9 Grandes Aplicativos para Organizadores de Eventos e Organizadores de Casamentos

Setembro 11, 2021admin

Este artigo tem mais de 5 anos.

Direito por volta do início de 2010 embarquei numa nova carreira – decidi tornar-me um organizador de eventos. Desde que comecei, tenho gerido eventos em Singapura, Paris, Dubai e Cancun, organizando tudo, desde banquetes íntimos a cerimónias de abertura em grande escala. Cada evento era único e eu adorei cada momento dele.

P>Even embora tenha sido apenas há cinco anos, quando comecei meu novo empreendimento, boas ferramentas de planejamento de eventos eram difíceis de serem encontradas. Não havia muitas soluções de software ou aplicativos móveis projetados para planejadores de eventos, então fui forçado a me contentar com planilhas Excel, apresentações em Powerpoint e muitos documentos do Word.

Mas as coisas mudaram muito em pouco tempo.

Hoje, planejadores de eventos têm algumas ferramentas bem legais à sua disposição para simplificar seu complicado fluxo de trabalho. Eu gostaria de compartilhar algumas das melhores que eu fiz parte do meu kit de ferramentas de planejamento de eventos.

Finding Creative Inspiration

Um dos aplicativos mais úteis para encontrar inspiração criativa é o Pinterest, a popular rede social para coletar e compartilhar imagens. Você pode navegar por milhares de fotos e imagens para encontrar inspiração criativa para o seu próximo evento. Esta imensa biblioteca de imagens é especialmente útil para a criação de ideias para a decoração de eventos, design e temas.

Disponível em: Web, iOS, e Android

Preço: grátis

Dica de PRO: Crie uma conta Pinterest e configure um “quadro” separado com cada cliente. Desta forma, podem partilhar ideias uns com os outros sem ter que enviar por e-mail.

Notas e materiais de planeamento organizados

Quando se trata de permanecer organizado, não há melhor amigo do que o Evernote. Este aplicativo permite que você mantenha todas as suas “coisas” em um lugar conveniente, sejam imagens, textos, qualquer tipo de nota – mesmo páginas web inteiras. Você também pode categorizar tudo o que for necessário adicionando tags.

Disponível em: Web, Mac, Windows, Android, iOS, e Windows Phone

Preço: grátis, premium por $5/mês, negócio por $10/mês (por utilizador)

Dica de PRO: Instale a extensão do browser Evernote Web Clipper e salve rapidamente o conteúdo mais interessante que encontrar online na sua conta Evernote.

Poder hack de utilizador: Use IFTTT para importar automaticamente as imagens que guardar para a sua placa de interesse, assegurando que tem tudo num só lugar.

Comunicar com os membros da equipa

Guardar para gerir uma grande equipa assim como vários fornecedores externos ao mesmo tempo pode ser complicado. Mas o Slack torna a comunicação mais eficiente ao substituir e-mails longos por textos curtos, tipo “chat room”. A Slack também permite criar grupos separados e adicionar tags às mensagens para encontrar informações mais facilmente.

Disponível em: Web, iOS, Android, Mac, Windows (Windows Phone em breve)

Preço: grátis (para até 10.000 mensagens), então os planos começam em $7/mês (por usuário)

Dica de PRO: Crie grupos diferentes para segmentos diferentes da sua equipe para manter sua comunicação de retaguarda direcionada e eficiente.

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Recolhendo Imagens de Eventos

Você já quis acompanhar toda a produção do seu evento, incluindo todas as imagens de fornecedores e diferentes membros da equipe? A cápsula é uma ótima solução. Peça a todas as partes para baixar a aplicação de fotos da cápsula, então todas as fotos que eles tirarem serão importadas para sua “cápsula” compartilhada online. Chega de perseguir todos pelas suas fotos!

Disponível em: Web, Android, e iOS

Preço: grátis

Dica de PRO: Recomende esta aplicação aos seus clientes – eles vão adorá-lo por ela! Há também um mercado disponível onde os usuários podem encomendar impressões de suas imagens.

Reuniões de agendamento

P>Embora você provavelmente trabalhe com cada fornecedor um a um, às vezes todos em um projeto precisam participar de uma reunião de grupo. Coordenar uma data e hora que funcione para todos não é tarefa fácil, mas o Doodle permite que você proponha diferentes opções e obtenha respostas semelhantes a enquetes de cada participante.

Disponível em: Web, iOS

Preço: grátis, premium por $39/ano (uma versão comercial também disponível que começa em $69/ano

Gerenciar cada aspecto do seu evento

Disponibilizar informações do evento espalhadas por diferentes aplicativos, e-mails e arquivos de computador pode prejudicar muito o sucesso do seu próximo evento. Ter um espaço de trabalho central torna mais fácil ficar por dentro das coisas. O Planning Pod foi projetado especificamente para planejadores de eventos, e oferece mais de duas dúzias de ferramentas de gerenciamento de eventos. Para uma boa visão geral de tudo o que o Planning Pod pode fazer, veja este vídeo.

Disponível em: Web

Preço: teste grátis (30 dias), depois planos a partir de $19.99/mês

Dica de Planejamento: Você pode compartilhar o POD de Planejamento com sua equipe (e clientes se quiser) para atribuir tarefas, definir prazos e gerenciar toda a colaboração da equipe.

Clientes Mantendo Clientes no Loop

O POD de Planejamento oferece um recurso que permite manter seus clientes informados sobre todos os aspectos do processo de planejamento de eventos, mas às vezes você quer uma ferramenta que permita compartilhar apenas as partes mais importantes com eles. Blossom é uma ferramenta de gestão de projectos concebida para lhe permitir acompanhar o progresso do evento por etapas. Ela foi projetada principalmente para ser usada por empresas de tecnologia para acompanhar o desenvolvimento de produtos, mas também funciona perfeitamente para gerenciar eventos.

Blossom permite que você crie “cartões” para cada tarefa de evento, que podem ser movidos de fase em fase conforme cada parte é completada. Você também pode adicionar um passo “aprovação do cliente” no final que permite ao seu cliente dar a cada item uma revisão final.

Disponível em: Web

Preço: teste gratuito (14 dias), depois planos a partir de $19/mês

Dica de PRO: Blossom se integra com Slack, facilitando o acompanhamento com o membro da equipe sobre os itens listados em Blossom.

Gerenciar Convites, Inscrições e Ingressos

Se você está planejando um evento que requer inscrição ou ingressos, a Bizzabo permite que você crie um evento, adicione tipos de ingressos, construa um site do evento e envie seus convites – tudo dentro de uma aplicação. A Bizzabo também o ajuda a ficar por dentro do que as pessoas estão dizendo nas mídias sociais sobre o seu evento. No dia do evento, o aplicativo permite que você envie notificações push aos participantes sobre quaisquer atrasos ou mudanças no programa. Para uma boa visão geral de como a Bizzabo funciona, assista este vídeo.

Disponível em: Web, iOS e Android

Preço: os planos variam de gratuitos a planos personalizados pagos

Dica de PRO: a Bizzabo oferece um extra especial para os participantes do evento: eles podem usar o aplicativo para conectar-se em rede e enviar mensagens uns aos outros para configurar reuniões, etc.

Como você pode ver, há muitos aplicativos e ferramentas web incríveis por aí que podem ajudá-lo a fazer do seu próximo evento um para ser lembrado. Você usa algum outro que tenhamos perdido? Por favor compartilhe conosco nos comentários abaixo.

Leia todos os artigos de Melanie Haselmayr no AllBusiness.com.

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