Como enviar e-mails criptografados em 3 grandes plataformas de e-mail

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Seu guia passo a passo para enviar e-mails criptografados via Gmail, Outlook e Mac Mail

Notícias de ataques cibernéticos e violações de dados estão continuamente fazendo manchetes. Algumas vezes, essas violações são o resultado de ataques de phishing e práticas de e-mail de funcionários pobres – outras vezes, elas ocorrem porque informações sensíveis são deixadas desprotegidas, são enviadas através de canais não seguros, ou empresas não conseguem atender aos requisitos de segurança cibernética regulamentares. É por isso que aumentar as proteções de segurança do seu e-mail é vital para a segurança e o sucesso da sua empresa e dos seus clientes.

Escolher a melhor maneira de atingir este objectivo pode ser um desafio. É claro que você pode (e deve) fornecer treinamento de conscientização de segurança cibernética aos seus funcionários para ensiná-los a seguir as melhores práticas de segurança de e-mail (usando senhas fortes, não enviando dados confidenciais de negócios ou clientes através de canais não seguros, etc.). Mas isso é apenas uma peça do puzzle – a formação dos funcionários não deve ser a sua única solução.

Além desta abordagem, a próxima melhor maneira de ajudar a proteger os seus dados sensíveis é usar criptografia de e-mail e métodos de verificação de identidade, como certificados de assinatura digital. Afinal, todo e-mail não criptografado que você envia com informações confidenciais (informações pessoais, dados financeiros, especificações de produtos, etc.) é vulnerável e, portanto, deixa sua empresa e seus clientes em risco.

Não tem certeza de como proteger e-mail com certificados de assinatura digital para que suas mensagens não possam ser lidas por terceiros não intencionais? Não se preocupe. Nós quebraremos o processo de como os certificados de assinatura e criptografia de e-mail funcionam e como você e sua organização podem enviar comunicações de e-mail criptografadas usando plataformas de e-mail ondiferentes.

Deixamos de lado o hash.

Como proteger e-mail usando certificados de criptografia de e-mail S/MIME

HIPAAA segurança de e-mail

Dependente do seu país e da sua indústria – como finanças, varejo, comércio eletrônico ou saúde – você pode ter requisitos rigorosos para atender à proteção de dados. Em muitos casos, você precisará usar e-mails criptografados para atender a esses requisitos. (No caso da HIPAA, no entanto, são “salvaguardas administrativas”). Manter a conformidade não só o ajuda a proteger o seu negócio, mas também o ajuda a evitar multas e processos judiciais dispendiosos decorrentes da não conformidade.

As empresas utilizam diferentes métodos para encriptar os seus e-mails – segurança na camada de transporte (TLS), Pretty Good Privacy (PGP), clientes de e-mail de terceiros, tais como ProtonMail, web browser de terceiros e nativos e plugins e extensões de clientes de e-mail, etc. Cada um destes métodos tem prós e contrassociados a eles:

  • TLS encripta o canal mas não a mensagem. A mensagem chega na caixa de entrada do destinatário, não é criptografada e não está protegida!
  • PGP é desajeitada e incômoda e, historicamente, tem tido problemas de implementação que levaram a vulnerabilidades de segurança.
  • Serviços de e-mail criptografados como o ProtonMailoffer encriptação end-to-end, mas requer tanto o usuário quanto o destinatário para usar os endereços de e-mail fornecidos pelo serviço (por exemplo, @protonmail.com), o que pode torná-lo impraticável para muitas empresas.

Outro método popular de encriptação de email é o uso de certificados S/MIME (S/MIME significa extensões seguras/multipurpose internet mail).Estes certificados:

  • Utilize criptografia para proteger seus e-mails contra acesso por terceiros não intencionais.
  • Assine digitalmente os emails para validar a identidade do remetente.

Certificados S/MIME são usados para encriptar os emails antes de serem enviados para um servidor de email oracross na internet onde hackers e utilizadores maliciosos os podem ler.

