Jak utworzyć podpis elektroniczny w programie Excel

Tworzenie podpisów elektronicznych w programie Microsoft Excel jest prostym procesem. Często firmy używają arkuszy Excela w taki sam sposób jak innych dokumentów, takich jak pliki PDF czy Word.

Dodanie podpisu elektronicznego lub cyfrowego do tych dokumentów, w przeciwieństwie do podpisu długopisem i atramentem, może zaoszczędzić znaczną ilość czasu i zasobów. Jest to szczególnie ważne w przypadku, gdy wiele osób w organizacji musi zatwierdzić dokumenty.

Co więcej, zapewnienie klientom możliwości szybkiego zatwierdzenia dokumentów poprzez dodanie linii podpisu prawdopodobnie doprowadzi do zwiększenia współczynnika konwersji i skrócenia czasu realizacji propozycji, umów, raportów, faktur itp.

W tym wpisie przedstawimy różnice pomiędzy dwoma głównymi typami podpisów wirtualnych i pokażemy jak dodawać podpisy elektroniczne i linie podpisu do dokumentów Excel.

Co to jest podpis elektroniczny?

Więc czym jest podpis elektroniczny?

W skrócie, podpis elektroniczny jest wirtualnym znakiem umieszczonym na dokumencie w celu potwierdzenia zatwierdzenia. Załóżmy, że ktoś otrzymuje umowę jako załącznik do e-maila. Otwiera dokument, dodaje skopiowany obraz podpisu na dole ostatniej strony i odsyła go z powrotem. Właśnie elektronicznie zatwierdził dokument.

Możliwe jest dodanie kolejnych warstw zabezpieczeń do tego procesu za pomocą specjalistycznych narzędzi. Po podpisaniu dokumentu elektronicznie, certyfikat generuje się automatycznie, a jego kopia jest przechowywana w chmurze jako PDF.

Ogólnie rzecz biorąc, podpisy elektroniczne są tak samo bezpieczne jak typowe podpisy odręczne, jeśli nie bardziej. Rządy na całym świecie wprowadziły wiele aktów prawnych (eIDAS, ESIGN Act, Electronic Communications Act, itp.). Co więcej, podpisom elektronicznym zazwyczaj towarzyszy obszerna „ścieżka audytu”, taka jak e-maile, co czyni je bardzo łatwymi do zweryfikowania.

Co to jest podpis cyfrowy?

Podpis cyfrowy jest wysoce bezpiecznym rodzajem podpisu elektronicznego. Podpisy cyfrowe opierają się na tzw. infrastrukturze klucza publicznego (PKI) w celu weryfikacji dokumentów. Niemal niemożliwe jest sfałszowanie podpisu cyfrowego lub zmiana podpisanego dokumentu.

Osoby, które chcą używać podpisu cyfrowego muszą najpierw zakupić certyfikat cyfrowy (lub cyfrowy identyfikator) od „urzędu certyfikacji”. Za każdym razem, gdy zatwierdzają umowę, propozycję, fakturę itp., umieszczają ten cyfrowy identyfikator na dokumencie, tworząc unikalny zaszyfrowany plik. Plik ten może zostać odszyfrowany tylko za pomocą klucza publicznego przypisanego do danej osoby.

Aby dodać podpis cyfrowy w programie Excel (który automatycznie rozpozna wszelkie certyfikaty cyfrowe przechowywane na komputerze), należy najpierw zakupić identyfikator lub utworzyć własny.

Kiedy powinieneś podpisać się w Excelu?

Możesz potrzebować dodać podpis (lub linię podpisu) do strony w Excelu z kilku powodów.

Oto kilka najczęstszych:

• Zatwierdzanie wewnętrznych raportów księgowych i plików zawierających dużo danych.
• Prosimy klientów o zatwierdzenie faktur, tabel cenowych, ofert lub rachunków.
• Dla dokumentów Excel zawierających obliczenia, które wymagają weryfikacji przez kierownictwo lub księgowość.
• Klient wyraźnie prosi o przesłanie dokumentu w postaci pliku Excel.

