Napisz list z zapytaniem ofertowym: A Step in the Right Direction

Originally written by Shannon McBride

Shannon McBride od ponad 20 lat zajmuje się pisaniem grantów dla organizacji non-profit, szkół, uniwersytetów i gmin. Jej firma, Consulting Connections, Inc, zapewnia szkolenia i doradztwo również w świecie propozycji komercyjnych. Jest autorką książki „Writing Grants for the Common Good” i uczy innych, jak poprawić swoje umiejętności w poszukiwaniu dotacji poprzez publiczne warsztaty i webinaria.

Wielu grantodawców preferuje obecnie, aby wnioski o wsparcie finansowe były składane w formie listu intencyjnego lub zapytania ofertowego, a nie w formie pełnego wniosku. Pomaga to potencjalnym fundatorom zdecydować, czy są na tyle zainteresowani projektem, by poprosić o formalny wniosek o dotację. (Agencje rządowe nie wymagają jednak takiego listu, ponieważ mają bardziej formalny proces kwalifikacyjny.)

LOI: Miniaturowy szkic twojej organizacji non-profit

LOI daje fundatorowi miniaturowy szkic twojej organizacji, potrzeby, którą się zajmujesz, oraz opis planu projektu. Fundacje zazwyczaj wyznaczają administratora grantów (GA), który sprawdza listy z zapytaniami lub intencjami, aby zdecydować, czy dany program jest wart ich oceny i ewentualnego finansowania.

Administratorzy grantów szybko „prześwietlają” listy i jeśli uznają, że finansowanie Twojego programu jest bardzo prawdopodobne, możesz zostać poproszony o dodatkowe informacje lub zaproszony do złożenia wniosku o grant.

Warto zainwestować czas.

Po złożeniu LOI dowiesz się, czy Twoja pełna propozycja grantu zostanie rozpatrzona – co jest lepszym rozwiązaniem niż tracenie czasu i wysiłku na pisanie pełnej propozycji dla fundatora, który prawdopodobnie nie wesprze Twojego projektu.

L LOI może wymagać prawie tyle samo czasu na opracowanie, co pełna propozycja. Użycie mniejszej liczby słów, aby przekazać swoje przesłanie, wymaga więcej pracy nad zwięzłym tekstem.

Zacznijmy od zorganizowania LOI we „właściwy” sposób.

Chociaż nie istnieje żaden „wzór” listu z zapytaniem, jeśli zorganizujesz LOI zgodnie z głównymi tematami przedstawionymi poniżej, ma on większe szanse na dotarcie do strażnika – administracji grantów – i do zarządu w celu dokonania przeglądu.

1. Temat. Zamieść temat, aby czytelnicy mogli natychmiast zidentyfikować treść listu – nawet przed zapoznaniem się z tekstem.
2. Wstęp. Wyjaśnij, dlaczego wysłałeś list z zapytaniem, aby dowiedzieć się, czy możesz zostać zaproszony do złożenia pełnego wniosku. Włącz kwotę finansowania, o którą prosisz w tej sekcji. Należy również podać krótkie streszczenie.
3. Ogólny zarys organizacji. Przedstaw krótką charakterystykę swojej organizacji z wyraźnym naciskiem na zdolność do spełnienia określonych potrzeb. Opisz personel i jego odpowiednie kwalifikacje związane z projektem. (Zachowaj deklarację misji do pełnego wniosku.)
4. Opis potrzeby lub problemu. Jasno opisz potrzebę lub problem. Zawrzyj odpowiednie dane demograficzne, kilka konkretnych przykładów problemu i wspierające dane statystyczne.
5. Opis projektu. Pokaż, że masz realne rozwiązanie odpowiednie do potrzeby. Opisz krótko projekt i uwzględnij działania wspierające, bezpośrednie zaangażowanie pracowników i ich tytuły oraz pożądane cele.
6. Inne źródła finansowania. Wymień inne źródła finansowania, w tym agencje rządowe oraz prywatne i publiczne fundacje, włączając te, do których obecnie się zwracasz o wsparcie finansowe.
7. Dopasowanie do przedmiotu zainteresowania fundatora. Jasno komunikuj, jak twój projekt odnosi się do ich wytycznych dotyczących finansowania i filozofii filantropijnej.
8. Jasne zakończenie. Zawrzyj w liście informacje kontaktowe. Zapewnij czytelników, że jesteś dostępny, aby odpowiedzieć na wszelkie dodatkowe pytania, które mogą nie być zawarte w liście. Okaż wdzięczność za rozpatrzenie Twojej prośby.
9. Załączniki. Należy dołączyć tylko te załączniki, które są jasno sprecyzowane w wytycznych potencjalnych fundatorów. Dołącz budżet projektu, jasno pokazujący związek między wsparciem finansowym a trwałością projektu.

Jak napisać główne części listu z zapytaniem ofertowym.

