General Ledger vs. General Journal: Whats the Difference?
Dzienniki ogólne vs. Księgi główne: An Overview
Jeśli chodzi o śledzenie finansów firmy, system księgowości podwójnego zapisu, który wykorzystuje zarówno księgę główną, jak i dziennik ogólny, jest prawdopodobnie najlepszą metodą śledzenia ogólnych danych finansowych firmy i utrzymywania operacji przebiegających sprawnie i z zyskiem.
Aby naprawdę zrozumieć, jak działa taki system ewidencji księgowej, należy najpierw docenić różne funkcje związane z tymi dwoma kluczowymi komponentami: księgą główną i dziennikiem ogólnym.
Kluczowe wnioski
- Dziennik składa się z nieprzetworzonych zapisów księgowych, które rejestrują transakcje biznesowe, w porządku sekwencyjnym według daty.Księga główna jest bardziej sformalizowana i zawiera pięć kluczowych pozycji księgowych: aktywa, pasywa, kapitał właściciela, przychody i koszty.
- Postęp w technologii oprogramowania usprawnił proces księgowania i sprawił, że połączenie obu zadań księgowych jest łatwe i efektywne.
Dzienniki ogólne
Po prostu zdefiniowany, dziennik ogólny odnosi się do księgi oryginalnych wpisów, w których księgowi i księgowi rejestrują surowe transakcje biznesowe, w kolejności zgodnie z datą wystąpienia zdarzeń. Dziennik ogólny jest pierwszym miejscem, w którym zapisywane są dane, a każda strona w pozycji posiada kolumny dzielące dla dat, numerów seryjnych, jak również zapisów debetowych i kredytowych.
Niektóre organizacje prowadzą wyspecjalizowane dzienniki, takie jak dzienniki zakupu lub dzienniki sprzedaży, które rejestrują tylko określone rodzaje transakcji.
Po zapisaniu transakcji w dzienniku ogólnym, kwoty są następnie księgowane na odpowiednich kontach, takich jak konta należności, wyposażenia i transakcji gotówkowych.
Mimo postępu w technologii oprogramowania, zawsze będzie istniała potrzeba rejestrowania nierutynowych transakcji w dziennikach ogólnych, takich jak sprzedaż aktywów, złe długi i amortyzacja.
Księgi główne
Księga główna to księga lub plik, którego księgowi używają do rejestrowania wszystkich istotnych kont. Księga główna śledzi pięć głównych pozycji księgowych: aktywa, pasywa, kapitał właściciela, przychody i wydatki.
Transakcje, które najpierw pojawiają się w dziennikach, są następnie księgowane na kontach księgi głównej. Następnie salda kont są obliczane i przenoszone z księgi głównej do bilansu próbnego, zanim pojawią się na oficjalnych sprawozdaniach finansowych firmy.
Każda pozycja księgowa jest wyświetlana w postaci dwukolumnowej tabeli w kształcie litery T. Księgowy zazwyczaj umieszcza tytuł konta na górze litery „T” i rejestruje zapisy debetowe po lewej stronie, a zapisy kredytowe po prawej. Księga główna czasami wyświetla dodatkowe kolumny dla szczegółów, takich jak opis transakcji, data i numer seryjny.
Specjalne uwagi
Dzisiaj większość organizacji korzysta z oprogramowania księgowego do rejestrowania transakcji w księgach głównych i dziennikach, co znacznie usprawniło te podstawowe czynności związane z prowadzeniem ewidencji. W rzeczywistości, większość oprogramowania księgowego teraz utrzymuje centralne repozytorium, gdzie firmy mogą rejestrować zarówno księgi i wpisy do dziennika jednocześnie. Te postępy w technologii sprawiają, że łatwiej i mniej żmudne do rejestrowania transakcji, i nie trzeba prowadzić każdą księgę rachunkową oddzielnie. Osoba wprowadzająca dane w dowolnym module oprogramowania księgowego lub rachunkowego Twojej firmy może nawet nie być świadoma istnienia tych repozytoriów. W wielu z tych aplikacji osoba wprowadzająca dane musi jedynie kliknąć menu rozwijane, aby wprowadzić transakcję do księgi lub dziennika.