Nawet jeśli tworzysz większość dokumentów w formatach PDF lub Microsoft Word, dobrą praktyką jest posiadanie jasnych procesów tworzenia podpisów elektronicznych w Excelu, jeśli kiedykolwiek zajdzie taka potrzeba.

Jak stworzyć podpis elektroniczny w Excelu

Masz możliwość dodania widocznego lub niewidocznego podpisu w Excelu. Możesz również utworzyć własną linię podpisu, która pozwoli odbiorcom na wyrażenie zgody.

Wykonaj następujące kroki:

1. Otwórz dokument Excel.
2. Wybierz obszar, w którym chcesz złożyć podpis.
3. Kliknij kartę Wstaw, a następnie wybierz opcję Tekst > Linia podpisu > Linia podpisu Microsoft Office.
4. Wyświetli się okno dialogowe Ustawienia podpisu. Wprowadź informacje, które mają się pojawić:
   • • Sugerowany podpisujący – Imię odbiorcy (jeśli podpisujesz dokument, będzie to Twoje imię i nazwisko).
     • Sugerowany tytuł podpisującego – Rola zawodowa odbiorcy, np, „
     • Sugerowany adres e-mail podpisującego – Adres e-mail odbiorcy.
     • Instrukcje dla podpisującego – Wszelkie instrukcje, które chcesz dołączyć.
5. Zaznacz pola wyboru w dolnej części okna („Pozwól podpisującemu…” i „Pokaż datę podpisania…”), jeśli chcesz pokazać datę podpisania i/lub pozwolić podpisującemu na dodanie komentarzy i kliknij OK.
6. Podwójnie kliknij linię podpisu (lub kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz Podpisz). Możesz zostać poproszony o zapisanie dokumentu.
7. Jeśli nie masz obecnie żadnych certyfikatów cyfrowych, pojawi się okno z pytaniem, czy chcesz „Uzyskać identyfikator cyfrowy”, jeśli chcesz to zrobić, wybierz Tak i postępuj zgodnie z instrukcjami. Alternatywnie możesz utworzyć swój certyfikat, korzystając z tych instrukcji.
8. Wprowadź swoje imię i nazwisko w polu w wyskakującym okienku (lub naciśnij przycisk Wybierz obraz), w tym wszelkie dodatkowe szczegóły, jeśli chcesz to zrobić, i kliknij przycisk Podpisz.

Jak utworzyć niewidoczny podpis w programie Excel

Alternatywnie możesz dodać niewidoczny podpis do programu Excel. Twój podpisany dokument będzie miał zakładkę Podpisy na dole strony:

Postępuj zgodnie z poniższymi krokami:

1. Otwórz dokument Excela.
2. Wybierz kartę Plik i wybierz opcję Chroń skoroszyt > Dodaj podpis cyfrowy.
3. Wypełnij wyskakujące pola i kliknij Sign.

Jak dodać plik Excel do dokumentu w PandaDoc

Jeśli wolisz stworzyć oddzielny pisemny dokument zamiast arkusza kalkulacyjnego dla odbiorców do podpisania, możesz to zrobić w narzędziu takim jak PandaDoc i dołączyć odpowiednie pliki Excel.

Prześledź poniższe kroki, aby dodać plik Excel do PandaDoc:

1. Zaloguj się na swoje konto PandaDoc.
2. Otwórz dokument w zakładce Dokumenty (lewy pasek narzędzi) lub prześlij go, wybierając Nowy dokument (prawy górny róg).
3. Wybierz Więcej z prawego paska narzędzi w edytorze dokumentów i wybierz Załączone pliki.
4. Kliknij Prześlij załącznik.

Wypróbuj PandaDoc za darmo

PandaDoc jest wiodącym rozwiązaniem do zarządzania umowami w sieci. Możesz go używać do szybkiego, bezpiecznego dodawania podpisów i pól podpisu do swoich dokumentów. Będziesz miał również dostęp do pakietu narzędzi oszczędzających czas, takich jak szablony dokumentów, analityka, opcje automatyzacji i wiele innych.

Zapisz się na nasz „wiecznie darmowy” plan lub skorzystaj z 14-dniowego okresu próbnego pakietu premium.

PandaDoc to rozwiązanie, które pozwoli Ci zaoszczędzić czas.