Escreva a Carta de Inquérito: A Step in the Right Direction

Originalmente escrito por Shannon McBride

Shannon McBride está há mais de 20 anos no negócio de escrever subsídios para organizações sem fins lucrativos, escolas, universidades e municípios. Sua empresa, Consulting Connections, Inc., também oferece treinamento e consultoria no mundo das propostas comerciais. Ela é autora do livro, Writing Grants for the Common Good, e ensina a outros como melhorar suas habilidades na busca de subsídios através de workshops públicos e webinars.

Muitos autores de subsídios agora preferem que os pedidos de apoio financeiro sejam apresentados em uma carta de intenção ou em formato de inquérito, em vez de como uma proposta completa. Isto ajuda os potenciais financiadores a decidir se estão suficientemente interessados no projeto para pedir uma proposta formal de subsídio. (Agências governamentais não exigem tal carta, no entanto, porque têm um processo mais formal para qualificação.)

O LOI: A Thumbnail Sketch of Your Nonprofit

O LOI dá ao financiador um esboço em miniatura da sua organização, a necessidade que você está abordando, e uma descrição do seu plano de projeto. Os fundadores normalmente designam um administrador de subsídios (GA) para selecionar cartas de consulta ou intenção de decidir se o programa é digno de revisão e possível financiamento.

Grants administradores irão rapidamente ‘escanear e escanear’ as cartas e se eles acharem que financiar o seu programa pode ser uma forte probabilidade, você pode ser solicitado a obter informações adicionais ou convidado a apresentar uma proposta de subsídio.

Vale a pena o investimento de tempo.

Quando você envia uma LOI, você aprende se a sua proposta de subsídio completa será considerada – o que é preferível a perder tempo e esforço escrevendo uma proposta completa para um financiador improvável de apoiar o seu projeto.

A LOI pode requerer quase tanto tempo para desenvolver como uma proposta completa. Usar menos palavras para entregar sua mensagem requer mais elaboração de textos concisos.

Vamos começar organizando o LOI da maneira “certa”.

P>Embora não haja uma carta de consulta “boilerplate”, se você organizar seu LOI de acordo com os principais tópicos mostrados abaixo, ele tem mais chances de chegar ao gatekeeper – a administração de subsídios – e ao conselho para revisão.

1. Linha de assunto. Inclua uma linha de assunto para que os leitores possam identificar imediatamente o conteúdo da carta – mesmo antes de ler o texto.
2. Introdução. Explique porque você lhes enviou a carta de consulta para saber se você pode ser convidado a enviar uma proposta completa. Inclua o montante de financiamento que você está solicitando nesta seção. Também forneça um breve resumo executivo.
3. Visão geral da organização. Forneça uma breve visão geral da sua organização com um foco claro na sua capacidade de satisfazer a necessidade declarada. Descreva o pessoal e suas qualificações relevantes relacionadas com o projeto. (Guarde a declaração de missão para a sua proposta completa.)
4. Declaração de necessidade ou problema. Descreva claramente a necessidade ou o problema. Inclua demografias relevantes, alguns exemplos concretos do problema e dados estatísticos de suporte.
5. Descrição do projeto. Mostre que você tem uma solução viável adequada à necessidade. Descreva brevemente o projecto e inclua actividades de apoio, envolvimento directo do pessoal e títulos, e objectivos desejados.
6. Outras fontes de financiamento. Liste outras fontes de financiamento, incluindo agências governamentais e fundações públicas e privadas, incluindo aquelas que você está se aproximando atualmente para obter apoio financeiro.
7. Adeque-se ao foco do financiador. Comunique claramente como seu projeto se relaciona com suas diretrizes de financiamento e filosofia filantrópica.
8. Encerramento claro. Embrulhe a carta com as informações de contato. Certifique-se de que seus leitores estão disponíveis para responder quaisquer perguntas adicionais que possam não ser abordadas na carta. Mostre apreço por eles ao considerar seu pedido.
9. Anexos. Inclua apenas os anexos claramente explicitados pelas diretrizes dos possíveis financiadores. Anexe um orçamento do projeto mostrando claramente a relação entre apoio financeiro e sustentabilidade do projeto.