Użyj zalecanego limitu trzech stron, aby jasno opisać swój projekt, w tym swoje cele filantropijne. Informacje o budżecie należy przedstawić jako oddzielny załącznik o objętości 2-3 stron.

.

Wprowadzenie do pisma wraz z krótkim streszczeniem.

Wstępem do LOI jest krótkie streszczenie. Należy w nim zawrzeć nazwę organizacji, kwotę finansowania, o którą się ubiegasz, oraz nazwę programu lub projektu. Opisz kwalifikacje pracowników projektu oraz metodę oceny sukcesu programu, a także podaj harmonogram projektu.

Zawrzyj kwotę finansowania, o którą się ubiegasz z góry (a nie na końcu listu), aby czytelnicy nie musieli jej szukać. Oto przykład pierwszej linii wstępu do listu z zapytaniem ofertowym.

Piszę w imieniu Habitat for Humanity of Central Idaho, aby zapytać, czy moglibyśmy złożyć formalny wniosek o dotację w wysokości 15 000 USD z West Valley Farm Foundation. Dotacja zostanie wykorzystana na zakup jednej z dwóch działek budowlanych o cenie zakupu 75 000 USD każda.

Zwróć uwagę na krótką historię swojej organizacji, w tym jej historię i udane programy.

Załącz krótką historię swojej organizacji non-profit (kiedy powstała i w jakim celu) oraz krótki opis swoich programów. Jeśli jesteście początkującą organizacją, opiszcie programy, które planujecie zaoferować w wyniku waszych wysiłków związanych z pozyskiwaniem funduszy.

1. Wyraźnie połączcie obecne działania waszej organizacji non-profit i to, co zamierzacie osiągnąć w przyszłości z wnioskowanymi funduszami.
2. Opiszcie dwa lub trzy projekty, które przeprowadziliście z sukcesem. Jeśli Twoja organizacja jest nowa, przedstaw swoje plany związane z projektem docelowym.
3. Zwięźle opisz jak zarządzana jest organizacja non-profit. Włącz takie deskryptory jak „silne przywództwo zarządu”, „solidne zarządzanie” lub „ciągłe doskonalenie”.
4. Skup się na zdolności organizacji non-profit do spełnienia określonych potrzeb. Poniższy przykład przedstawia w pierwszym zdaniu wstępnego akapitu sukces programów tej organizacji w ciągu ostatnich sześciu lat.

HHCI działa w Olympus County od 2011 roku, budując domy we współpracy z tymi, którzy potrzebują przyzwoitych mieszkań w przystępnej cenie. W ciągu niespełna siedmiu lat nasza organizacja ukończyła dziesięć domów dla rodzin o niskich dochodach, zapewniając przystępne cenowo mieszkania ponad 75 członkom rodzin.

Zapewnij przekonujące oświadczenie o potrzebie, w tym o wpływie na społeczność, której służysz.

Czytelnicy muszą zrozumieć i zaakceptować pilność potrzeby oraz zasadność Państwa prośby o finansowanie, so you must be able to—

• Explain how your program will either eliminate or at least lessen the impact of the problem.
• Clearly describe the community or individuals most effected.
• Provide relevant statistical data as well as a few concrete examples to support the data

After reading the example below, do you feel that the community impacted by the problem was adequately described? What are the outcomes included in the need statement?

People who have spent their lives in poverty and live on the edge of homelessness have neither the resources nor the skills required for home ownership.

Habitat homeowners generally come into the program full of fear and mistrust from their years of experiencing disappointment, poverty, and discrimination. Through participation in our program, they come to understand previously intimidating terms associated with purchasing a home. Most individuals who have never needed such skills learn home maintenance and repair.

Describe the project and include major goals and objectives.

Describe your program, project, or activity as it relates to the need or problem described under the Statement of Need as previously discussed. Include your desired objectives, major activities, and names and titles of key project staff. Save your eloquence for later. Jeśli zostaniesz zaproszony do złożenia pełnego wniosku, przedstawisz te informacje w sposób bardziej szczegółowy.

Jeśli oceniałbyś ten grant pod kątem wsparcia, jak sądzisz, jak szybko mógłbyś zlokalizować cele projektu w tym oświadczeniu o metodach?

Aby wesprzeć nasz cel wyprowadzenia rodzin z ubóstwa poprzez posiadanie domu, nasze cele są integralną częścią programu.

Dwie rodziny są wybierane do umieszczenia w naszym rocznym harmonogramie budowy dwóch domów. Członkowie rodziny uczestniczą w czteromiesięcznym szkoleniu dla właścicieli domów, podczas którego uczą się takich umiejętności, jak budżetowanie, naprawy domowe i konserwacja oraz bycie dobrym sąsiadem. W tym czasie rozpoczynają swoje zaangażowanie w swe sweat equity. Dorośli są zobowiązani do poświęcenia 250 godzin na budowę własnego domu oraz pracę społeczną.

