Como criar uma assinatura eletrônica no Excel

Criar assinaturas eletrônicas no Microsoft Excel é um processo simples. Muitas vezes, as empresas usam planilhas do Excel da mesma forma que outros documentos como PDFs e arquivos do Word.

Adicionar assinaturas eletrônicas ou digitais a esses documentos, ao contrário das assinaturas com caneta e tinta, pode economizar uma quantidade significativa de tempo e recursos. Este é especialmente o caso quando numerosas pessoas em uma organização precisam aprovar documentos.

O que é mais, fornecer aos clientes a opção de aprovar documentos rapidamente adicionando uma linha de assinatura provavelmente levará a um aumento na sua taxa de conversão e a uma diminuição do tempo de entrega de propostas, contratos, relatórios, faturas, etc.

Neste post, vamos delinear as diferenças entre os dois principais tipos de assinaturas virtuais e mostrar-lhe como adicionar assinaturas electrónicas e linhas de assinatura a documentos Excel.

O que é uma assinatura electrónica?

Então o que é uma assinatura electrónica?

Em resumo, uma assinatura electrónica é uma marca virtual afixada a um documento para significar a aprovação. Digamos que alguém recebe um contrato como um anexo de e-mail. Eles abrem o documento, adicionam uma imagem de assinatura fotocopiada ao final da página final e o enviam de volta. Eles acabaram de aprovar eletronicamente o documento.

É possível adicionar mais camadas de segurança a este processo com ferramentas especializadas. Depois que um documento é assinado eletronicamente, um certificado gera automaticamente, e uma cópia é armazenada como um PDF na nuvem.

Geralmente falando, as assinaturas eletrônicas são tão seguras quanto as típicas assinaturas manuscritas, se não mais. Os governos de todo o mundo introduziram numerosas peças legislativas (eIDAS, ESIGN Act, Electronic Communications Act, etc.). Além disso, as assinaturas eletrônicas normalmente acompanham uma extensa “trilha de auditoria”, como e-mails, o que as torna muito fáceis de verificar.

O que é uma assinatura digital?

Uma assinatura digital é um tipo altamente seguro de assinatura eletrônica. As assinaturas digitais dependem do que se chama uma infra-estrutura de chave pública (PKI) para verificar documentos. É quase impossível forjar uma assinatura digital ou alterar um documento uma vez assinado.

Indivíduos que querem usar assinaturas digitais devem primeiro comprar um certificado digital (ou ID digital) de uma “autoridade certificadora”. Sempre que aprovam um contrato, proposta, fatura, etc., afixam este ID digital no documento, criando um arquivo criptografado único. Este arquivo só pode ser desencriptado com uma chave pública explicitamente vinculada àquele indivíduo.

Para adicionar uma assinatura digital no Excel (que reconhecerá automaticamente quaisquer certificados digitais armazenados no seu computador), você precisará primeiro comprar um ID ou criar o seu próprio.

Quando você deve assinar no Excel?

Pode ser necessário adicionar uma assinatura (ou linha de assinatura) a uma página do Excel por vários motivos.

Aqui estão alguns dos mais comuns:

• Aprovando relatórios contábeis internos e arquivos pesados de dados.
• clientes de sking para aprovar faturas, tabelas de preços, cotações ou recibos.
• Para documentos Excel contendo cálculos que requerem verificação da gerência ou da contabilidade.
• Um cliente solicita especificamente um documento como um arquivo Excel.

P>Even se você criar a maioria dos documentos em formato PDF ou Microsoft Word, é uma boa prática ter processos claros para a criação de assinaturas eletrônicas no Excel, caso haja necessidade.

Como criar uma assinatura eletrônica no Excel

Você tem a opção de adicionar ou uma assinatura visível ou invisível no Excel. Você também pode criar uma linha de assinatura por conta própria, o que permitirá aos destinatários darem sua aprovação.

Dê os seguintes passos:

1. Abra o documento do Excel.
2. Selecione a área onde você quer que sua assinatura vá.
3. Clique na guia Inserir e selecione Texto >Linha de Assinatura >Linha de Assinatura do Microsoft Office.
4. Surgirá uma caixa de diálogo Configuração de Assinatura. Digite a informação que você deseja aparecer:
   • • Assinador sugerido – O nome do destinatário (se você estiver assinando o documento, este será seu nome).
     • Título do signatário sugerido – O papel do destinatário, por exemplo “manager” ou “CEO.”
     • Endereço de e-mail do signatário sugerido – O endereço de e-mail do destinatário.
     • Instruções para o signatário – Quaisquer instruções que você queira incluir.
5. Marque as caixas de seleção na parte inferior do pop-up (“Allow the signer to…” e “Show sign date…”) se você quiser mostrar a data de assinatura e/ou permitir que o signatário adicione comentários e clique em OK.
6. Clique duas vezes na linha de assinatura (ou clique com o botão direito do mouse e selecione Assinar). Você pode ser solicitado a salvar o documento.
7. Se você não tiver nenhum certificado digital disponível no momento, um pop-up irá aparecer, perguntando se você deseja “Obter um ID digital”, se você deseja fazer isso, selecione Sim e siga as instruções. Alternativamente, você pode criar o seu certificado usando estas instruções.
8. Enterrometer o seu nome no campo na janela pop-up (ou pressionar o botão select image), incluindo quaisquer detalhes adicionais se desejar fazê-lo, e clicar em Sign.

Como criar uma assinatura invisível no Excel

Alternativamente, você pode adicionar uma assinatura invisível ao Excel. Seu documento assinado terá uma aba Assinaturas na parte inferior da página:

Seguir os passos abaixo:

1. Abra o documento do Excel.
2. Selecione a aba Arquivo e escolha Proteger Pasta de Trabalho > Adicionar Assinatura Digital.
3. Completar os campos pop-up e clicar em Sign.

Como adicionar um ficheiro Excel a um documento no PandaDoc

Se preferir criar um documento escrito em separado em vez de uma folha de cálculo para os destinatários assinarem, pode fazê-lo numa ferramenta como o PandaDoc e anexar quaisquer ficheiros Excel relevantes.

Seguir os passos abaixo para adicionar um arquivo Excel ao PandaDoc:

1. Log na sua conta PandaDoc.
2. Abrir um documento na aba Documentos (barra de ferramentas à esquerda) ou fazer upload de um, selecionando Novo documento (canto superior direito).
3. Seleccionar mais na barra de ferramentas do lado direito do editor de documentos e escolher Ficheiros anexados.

Click Upload Attachment.

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