All You Need to Know About Employee Expense Reimbursement

Dezembro 30, 2021admin

Itseems simples o suficiente – um empregado paga por uma despesa de negócio fora do bolso, e o empregador reembolsa o empregado. Mas, há algumas complicações envolvidas, tais como questões de conformidade e como relatar os reembolsos de impostos.

Embora o reembolso de despesas só seja necessário se for estipulado em um contrato de trabalho ou se as despesas comerciais trouxerem o salário do empregado abaixo do salário mínimo, a maioria das empresas reembolsam as despesas relacionadas ao trabalho incorridas pelos empregados como uma vantagem do emprego. Esteja ciente, no entanto, que alguns estados têm suas próprias leis em relação ao reembolso de despesas. Illinois, por exemplo, exige que os empregadores reembolsem os empregados por todas as “despesas necessárias … incorridas pelo empregado dentro do escopo de emprego do empregado e diretamente relacionadas aos serviços prestados pelo empregador”

Se você paga ou não impostos sobre reembolsos de despesas depende do uso de um plano responsável ou plano não-contável. Trabalhe com uma Organização Profissional de Empregadores como o Resourcing Edge para assegurar o cumprimento das leis aplicáveis e desenvolver um plano de despesas responsável para ajudar a maximizar os benefícios fiscais.

O que é um reembolso de despesas do empregado?

Quando um empregado gasta o seu próprio dinheiro em despesas “ordinárias e necessárias” de negócios, um reembolso ou um acordo de subsídio é o sistema usado para pagá-los de volta. Os empregadores pagam todos os adiantamentos, reembolsos e encargos para as despesas comerciais dos empregados. Os reembolsos são mais comuns quando os empregados viajam para o trabalho. Eles precisarão ser reembolsados por refeições, gás, hospedagem, entretenimento de clientes e mais.

É importante saber quais despesas comerciais são válidas ou não, e separar as despesas comerciais das despesas pessoais, despesas de capital e despesas para calcular o custo das mercadorias vendidas. Consulte a Publicação 535 do IRS para saber mais sobre despesas de negócios.

Despesas comuns de negócios que podem ser reembolsadas incluem:

Gás/milha para uso comercial
Viagem e hospedagem
Refeições e entretenimento
Ferramentas e suprimentos
Formação e desenvolvimento
Quotas e assinaturas, licenças profissionais

Os reembolsos de despesas são tributáveis?

Usualmente, quando você paga a um funcionário, você precisará reter e contribuir com impostos sobre o pagamento, mas e sobre reembolsos? Depende do plano que você usar:responsável ou não responsável. O IRS tem diferentes requisitos de relatórios, dependendo se você tem um plano responsável ou não-contável.

Se você não revisou recentemente as políticas de reembolso de despesas dos seus funcionários, algumas despesas comerciais podem não se qualificar mais para um plano responsável. Como resultado da Lei de Redução de Impostos e Empregos de 2017, você não pode mais reembolsar as despesas de mudança dos funcionários. De acordo com o IRS, os funcionários devem agora incluir o reembolso das despesas de mudança nos salários dos funcionários, excepto para certos membros das Forças Armadas.

As empresas devem reexaminar as suas políticas de reembolso e subsídio à luz da então nova Lei de Redução de Impostos e Emprego, em vigor de 2018 a 2025 anos fiscais.

Plano de prestação de contas

Para se qualificar para um plano de prestação de contas, o acordo de reembolso ou permissão do empregador deve seguir todas estas três regras:

Conexão de negócios: Todas as despesas comerciais comuns enecessárias devem ter sido pagas ou incorridas durante a execução dos serviços como empregado.
Despesas substanciais: Deve haver contabilidade com comprovação (data, local, valor, finalidade) feita dentro de um período de tempo razoável (60 dias).
Devolver valores não substanciados: Quaisquer reembolsos ou subsídios em excesso devem ser devolvidos dentro de um prazo razoável (120 dias).

p>Os valores dos planos não são considerados salários, não estão sujeitos a impostos de renda, previdência social, Medicare, e FUTA. Eles são dedutíveis pelo empregador como despesas comerciais.

Se alguma dessas condições não for preenchida, os reembolsos são tratados como planos não contabilizáveis pagos, que são considerados salários, tratados como salários suplementares sujeitos à renda, previdência social, Medicare, e impostos FUTA. Eles são relatados no formulário W-2 do empregado e dedutíveis pelo empregador como compensação de emprego.

Plano não-contável

Plano não-contável da Undera, qualquer reembolso ou outro acordo de compensação é tratado como salário suplementar e sujeito a impostos. Seus pagamentos são considerados não contabilizáveis se:

O empregado falha em substanciar despesas toproperly em uma quantidade razoável de tempo.
O empregado falha em reembolsos ou subsídios em excesso em uma quantidade razoável de tempo.

O empregador avança ou paga uma quantia a um empregado, independentemente de esperar que o empregado tenha despesas comerciais.
O reembolso teria sido pago como salário.

Ver Publicação 15 do IRS para mais detalhes.

Reembolso de despesas para empreiteiros independentes

Existem regras diferentes de reembolso de despesas para empreiteiros independentes, que são pagos através do Formulário 1099. A maioria das empresas prefere incluir os valores de reembolso na renda 1099 em vez de passar pelo reembolso de despesas. O contratante pode então deduzir despesas comerciais em sua própria declaração de impostos.

Criar uma Política de Reembolso de Despesas Responsável para o Manual do Funcionário

Trabalhe com os especialistas de RH da Resourcing Edge para ajudá-lo a criar políticas de reembolso responsáveis e adicioná-las ao manual do funcionário.

A política de reembolso de despesas deve incluir o seguinte:

Um período de tempo razoável para que os funcionários apresentem despesas. Algumas leis de reembolso exigem que os funcionários apresentem as despesas reembolsáveis no prazo de 30 dias após incorrerem na despesa.
O processo de solicitação de reembolso.
O processo de apresentação de despesas relacionadas ao trabalho, incluindo requisitos de comprovação.
O processo de devolução de reembolsos ou subsídios de excesso.
Os tipos de despesas que são reembolsáveis.
O montante máximo permitido para certas despesas.
Fornecedores preferidos para despesas reduzidas.

Os funcionários devem ter um entendimento claro e consistente do procedimento adequado para reembolso de despesas comerciais. Se um funcionário não comprovar adequadamente as despesas e seguir o procedimento, qualquer reembolso de despesas pode se tornar uma renda tributável. Tenha em mente que se um funcionário não cumprir os requisitos do plano de contabilidade, isso não desqualifica outros reembolsos que atendam a esses requisitos. O IRS determina os reembolsos por funcionário por base de cálculo.

Para obter mais informações sobre planos responsáveis, consulte a Publicação 463.

Com um documento claramente escrito do plano responsável, nenhum dos reembolsos deve ser contabilizado como renda tributável. Of course, there should also be some sort of internaloversight to make sure all reimbursements are properly received, reported, andmaintained.

Tocreate a detailed reimbursement procedures guide, team up with Resourcing Edge. Rely on us for all your payroll, HR,benefits, and compliance needs.

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