie jak W-2 oraz różne zasady i procedury, ale zawiera również szczegóły, które pozwalają pracownikowi dowiedzieć się czegoś o organizacji.

Potrzebujesz więcej informacji na temat tego, jak zaplanować orientację pracowniczą, która jest korzystna i zabawna?

Kluczowe pytania dotyczące planowania

Specjaliści ds. zasobów ludzkich i menedżerowie liniowi muszą najpierw rozważyć kluczowe pytania dotyczące planowania nowej orientacji pracowniczej przed wdrożeniem lub zmianą obecnego programu. Oto kluczowe pytania, które należy zadać.

Co nowi pracownicy muszą wiedzieć o tym środowisku pracy, co sprawi, że będą czuć się bardziej komfortowo?
Jakie wrażenie i wpływ chcesz mieć na nowego pracownika pierwszego dnia?
Jakie kluczowe zasady i procedury muszą być znane pracownikom pierwszego dnia, aby uniknąć błędów drugiego dnia? Skoncentruj się na istotnych kwestiach.
Jakie specjalne rzeczy (biurko, miejsce pracy, sprzęt, specjalne instrukcje) możesz zapewnić, aby nowi pracownicy czuli się komfortowo, mile widziani i bezpieczni.
Jakie pozytywne doświadczenie możesz zapewnić nowemu pracownikowi, które mógłby omówić z rodziną pod koniec pierwszego dnia pracy? Doświadczenie to powinno być czymś, co sprawi, że nowy pracownik poczuje się doceniony przez organizację.
Jak możesz pomóc przełożonemu nowego pracownika być dostępnym dla nowego pracownika w pierwszym dniu, aby zapewnić osobistą uwagę i przekazać jasny komunikat, że nowy pracownik jest ważnym dodatkiem do zespołu roboczego?

Jak postawić swoją najlepszą stopę do przodu dla nowego pracownika

Ponieważ pierwsze wrażenie jest kluczowe, oto kilka wskazówek, jak postawić swoją najlepszą stopę do przodu. Zabaw się. Skoncentruj się tylko na bardzo ważnych tematach podręcznika. Zagraj w jakieś gry – to może pomóc ludziom w nauce. Gry obejmują:

Potyczka fotograficzna: po wycieczce. Każdy pracownik otrzymuje zdjęcia innych pracowników i listę nazwisk. Celem jest dopasowanie nazwiska do twarzy.

Polowanie na podpisy: Podczas gdy pracownicy zwiedzają obiekt, należy dostarczyć im kartkę papieru z nazwiskami kilku współpracowników, z którymi się spotkają. Następnie są proszeni o zdobycie podpisów osób, które spotkają. Pracownik, który zdobędzie najwięcej podpisów od różnych nowych współpracowników otrzymuje nagrodę.

Inne gry, które odnoszą się do tego, czego pracownik nauczył się podczas orientacji są również skutecznym zapewnieniem, że orientacja jest udana.

Kroki w powitaniu nowego pracownika

Zacznij proces zanim nowa osoba rozpocznie pracę. Wyślij program spotkania do nowego współpracownika wraz z listem ofertowym, aby pracownik wiedział, czego może się spodziewać. Pozostań w kontakcie po przyjęciu przez niego stanowiska, aby odpowiedzieć na pytania. Upewnij się, że miejsce pracy nowej osoby jest gotowe na pierwszy dzień pracy.
Upewnij się, że kluczowi współpracownicy wiedzą, że pracownik rozpoczyna pracę i zachęć ich, aby przyszli się przywitać przed rozpoczęciem orientacji. List powitalny z planem dnia pozwala współpracownikom pozostać w kontakcie z nową pracownicą i jej planem dnia.
Przydziel mentora lub kolegę, który oprowadzi nową osobę po firmie, wprowadzi ją i rozpocznie szkolenie. Niech mentor ma wystarczające powiadomienie, aby mógł poczynić przygotowania. Relacja mentorska powinna trwać 90 dni i może trwać znacznie dłużej, jeśli para nawiąże świetny kontakt. Wiele relacji trwa przez lata i może nawet przerodzić się w sponsoring.
Zacznij od podstaw. Ludzie szybciej stają się produktywni, jeśli są mocno osadzeni w podstawowej wiedzy, której potrzebują, aby zrozumieć swoją pracę. Skup się na tym, dlaczego, kiedy, gdzie i jak, zanim zaczniesz oczekiwać od nich, że poradzą sobie z zadaniami lub dużymi projektami. Nie przytłaczaj ich zbyt dużą ilością informacji.
Zapewnij próbki dotyczące sposobu wypełniania formularzy i opisu pracy danej osoby wraz z pakietem wprowadzającym.
Zabaw się trochę. Skoncentruj się tylko na bardzo ważnych tematach z podręcznika. Zagraj w jakieś gry – to może pomóc ludziom w nauce.
Zapewnij listę najczęściej zadawanych pytań z osobą kontaktową i numerem telefonu lub rozszerzeniem.
Zaplanuj zabranie nowego pracownika na lunch lub poproś innych o dołączenie do nowego pracownika w sali obiadowej lub w sali konferencyjnej z innymi członkami działu. Pierwszy dzień w pracy to nie jest dzień, aby zostawić nowego pracownika samego podczas lunchu.
Jest to dobry moment dla przełożonego, aby zabrać pracownika na lunch, włączyć innych współpracowników i upewnić się, że pracownik jest na luzie. Jest to również doskonałe środowisko, w którym pracownicy mogą poznać siebie nawzajem i nowego współpracownika.
Pamiętaj o rodzinie nowej osoby. Nowa praca oznacza dostosowanie dla całej rodziny, zwłaszcza jeśli się przeprowadzili. Zrób, co możesz, aby ułatwić im przejście i pomóc im poczuć się komfortowo w społeczności.
Poproś o opinie. Dowiedz się od byłych nowych pracowników, jak postrzegają proces orientacji i nie bój się wprowadzać zmian w oparciu o te rekomendacje. Możesz wysłać ocenę dwa do czterech tygodni po rozpoczęciu pracy przez pracownika i zapytać: Teraz, kiedy jesteś już w firmie, czy orientacja na nowego pracownika spełniła Twoje potrzeby?
Po tym, jak pracownik przepracuje u Ciebie jakiś czas, dowie się, czego powinien się nauczyć, ale nie zrobił tego podczas orientacji. W Mecklenburg County, po ich procesie przeprojektowania, jeden z trenerów, Allyson Birbiglia powiedział: „Zdajemy sobie sprawę, że musimy stale ulepszać orientację, aby sprostać zmieniającym się potrzebom naszych klientów. What works now may not serve our employees well next month or next year.”

An effective orientation program—or the lack of one—will make a significant difference in how quickly a new employee becomes productive and has other long-term impacts on your organization. The end of the first day, the end of the first week, the end of each day in your employment, is just as important as the beginning.

Help your employees feel that you want them to come back the next day, and the next, and the next.

Dr. Judith Brown is a Program Manager for Policy and Performance Management at Naval Intelligence.