O S/MIME é perfeito? Não. A desvantagem do S/MIME é que para usá-lo, um certificado S/MIME precisa primeiro ser instalado no seu computador individual ou no cliente de email do seu dispositivo. No passado, isto era feito manualmente. No entanto, utilizando a solução azero-touchS/MIME para automatizar a emissão e implantação de certificados S/MIME torna simples o processo de gestão de vários (ou centenas) destes certificados digitais para o seu negócio. Esta solução também o ajuda a assegurar que os seus certificados sejam renovados antes da sua data de expiração.

Como funciona o S/MIME

como funciona o S/MIME

Já discutimos anteriormente o que é o S/MIME e como funciona longamente, por isso não entraremos em profundidade sobre isso em lado nenhum. Mas aqui vai uma rápida recapitulação para refrescar a sua memória: SSL ou TLS providesserver para criptografia do servidor, que protege seu e-mail enquanto ele está em trânsito. O S/MIME, por outro lado, usa criptografia assimétrica para proteger seus dados de e-mail tanto em trânsito quanto quando estão em repouso. Basicamente, você usa uma chave pública para criptografar os dados de e-mail e seu destinatário usa uma chave privada correspondente para descriptografá-los.

Nota: Para que a criptografia S/MIME funcione, tanto você (o remetente) quanto seu destinatário intencional precisam ter a criptografia habilitada, e você precisa ter a chave pública do destinatário para criptografar suas mensagens para que apenas eles possam descriptografá-las. Uma maneira simples de garantir que você e o seu destinatário tenham as chaves públicas/privadas correspondentes é enviar um ao outro um e-mail com um certificado assinado antes de lhes enviar um e-mail criptografado. Desta forma, cada um terá a chave pública do outro para encriptar os e-mails.

Essencialmente, a diferença entre usar criptografia SSL de e-mail e enviar um e-mail criptografado é a diferença entre proteger seu canal (dados em trânsito) e proteger a própria mensagem (dados em repouso de proteção de dados). Vamos considerar o seguinte exemplo:

  • Proteger dados em trânsito é como falar normalmente (enviar uma comunicação em texto simples) através de uma linha telefónica segura/encriptada. Isto é ótimo para manter os atacantes do man-in-the-middle (MitM) fora do canal de comunicação. Mas e se alguém se infiltrou no seu escritório e está escondido na bolha ao lado da sua?

    • Proteger dados em repouso, por outro lado, é como falar em código através de uma linha telefónica não encriptada/não encriptada. Isto protege e encripta a sua mensagem para que mesmo que um atacante entre no seu escritório, eles não possam desencriptar a sua mensagem porque não têm a chave privada do destinatário pretendido.

Usar criptografia de e-mail garante que a mensagem e os anexos do seu e-mail estejam protegidos antes de serem enviados para um servidor de e-mail e permanecerão seguros/encriptados até que o seu destinatário com a chave privada acesse a mensagem. Portanto, ao invés de proteger apenas o canal de comunicação, você está protegendo a mensagem em si.

Passo a Passo: Como Enviar E-mail Criptografado em Três Clientes de E-mail

Independentemente do cliente de e-mail ou plataforma que você usa, o primeiro passo para usar S/MIME implica em obter um certificado de criptografia de e-mail, o que você pode fazer comprando um diretamente de uma autoridade certificadora (CA) ou de um revendedor respeitável. O próximo passo é instalar o certificado no seu cliente/plataforma de e-mail.

Vendo como os certificados S/MIME são o que fazemos – juntamente com o fornecimento de outras soluções de segurança digital como certificados SSL, plataformas de gestão de PKI, etc. – já escrevemos artigos sobre como instalar estes certificados no Outlook para Mac e sistemas Windows. Para instruções explícitas sobre como instalar estes certificados, consulte estes artigos focados na Apple e no Windows.

Assumindo que você já tem estes certificados instalados, vamos passar às nossas instruções passo-a-passo de como enviar e-mails criptografados nos três clientes de e-mail a seguir: GoogleSuite, Outlook 2016, e Mac Mail.

Como enviar um e-mail criptografado no Gmail

Google logo

Embora o Google tenha prometido criptografia de e-mail end-to-end para os usuários em sua plataforma Gmail há quase cinco anos, o gigante da internet ainda não cumpriu com a sua palavra. Por um período, o G Suite estava vendendo e suportando a Criptografia de E-mail G Suite (GAME) da Zix como sua própria forma de criptografia de e-mail. No entanto, desde 30 de abril de 2018, o Google não vende mais ou suporta o serviço. Boa notícia? As empresas que utilizam o G Suite podem utilizar o S/MIME. O senão? É hospedado S/MIME, o que significa que o Google hospeda os S/MIMEcertificados dos clientes em seus servidores.

