„Net 15” czy „Net 30”? – Don’t Get Your Hopes Up

by Elaine R. Firestone, ELS

Częścią bycia dobrym (i dochodowym) freelancerem jest zrozumienie biznesowej strony biznesu – zarówno twojej, jak i twoich klientów. Pomimo tego, że jestem redaktorem od ponad 30 lat, jestem również biznesmenem, który rozumie kaprysy działów księgowości (pochodzę z długiej linii księgowych i księgowych).

Niestety, to czego brakuje większości freelancerów to podstawowa wiedza na temat księgowości i systemów księgowych w Ameryce korporacyjnej. Nie mówię o tym, jakiego oprogramowania używają Twoi klienci do prowadzenia księgowości. Mówię o tym, co dzieje się po drugiej stronie, czyli co dzieje się z fakturą po jej wysłaniu i jak jest ona przetwarzana, co kończy się otrzymaniem zapłaty. Musisz mieć w umowie zapis, który określa warunki płatności i harmonogram płatności, a klient musi się zgodzić na Twoje warunki. Nie ma więcej o warunkach umowy później.

Początkowo porozmawiajmy o działach księgowości korporacyjnej. Większość firm ma cykl rachunkowości, który jest złożony częściowo z ich szczególnych praktyk biznesowych, a częściowo, gdy niektóre wypełnienia są należne dla lokalnych, stanowych i federalnych sprawozdawczości i podatków. Duże firmy mają oddzielne działy Accounts Payable i Accounts Receivables, podczas gdy w mniejszych firmach te funkcje księgowe są często w tym samym dziale lub nawet tej samej osoby wykonującej wszystkie prace księgowe. Czeki są „cięte” (made out) w danym dniu każdego miesiąca; wpisy mogą być wprowadzone do ksiąg w danym dniu; różne raporty są uruchamiane w określonych dniach; różne podatki są wypłacane w określonych dniach; i całe mnóstwo innych rzeczy dzieje się pomiędzy.

To wszystko jest dobrze i dobrze i miłe informacje mieć, ale jak to wpływa na Ciebie i Twojej firmy? Jako przykład, powiedzmy, że masz „15 netto” w umowie z klientem. Kończysz projekt 4 czerwca, a fakturę wysyłasz 5 czerwca. Zgodnie z warunkami „15 netto” w umowie z klientem, oczekujesz, że będziesz miał czek w ręku 20 czerwca, ponieważ 20 czerwca to 15 dni po 5 czerwca, czyli „15 netto” w umowie. Ale…nie dostajesz czeku aż do 20 lipca. Jesteś sfrustrowany, zirytowany, wkurzony, itp., ponieważ w twoim umyśle jest to miesiąc zaległości. Dla firmy jest to jednak do zaakceptowania. Dlaczego? Czego ci brakuje? Brakuje ci dwóch ważnych informacji: wiedzy na temat (a) procesu przeglądu twojej faktury – a każda firma posiada proces przeglądu, nawet jeśli jest to nic więcej niż osoba, która zamówiła usługi, pisząc „OK” na fakturze, oraz (b) kiedy firma faktycznie odcina kontrole.

Porozmawiajmy najpierw o procesie przeglądu. Czasami proces przeglądu ma na celu sprawdzenie, czy Twoja praca odpowiada standardom klienta. Czasami, ktoś inny niż Twój bezpośredni punkt kontaktowy może wnieść swoją opinię do procesu recenzji; a czasami proces recenzji ma na celu upewnienie się, że wszystko jest na swoim miejscu i jest kompletne.

Czasami, przejście przez proces recenzji przed otrzymaniem zapłaty znacznie spowalnia czas wypłaty. Dwa przykłady to:

1. Kiedy klient myśli, że wie, co to jest dobry angielski, kiedy tak nie jest (lub związany z tym problem, kiedy klient nalega, aby element stylu był gramatyczną „regułą”); i
2. Kiedy klient (lub ktoś wyżej w cyklu zatwierdzania) decyduje, że coś powinno być dodane lub usunięte w tekście i odmawia OK faktury, dopóki wszystko nie jest tak, jak uważa, że powinno być – niezależnie od tego, co zostało powiedziane w oryginalnym zakresie pracy i / lub umowie z firmą.

