“Net 15” ou “Net 30”? – Don’t Get Your Hopes Up

por Elaine R. Firestone, ELS

Parte de ser um bom (e rentável) profissional freelance é entender o lado do negócio – tanto o seu como o dos seus clientes. Embora eu seja editora há mais de 30 anos, também sou uma pessoa de negócios que entende os caprichos dos departamentos de contabilidade (venho de uma longa linha de contadores e contabilistas).

Felizmente, o que falta à maioria dos freelancers é conhecimento básico de contabilidade e sistemas de contabilidade na América Corporativa. Eu não estou falando sobre que software seus clientes usam para sua contabilidade. Estou falando do que acontece do outro lado, ou seja, o que acontece com uma fatura uma vez que você a envia e como ela é processada, o que termina em você ser pago. Você precisa ter verborreia nos seus contratos que especifique os termos de pagamento e o(s) cronograma(s) de pagamento, e o cliente tem que concordar com os seus termos. Há mais sobre termos de contrato mais tarde.

Primeiro vamos falar sobre os departamentos de contabilidade corporativa. A maioria das empresas tem um ciclo contábil que é composto em parte por suas práticas comerciais particulares e em parte por quando certos registros são devidos para relatórios e impostos locais, estaduais e federais. As grandes empresas têm departamentos separados de Contas a Pagar e Contas a Receber, enquanto que nas empresas menores estas funções contabilísticas estão muitas vezes no mesmo departamento ou mesmo na mesma pessoa que faz todo o trabalho de contabilidade. Os cheques são “cortados” (feitos) numa determinada data todos os meses; os lançamentos podem ser colocados em livros contábeis numa determinada data; vários relatórios são executados em determinados dias; vários impostos são pagos em determinados dias; e uma série de outras coisas acontecem entre.

Isso é tudo bem e boa e agradável de se ter, mas como isso afeta você e seu negócio? Como exemplo, digamos que você tem “net 15” no seu contrato com um cliente. Você termina um projeto no dia 4 de junho, e envia a fatura para eles no dia 5 de junho. De acordo com os termos líquidos 15 no seu contrato com eles, você espera ter um cheque em mãos no dia 20 de junho porque 20 de junho é 15 dias depois de 5 de junho, ou seja, os “líquidos 15” no seu contrato. Mas…você só recebe o cheque no dia 20 de julho. Você está frustrado, chateado, irritado, irritado, etc., porque na sua mente está um mês atrasado. Para a empresa, no entanto, isto é aceitável. Porquê? O que estás a perder? Faltam-lhe duas informações vitais: conhecimento sobre (a) o processo de revisão da sua factura – e todas as empresas têm um processo de revisão em vigor, mesmo que não seja mais do que a pessoa que encomendou os serviços escrevendo “OK” na factura, e (b) quando a empresa realmente corta cheques.

Vamos falar primeiro sobre o processo de revisão. Às vezes o processo de revisão é para ver se seu trabalho está de acordo com os padrões do cliente. Ocasionalmente, alguém para além do seu ponto de contacto imediato pode inserir a sua opinião no processo de revisão; e por vezes o processo de revisão é para se certificar de que tudo está lá e completo.

Por vezes, fazer o seu trabalho passar por um processo de revisão antes de poder ser pago atrasa muito o tempo do seu pagamento. Dois exemplos disto são:

1. Quando o cliente pensa que sabe o que é bom inglês quando não sabe (ou o seu problema relacionado de quando o cliente insiste que um elemento de estilo é uma “regra” gramatical); e
2. Quando o cliente (ou alguém superior no ciclo de aprovação) decide que algo deve ser adicionado ou apagado no texto e se recusa a aprovar a sua factura até que tudo esteja como eles pensam que deve ser – independentemente do que foi dito no seu âmbito original de trabalho e/ou no seu contrato com a empresa.

É, no entanto, um direito do cliente ver se o seu trabalho está OK. Só a revisão pode levar uma ou duas semanas, dependendo do tamanho do projeto e do que seu contato tem mais a fazer.

Após seu cliente dizer que o trabalho está bem e aprovar a fatura, sua fatura é enviada para cima da cadeia para mais OKs através de muitos níveis de aprovação antes de chegar ao Accounts Payable (AP). Agora, vamos dizer (usando o exemplo acima) que finalmente chega ao AP no dia 18 de junho, mas AP só corta cheques no dia 10 de cada mês. Como o AP já cortou os cheques para junho, ele não vai mais cortar até 10 de julho. O cheque é cortado no dia 10 de julho, e então o cheque pode ou não ir para uma pessoa júnior para colocar em um envelope, selo, e correio. No entanto, devido à distância entre onde você está e a empresa, e o serviço de entrega do correio o que é, você não o recebe até 20 de julho. Veja?

A maioria das empresas não vai largar tudo para cortar um cheque só para si se este estiver fora do seu ciclo normal, mesmo que o pagamento seja feito electronicamente, directamente para o seu banco.

alguns dos problemas de pagamento que poderá enfrentar podem ser contratuais, especialmente se não tiver especificado as condições de pagamento no seu contrato. Se você apenas colocar “Net 15” na sua fatura, o cliente pode não ser capaz de cumprir um cronograma de pagamento de 15 dias. Isto tem de ser tido em conta ao negociar os seus honorários. Na verdade, durante as negociações do contrato é o momento de aprender os procedimentos de pagamento do seu cliente e de contabilizar – nos seus honorários – quaisquer atrasos de pagamento que possam ocorrer.

Outros problemas podem ser devido à logística interna do cliente. Por exemplo, o seu contacto OK a sua factura imediatamente, mas a próxima pessoa na fila para OK está de férias por uma semana e não nomeou alguém para aprovar o pagamento durante a sua ausência. (Infelizmente, já vi isso acontecer demasiadas vezes para contar, embora, felizmente, não na minha carreira de freelancer.)

Os dois métodos primários para lidar com a falha do cliente em pagar a tempo são:

1. Não trabalhe para eles – o que seria uma pena se você os valoriza, e eles valorizam você; e
2. Grin e carregue e trabalhe no tempo que o cliente leva para pagar no seu orçamento pessoal e, como já foi dito anteriormente, nos seus honorários.

Se você não descobrir com antecedência e colocar no seu contrato, pergunte qual é o cronograma de contas a pagar para que você possa enviar seu trabalho e suas faturas a tempo de receber o pagamento o mais rápido possível. Dito isto, você deve sempre tentar ter uma almofada financeira para sacar se a necessidade surgir, como é o caso aqui com os pagadores atrasados, ou se você perder um cliente (ou a sua saúde). Você nunca deve depender de apenas um ou dois clientes para a maior parte do seu sustento.

Elaine R. Firestone, ELS, é um editor e compositor científico e técnico premiado – e certificado pelo conselho – especializado em ciências físicas e agrícolas. Após mais de 25 anos de carreira de edição para a NASA, Elaine iniciou a ERF Editorial Consulting, onde seu lema é “ERF” não são apenas as minhas iniciais – é o que você recebe: Edições. Resultados. Produto final.©