Os serviços de e-mail Gmail do Google oferecem Basic, Business, andEnterprise. Os sites da empresa mostram que os três usam criptografia TLS servidor-a-servidor. No entanto, apenas os usuários de nível empresarial (usuários do G Suite Enterprise e G Suite Enterprise for Education) podem tirar vantagem da criptografia S/MIME hospedada.

Terá de activar S/MIME na consola Google Admin para o GSuite e carregar o seu certificado para o servidor do Google. Uma vez feito isso, você pode criptografar e assinar digitalmente seus e-mails enviados no Google Suite (Enterpriseor Education) fazendo o seguinte:

  1. Criar um novo e-mail e escrever sua mensagem,adicionar anexos, adicionar um destinatário, etc.
  2. No canto superior direito da sua tela (próximo aCC e BCC), clique no ícone de cadeado.
  3. Click ViewDetails para ver se o seu destinatário tem a criptografia ativada ou para alterar suas configurações S/MIME.
  4. Selecione Configurações.
  5. Click EnhancedEncryption (with digital signature)and select Ok.
  6. Hit Send.

How to Send an Encrypted Email in Outlook 2016

Encrypting an email — or all outgoing messages — is a prettystraightforward process in Outlook. Once you’ve installed your certificate,there’s really nothing to it.

To encrypt an outgoing email in Outlook 2016:

  1. Create a new email and write out your message,add attachments, etc.
  2. Select the Optionstab.
  3. Select the dropdown for Encrypt from the menu.
  4. Click Encryptwith S/MIME.
  5. Add you recipient’s name and a subject line tothose corresponding fields.
  6. Hit Send.

… And that’s it. It’s really that simple.

Mac Mail Encryption: Como enviar e-mail encriptado no Mac Mail

Não se preocupem, utilizadores Apple – não nos esquecemos de vocês. A grande novidade para os utilizadores Apple que desejam aumentar a segurança do seu e-mail é que o Apple Mail suporta S/MIME logo a partir da caixa. Isto significa que quando você compra e instala um certificado S/MIME, você não precisa pular por um punhado de hoops para usá-lo. Eles realmente facilitam.

Após você carregar o certificado na loja de chaves do seu computador, o Mac Mail configura automaticamente o certificado para assinatura digital e a opção de criptografia. Não há nenhuma configuração necessária fora do keychain accessutility. Você pode simplesmente clicar para ativar/desativar a assinatura e a criptografia. Novamente, o usuário precisaria ter a chave pública do destinatário para criptografar para um (ou muitos) destinatários.

O que isto significa é que para enviar um e-mail criptografado e assinado digitalmente usando o Correio da Apple:

  1. Abra o Apple Mail e cria um novo email.
  2. À direita do campo de assunto, seleccione o ícone do cadeado.
  3. Para assinar digitalmente o seu e-mail, seleccione a marca de verificação junto a ele para encriptar a mensagem.
  4. Crie o conteúdo do seu email e carregue quaisquer tags

    5. li>Hit Send.

Não fica muito mais fácil do que isso.

Pensamentos Finais

A assinatura e encriptação de correio electrónico são uma obrigação para as empresas no mundo adigital. Todos os dias, as grandes empresas estão fazendo manchetes ao cair em esquemas de phishing – e as pequenas empresas também não estão a salvo desses ataques. Podemos dizer honestamente que não queremos ver o seu negócio como uma das próximas manchetes relacionadas.

Você não está vendo essas opções para o seu cliente de e-mail? Isso pode ser porque você precisa comprar e instalar um certificado S/MIME. Sem isso, você não poderá ter acesso às funcionalidades de assinatura e criptografia de e-mail que discutimos neste artigo. Whether you’re a smallor midsize business (SMB) or a largecorporation, our team can help you find the right certificate to meet yourneeds. Hit us up withany questions or to learn more.

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