Opisz obecne i przyszłe finansowanie oraz wszystkie źródła wsparcia.

Załącz listę osób wspierających program jako część budżetu dołączonego do listu z zapytaniem. Wsparcie ze strony innych sugeruje, że Twoja organizacja non-profit jest wiarygodna, a Twój projekt jest wykonalny i warty finansowania.

Podaj nazwy innych fundatorów lub podmiotów rządowych, do których zwróciłeś się o finansowanie. Fundatorzy chcą mieć pewność, że nadal szukasz innych opcji finansowania.

Ten przykład zawiera odniesienie do sympatyków społeczności z imienia i nazwiska, a także powtarza jeden z celów programu (przystępne ceny mieszkań).

Domy Habitat są kupowane przez rodziny po cenach przystępnych dla Iowans o niskich dochodach dzięki ofiarowanej pracy naszych wolontariuszy i wsparciu finansowemu organizacji takich jak City Bank, Simmons Family Foundation, Wells Fargo Bank, Salisbury Homes i Home Builders Association of Iowa. Lista obecnych i potencjalnych darczyńców znajduje się w załączonym budżecie programu.

Połącz swoje cele z celami fundatora: wyjaśnij korzyści płynące z Twojego rozwiązania.

Twoje LOI musi ustanowić związek między celami Twojego projektu a zainteresowaniami filantropijnymi fundatora. Oto kilka sugestii, jak wpleść takie odniesienia w całe LOI:

• Wyjaśnij, jak projekt wpisuje się w ich priorytety w udzielaniu dotacji. Pamiętaj o społeczności, której służą, rodzaju wsparcia i ulubionych obszarach programowych (o których wiesz z lektury wytycznych).
• Wyjaśnij, dlaczego uważasz, że Twój projekt dobrze pasuje do ich priorytetów i celów charytatywnych.
• Użyj jasnego opisu korzyści, zawsze koncentrując się na potrzebie uzyskania dobrego zwrotu z inwestycji.

Przykład ten sugeruje już w pierwszym zdaniu, że osoba ubiegająca się o dotację rozumie i podziela cele fundatora.

Wiemy, że West Farm Insurance Foundation szczyci się przyznawaniem dotacji organizacjom, które bezpośrednio poprawiają jakość społeczności, w których pracują i mieszkają pracownicy West Farm. HHCI wspiera podobne cele i koncentruje się na pomocy rodzinom o niskich dochodach w realizacji ich marzeń o posiadaniu domu, poprawiając w ten sposób środowisko społeczności, w których żyją i dokonują zakupów. Poniżej przedstawiono niektóre ze sposobów, dzięki którym ten projekt już przynosi korzyści społeczności….

Podsumuj to krótkim oświadczeniem końcowym.

Potwierdź intencje projektu. Następnie podaj jasne informacje kontaktowe dla ewentualnych dalszych działań. Powiedz czytelnikom, co będzie dalej i jak można się z Tobą skontaktować; podaj swój numer telefonu, nawet jeśli widnieje on na papierze firmowym. Podziękuj fundatorowi za rozważenie Twojej prośby.

Zastanawiasz się, kiedy złożyć list z zapytaniem ofertowym?

Po ustaleniu terminów składania pełnych wniosków możesz zdecydować, kiedy najlepiej złożyć LOI (po opadnięciu kurzu). Zasada kciuka: Wyślij list trzydzieści dni po poprzednim terminie składania wniosków, aby fundator miał wystarczająco dużo czasu na zapoznanie się z nim i podjęcie decyzji, czy chce, abyś złożył pełny wniosek.

Na przykład, terminy składania wniosków o dotacje w 2017 r. do fundacji dużego banku to 28 lutego (Arts and Culture, Economic Opportunity) i 31 maja (Education, Economic Opportunity).

Użyj wskazówek, którymi się podzieliliśmy, aby opracować model listu z zapytaniem ofertowym, który usprawni pisanie wniosków.

Po wprowadzeniu kilku drobnych zmian w oparciu o wymagania potencjalnego fundatora, powinieneś być w stanie używać „szablonu” listu z zapytaniem ofertowym, aby nadal wypełniać linię potencjalnych funduszy. Kontynuuj wysyłanie listów z zapytaniem, aby zwiększyć swoje szanse na zaproszenie do złożenia pełnej propozycji.

Z Shannon możesz skontaktować się, wysyłając jej e-mail na adres [email protected].

Chcesz czytać dalej?

Cele & Cele: What are They and How to Write them Effectively

About the Author

For more than a decade, Foundant Technologies has specialized exclusively in making philanthropy easier and more impactful through intuitive technology solutions. All of our cloud-based solutions focus on grantmaker, grantseeker, scholarship provider and community foundation needs with the goal to make day-to-day tasks streamlined and help maximize the impact of the philanthropic community.

Follow on Twitter Follow on Linkedin Visit Website More Content by Foundant Technologies