Kluczowa różnica pomiędzy polityką a procedurami

Polityki i procedury są fundamentami Twojej firmy. Nawet jeśli nie są spisane, definiują Twoją organizację i zapewniają, że wszystko przebiega bezproblemowo. Aby jednak uzyskać najlepsze rezultaty, zarówno polityka, jak i procedury powinny być spisane i skodyfikowane, aby uniknąć nieporozumień lub nieefektywności. Istnieje wiele programów „polityki i procedury”, aby pomóc Ci i Twojej firmie umieścić te zasady i procesy w dół i dzielić się nimi z pracownikami; w praktyce, jakie są różnice między polityką a procedurami i jak polityka i oprogramowanie procedury pomoże zarządzać nimi?

Definiowanie polityki

Polityki są duże, nadrzędne zasady swojej organizacji. Wyznaczają kierunek, prowadzą i wpływają na podejmowanie decyzji. Polityki kierują codziennymi działaniami i strategiami, ale pozwalają na elastyczność – słowem kluczowym dla polityk jest „kierowanie”. Ustanawiają one ramy filozofii zarządzania, celów i zadań. Polityka może być napędzana przez filozofię biznesową, konkurencję, presję rynku, prawo lub regulacje, a w wielu przypadkach przez wszystkie te czynniki.

Polityka firmy ma tendencję do poruszania tematów takich jak korzystanie z mediów społecznościowych, czas chorobowy i płatne urlopy, akceptowalne zachowanie w pracy i kodeksy postępowania, przyjmowanie pracowników do pracy i rozwiązywanie umów, dyskryminacja w miejscu pracy oraz odpowiednie certyfikaty i licencje wśród wielu innych tematów, niektóre specyficzne dla Twojej firmy.

Definiowanie procedur

Procedury mają wąski zakres; opisują, krok po kroku, jakie działania należy podjąć w konkretnych przypadkach. Procedury mają swój początek i koniec i powinny być ściśle przestrzegane, aby osiągnąć pożądany rezultat. Cykliczność i jednolitość procedury są niezwykle ważne w szkoleniu nowych pracowników, zgodności z przepisami, doskonaleniu procesów i audytowaniu.

Przykłady tematów proceduralnych obejmują procedury awaryjne, zamawianie materiałów, obsługę sprzętu lub sposób inwentaryzacji zapasów i towarów.

Polityka vs Procedury: Some Key Differences

Jeśli chodzi o tworzenie, aktualizację i wdrażanie polityk i procedur, istnieją pewne kluczowe różnice.
Polityki:

• Zmieniają się rzadko
• Stanowią kto, co, kiedy lub dlaczego
• Są szerokie i ogólne

Procedury:

• Ciągle się zmieniają i ulepszają
• Stanowią co, jak, kiedy lub kto
• Oferują szczegółowy opis działań

Jeśli chodzi o tworzenie polityk i procedur, ważne jest, aby zrozumieć, czego każda z nich dotyczy i jaki jest jej cel. Polityka firmy na spotkaniach nie powinna zawierać konkretnego skryptu do naśladowania, tak jak procedura inwentaryzacji nie powinna zawierać tylko „policz obiekty”. Ważne jest również, aby zrozumieć, jak często każdy powinien być aktualizowany, ponieważ polityka i oprogramowanie procedury powinny być w stanie obsłużyć stale aktualizowane procedury organizacja jest umieszczenie i evergreen polityk w tym samym czasie.

Na przykład, w szkole publicznej może być polityka, że ćwiczenia przeciwpożarowe powinny odbywać się raz w miesiącu, jest to szerokie stwierdzenie, i będzie mało prawdopodobne, aby się zmienić. Procedura ćwiczeń przeciwpożarowych określa, gdzie każda klasa powinna się udać w przypadku pożaru, odnotowując konkretne trasy i oferując alternatywne rozwiązania; ponieważ ćwiczenia są przeprowadzane, jest prawdopodobne, że procedura będzie się zmieniać i poprawiać.

Wprowadzanie zasad i procedur do pracy

Nie myśl w kategoriach polityka vs procedury. Aby firma mogła dobrze prosperować, musi mieć obie te rzeczy, a nie tylko jedną lub drugą. Polityka to szerszy obraz, podczas gdy procedury szczegółowo opisują poszczególne procesy. Obie mają swoje miejsce w codziennym funkcjonowaniu organizacji i sukcesie pracowników.

Ponieważ te pojęcia są tak ważne, istotne jest, aby Twoi pracownicy znali zarówno politykę, jak i procedury firmy oraz wiedzieli, kiedy należy je wdrożyć. Oprogramowanie do tworzenia polityk i procedur, takie jak TotalCompliance, pomoże Ci to osiągnąć. Posiadanie plików w systemie opartym na chmurze oznacza, że Twoi pracownicy zawsze będą mieli dostęp do informacji, których potrzebują, kiedy ich potrzebują.

Jeśli chodzi o tworzenie polityk i procedur, TotalCompliance oferuje funkcję przepływu pracy, która pozwala na wysyłanie dokumentów przez rygorystyczny przegląd, z wszystkimi recenzentami oferującymi wgląd i umożliwiającymi łatwe wysłanie nowej wersji po zaakceptowaniu poprawek. Gdy polityka lub procedura zostanie zatwierdzona, TotalCompliance pomoże Ci przekazać ją właściwej grupie odbiorców – w końcu nie każde biuro lub grupa musi znać prawidłową procedurę inwentaryzacji, a pracownicy zaoszczędzą czas, nie musząc przedzierać się przez dokumenty, które ich nie dotyczą.

Ciągle aktualizowane i ulepszane procedury, które tworzysz, będą korzystać z kontroli wersji – Twoi pracownicy zawsze otworzą dokument procedury do najnowszej wersji. Możesz mieć pewność, że Twoi pracownicy nie postępują zgodnie z przestarzałymi wytycznymi.

Jedną z najważniejszych funkcji, jakie oferuje TotalCompliance, jest możliwość testowania pracowników na zrozumienie. Możesz tworzyć testy dla pracowników po przeczytaniu dokumentu, aby upewnić się, że właściwie przyswoili informacje. Jest to bardzo pomocne w promowaniu komunikacji i nieefektywności w organizacji przy jednoczesnym zapewnieniu zgodności.

Another feature that helps promote compliance is tracking – TotalCompliance will let you know who has read the policy or procedure, tested and passed, and more importantly, who hasn’t completed those tasks. At that point, you can take advantage of TotalCompliance’s automated reminder feature, which increases in frequency the longer the task is unfinished, or escalates up the employees management tree.

These are just some of the benefits a policy and procedure software like TotalCompliance can offer you – request a demo today!