Jest to jednak prawo klienta, aby zobaczyć, czy twoja praca jest w porządku. Samo sprawdzenie może zająć tydzień lub dwa, w zależności od tego, jak duży jest projekt i co jeszcze twój kontakt ma na talerzu do zrobienia.

Gdy twój klient powie, że praca jest w porządku i zatwierdzi fakturę, twoja faktura jest wysyłana w górę łańcucha w celu uzyskania dalszych zatwierdzeń przez dowolną liczbę poziomów zatwierdzania, zanim trafi do Accounts Payable (AP). Załóżmy (używając powyższego przykładu), że w końcu trafia do AP 18 czerwca, ale AP realizuje czeki tylko 10 dnia każdego miesiąca. Ponieważ AP zrealizował już czeki za czerwiec, nie zrealizuje kolejnych do 10 lipca. Czek zostaje przecięty 10 lipca, a następnie może, ale nie musi, trafić do młodszej osoby, która włoży go do koperty, zaklei i wyśle pocztą. Jednakże, ze względu na odległość między gdzie jesteś i firmy, i usługi pocztowe co to jest, nie dostaniesz go do 20 lipca. Widzisz?

Większość firm nie zamierza rzucić wszystkiego, aby wyciąć czek tylko dla ciebie, jeśli jest to poza ich regularnym cyklem, nawet jeśli płatność ma być dokonana elektronicznie, bezpośrednio do twojego banku.

Niektóre z problemów z płatnościami mogą być umowne, zwłaszcza jeśli nie określiłeś warunków płatności w swoim kontrakcie. Jeśli na fakturze widnieje po prostu „15 netto”, klient może nie być w stanie dotrzymać 15-dniowego harmonogramu płatności. Należy o tym pamiętać negocjując swoje wynagrodzenie. W rzeczywistości, podczas negocjacji umowy jest czas, aby poznać procedury płatności klienta i uwzględnić w swoim honorarium wszelkie opóźnienia w płatnościach, które mogą wystąpić.

Inne problemy mogą wynikać z wewnętrznej logistyki klienta. Na przykład, Twój kontakt od razu zatwierdza Twoją fakturę, ale następna osoba w kolejce do zatwierdzenia faktury jest na tygodniowym urlopie i nie wyznaczyła kogoś, kto zatwierdziłby płatność podczas jej nieobecności. (Niestety, widziałem to zbyt wiele razy, aby zliczyć, chociaż, na szczęście, nie w mojej karierze freelancera.)

Dwie podstawowe metody radzenia sobie z klientem, który nie płaci na czas to:

1. Nie pracuj dla nich – co byłoby wstydem, jeśli ich cenisz, a oni cenią ciebie; i
2. Grin i znosić to i pracować w czasie, który klient bierze do zapłaty do osobistego budżetu i, jak wspomniano wcześniej, w swoim honorarium.

Jeśli nie dowiedziałeś się z wyprzedzeniem i nie umieściłeś tego w swoim kontrakcie, zapytaj jaki jest harmonogram AP, abyś mógł przedstawić swoją pracę i faktury w czasie umożliwiającym ci otrzymanie zapłaty w najwcześniejszym możliwym terminie. To powiedziawszy, zawsze powinieneś starać się mieć poduszkę finansową, z której możesz czerpać, jeśli zajdzie taka potrzeba, jak w przypadku opóźnionych płatników, lub jeśli stracisz klienta (lub zdrowie). Nigdy nie należy polegać tylko na jednym lub dwóch klientów dla większości swojego utrzymania.

Elaine R. Firestone, ELS, jest nagradzany – i pokładzie certyfikat – naukowe i techniczne redaktor i kompozytor specjalizujący się w naukach fizycznych i rolniczych. Po ponad 25-letniej karierze redaktorskiej dla NASA, Elaine założyła ERF Editorial Consulting, gdzie jej motto brzmi: „ERF” to nie tylko moje inicjały – to jest to, co dostajesz: Edits. Wyniki. Produkt końcowy.©