Como escrever as partes principais da carta de consulta.

Utilize o limite recomendado de três páginas para descrever claramente seu projeto, incluindo seu foco filantrópico. Forneça as informações do orçamento como um anexo separado de 2 – 3 páginas.

Introduzir a carta com um breve resumo executivo.

A introdução ao LOI é um breve sumário executivo. Inclua o nome da sua organização, a quantidade de financiamento que você está solicitando e o nome do programa ou projeto. Descreva as qualificações da equipe do seu projeto e seu método para avaliar o sucesso do programa, e forneça um cronograma para o projeto.

Inclua o valor do financiamento que você está solicitando antecipadamente (ao invés de no final da carta) para que os leitores não tenham que procurar por ele. Aqui está um exemplo da primeira linha de uma introdução para uma carta de investigação.

Estou escrevendo em nome do Habitat for Humanity de Central Idaho para perguntar se podemos apresentar uma proposta formal para um subsídio de $15.000 da West Valley Farm Foundation. O subsídio será usado para a aquisição de um dos dois lotes de construção com o preço de compra de $75.000 cada.

Descreva sua organização, incluindo sua história e programas de sucesso.

Inclua uma breve história de sua organização sem fins lucrativos (quando foi formada e com que propósito) e uma breve descrição de seus programas. Se você é uma organização sem fins lucrativos, descreva os programas que pretende oferecer como resultado dos seus esforços de angariação de fundos.

1. Conecte claramente as actividades actuais da sua organização sem fins lucrativos e o que pretende realizar no futuro com o financiamento solicitado.
2. Descreva dois ou três projectos que tenha executado com sucesso. Se a sua organização é nova, aborde os seus planos relacionados com o projecto alvo.

li>Descreva de forma resumida como a organização sem fins lucrativos é gerida. Inclua descritores como “liderança forte da diretoria”, “gerenciamento robusto” ou “melhoria contínua”.

3. Focalize na capacidade de sua organização sem fins lucrativos de atender às necessidades declaradas. O exemplo abaixo ilustra na primeira frase do parágrafo introdutório o sucesso dos programas desta organização nos últimos seis anos.

p>HHCI está trabalhando no condado Olympus desde 2011, construindo casas em parceria com aqueles que precisam de moradia decente e acessível. Em menos de sete anos, a nossa organização completou dez casas para famílias de baixa renda, fornecendo moradia acessível a mais de 75 membros da família.

Prover uma declaração convincente de necessidade, incluindo o impacto na comunidade que você serve.

Os leitores devem compreender e aceitar a urgência da necessidade e a validade do seu pedido de financiamento, so you must be able to—

• Explain how your program will either eliminate or at least lessen the impact of the problem.
• Clearly describe the community or individuals most effected.
• Provide relevant statistical data as well as a few concrete examples to support the data

After reading the example below, do you feel that the community impacted by the problem was adequately described? What are the outcomes included in the need statement?

People who have spent their lives in poverty and live on the edge of homelessness have neither the resources nor the skills required for home ownership.

Habitat homeowners generally come into the program full of fear and mistrust from their years of experiencing disappointment, poverty, and discrimination. Through participation in our program, they come to understand previously intimidating terms associated with purchasing a home. Most individuals who have never needed such skills learn home maintenance and repair.

Describe the project and include major goals and objectives.

Describe your program, project, or activity as it relates to the need or problem described under the Statement of Need as previously discussed. Include your desired objectives, major activities, and names and titles of key project staff. Save your eloquence for later. Se você for convidado a apresentar uma proposta completa, você apresentará essas informações com mais detalhes.

Se você estava avaliando este subsídio para apoio, quão rapidamente você acha que poderia localizar as metas e objetivos do projeto nesta declaração de métodos?

Para apoiar nossa meta de tirar as famílias da pobreza através da propriedade da casa, nossos objetivos são parte integrante do programa.

