A diferença chave entre política vs procedimentos

Políticas e procedimentos são os fundamentos da sua empresa. Mesmo que não estejam escritas, as políticas e procedimentos definem a sua organização e asseguram que as coisas estão a correr bem. Para melhores resultados, entretanto, tanto as políticas e procedimentos devem ser escritos e codificados para evitar mal-entendidos ou ineficiências. Existem muitos softwares de “políticas e procedimentos” para ajudar você e sua empresa a colocar essas regras e processos para baixo e compartilhá-los com os funcionários; na prática, quais são as diferenças entre políticas e procedimentos e como um software de políticas e procedimentos ajudará a gerenciá-los?

Definindo Políticas

Políticas são os grandes princípios gerais da sua organização. Elas definem a direção, guiam e influenciam a tomada de decisões. As políticas guiam as ações e estratégias do dia-a-dia, mas permitem flexibilidade – a grande palavra-chave para políticas é “orientar”. Elas estabelecem uma estrutura de filosofias de gestão, metas e objetivos. As políticas podem ser conduzidas pela filosofia empresarial, concorrência, pressão do mercado, lei ou regulamentação e, em muitos casos, todas elas.

As políticas da empresa tendem a ter tópicos como o uso das mídias sociais, tempo de doença e licença remunerada, comportamento aceitável no trabalho e códigos de conduta, contratação e rescisão do contrato de trabalho, discriminação no local de trabalho e certificações e licenças adequadas entre uma infinidade de outros tópicos, alguns específicos para o seu negócio.

Definindo procedimentos

Procedimentos têm um foco restrito; descrevem, passo a passo, quais as ações a serem tomadas em casos específicos. Os procedimentos têm um início e um fim e devem ser rigorosamente seguidos para alcançar o resultado desejado. A natureza cíclica e a uniformidade de um procedimento são de vital importância para o treinamento de novos funcionários, conformidade, melhoria de processos e auditoria.

Exemplos de tópicos processuais incluem procedimentos de emergência, pedidos de materiais, operação de equipamentos ou como inventariar suprimentos e mercadorias.

Política vs Procedimentos: Algumas diferenças-chave

Quando se trata de criar, atualizar e implementar suas políticas e procedimentos, existem algumas diferenças-chave.
Políticas:

• Mudanças pouco frequentes
• Dizer quem, o quê, quando ou porquê
• É amplo e geral

Procedimentos:

• Mudar e melhorar continuamente
• Dizer o quê, como, quando ou quem
• Oferecer uma descrição detalhada das atividades

Quando se trata de criar suas políticas e procedimentos, é importante entender o que cada um diz respeito e qual é o objetivo de cada um. A política da sua empresa sobre reuniões não deve conter um script específico para seguir, assim como o seu procedimento de inventário não deve conter apenas “contar os objetos”. Também é importante entender com que freqüência cada um deve ser atualizado, já que sua política e software de procedimentos deve ser capaz de lidar com os procedimentos continuamente atualizados que sua organização está colocando para fora e as políticas sempre-verdes ao mesmo tempo.

Por exemplo, em uma escola pública pode haver uma política de que um exercício de incêndio deve ser realizado uma vez por mês; esta é uma afirmação ampla, e será improvável que seja alterada. O procedimento do simulacro de incêndio indica onde cada sala de aula deve ir no caso de um exercício de incêndio, anotando rotas específicas e oferecendo alternativas; como os exercícios são executados, é provável que o procedimento mude e melhore.

Pôr políticas e procedimentos para trabalhar

Não pense na mentalidade de política vs procedimentos. Para prosperar, uma empresa precisa ter ambos, não simplesmente um ou outro. As políticas olham para o quadro geral, enquanto os procedimentos detalham os processos individuais. Ambos têm o seu lugar no dia-a-dia da sua organização e no sucesso dos seus colaboradores.

Porque estes conceitos são tão importantes, é vital que seus funcionários conheçam tanto as políticas e procedimentos de sua empresa quanto quando implementá-los. Softwares de políticas e procedimentos, como o TotalCompliance, ajudam você a fazer isso acontecer. Ter seus arquivos em um sistema baseado em nuvem significa que seus funcionários sempre terão acesso às informações de que precisam, quando precisarem.

Quando se trata de criação de políticas e procedimentos, o TotalCompliance oferece um recurso de fluxo de trabalho que permite o envio de documentos por meio de uma análise rigorosa, com todos os seus revisores oferecendo uma visão geral e permitindo que você envie facilmente uma nova versão uma vez que as revisões tenham sido aceitas. Assim que uma política ou procedimento for aprovado, o TotalCompliance o ajudará a comunicá-lo ao público certo – afinal, nem todos os escritórios ou grupos precisarão saber o procedimento correto para o inventário, e isso economizará o tempo de seus funcionários para não vasculharem documentos que não se aplicam a eles.

Os procedimentos sempre atualizados e aperfeiçoados que você criar irão se beneficiar do controle de versão – seus funcionários sempre abrirão um documento de procedimento para o mais recente. Você pode ter certeza de que seus funcionários não estão seguindo diretrizes desatualizadas.

Uma das características mais importantes que o TotalCompliance oferece é a capacidade de testar a compreensão dos seus funcionários. Você é capaz de criar testes para os funcionários realizarem após a leitura de um documento para garantir que eles tenham digerido as informações corretamente. Isto é muito útil para promover a comunicação e a ineficiência dentro da sua organização, assegurando ao mesmo tempo a sua conformidade.

Another feature that helps promote compliance is tracking – TotalCompliance will let you know who has read the policy or procedure, tested and passed, and more importantly, who hasn’t completed those tasks. At that point, you can take advantage of TotalCompliance’s automated reminder feature, which increases in frequency the longer the task is unfinished, or escalates up the employees management tree.

These are just some of the benefits a policy and procedure software like TotalCompliance can offer you – request a demo today!