Duas famílias são selecionadas para serem colocadas em nosso cronograma anual de construção de duas casas. Os membros da família frequentam um curso de treinamento de quatro meses para proprietários de casas, onde aprendem habilidades como orçar e realizar reparos e manutenção doméstica, e ser um bom vizinho. Durante este período, eles começam o seu compromisso com a equidade do suor. Os adultos são obrigados a dar 250 horas de suor para a construção de sua própria casa, bem como serviços comunitários.

Descreva o financiamento presente e futuro e todas as fontes de apoio.

Inclua uma lista de seus atuais apoiadores do programa como parte do orçamento que você anexar à carta de consulta. O apoio de outros implica que o seu projeto é viável e digno de ser financiado.

Forneça os nomes de outros financiadores ou entidades governamentais que você abordou para obter financiamento. Os financiadores querem ter certeza de que você continua buscando outras opções de financiamento.

Este exemplo inclui referência a apoiadores da comunidade pelo nome, e também repete um dos objetivos do programa (moradia acessível).

Habitat houses são compradas por famílias a preços acessíveis a Iowa de baixa renda, graças ao trabalho doado de nossos voluntários e ao apoio financeiro de organizações como o City Bank, a Simmons Family Foundation, Wells Fargo Bank, Salisbury Homes, e a Home Builders Association of Iowa. Uma lista de doadores atuais e potenciais está incluída com o orçamento do programa anexo.

Conecte seus objetivos com o foco do financiador: explique os benefícios de sua solução.

p>Seu LOI deve estabelecer uma conexão entre os objetivos de seu projeto e os interesses filantrópicos do financiador. Aqui estão algumas sugestões de como tecer tais referências em todo o seu LOI:

• Explique como o projeto se encaixa nas prioridades de doação deles. Tenha em mente a comunidade que eles servem, tipo de apoio, e áreas favoritas do programa (tudo o que você conhece ao rever as diretrizes).
• Clarifique porque você acha que seu projeto se encaixa bem no foco e prioridades de doação deles.
• Utilize declarações claras de benefícios, sempre focando na necessidade deles de um bom retorno sobre o investimento.

Este exemplo sugere na frase inicial que o requerente do subsídio compreende e compartilha os objetivos do financiador.

p> Sabemos que a West Farm Insurance Foundation se orgulha de fazer subsídios para aquelas organizações que melhoram diretamente a qualidade das comunidades onde os funcionários da West Farm trabalham e vivem. A HHCI apóia objetivos e focos similares, ajudando as famílias de baixa renda a realizar seus sonhos de propriedade da casa, melhorando assim o ambiente das comunidades onde eles moram e fazem compras. A seguir estão algumas das formas pelas quais este projeto já beneficia a comunidade….

Abrir com uma breve declaração de encerramento.

Restabelecer a intenção do projeto. Em seguida, forneça informações claras de contato para um possível acompanhamento. Diga aos seus leitores o que vem a seguir e como você pode ser contatado; inclua seu número de telefone, mesmo que ele possa aparecer em seu papel timbrado. Agradeça ao financiador por considerar seu pedido.

Perguntando-se quando enviar sua carta de consulta?

Pós estabelecer os prazos para enviar propostas completas, você pode decidir o melhor momento para enviar uma LOI (depois que a poeira tiver assentado). Uma regra geral: Envie sua carta trinta dias após o prazo anterior para que o financiador tenha tempo suficiente para analisá-la e decidir se deseja que você envie uma proposta completa.

Por exemplo, os prazos de candidatura de 2017 para apresentar um pedido de subsídio a uma fundação de um grande banco são 28 de fevereiro (Artes e Cultura, Oportunidade Econômica) e 31 de maio (Educação, Oportunidade Econômica).

Utilize as dicas que compartilhamos para desenvolver um modelo de carta de consulta para agilizar a elaboração de sua proposta.

Após fazer apenas algumas pequenas alterações baseadas nos requisitos do potencial financiador, você deve ser capaz de usar uma carta de consulta “boilerplate” para continuar a preencher o pipeline de financiamento potencial. Continue enviando cartas de consulta para aumentar suas chances de ser convidado a enviar uma proposta completa.

Você pode se conectar com Shannon enviando um e-mail para [email protected].

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