Orientação do Funcionário: Manter novos funcionários a bordo
Orientar os funcionários para seus locais de trabalho e seus empregos é uma das funções mais negligenciadas em muitas organizações. Um manual do funcionário e pilhas de papéis já não são suficientes quando se trata de receber um novo funcionário na sua organização.
As queixas mais frequentes sobre a orientação de novos funcionários são que é avassaladora, aborrecida, ou que o novo funcionário é deixado a afundar ou a nadar. Os funcionários sentem como se a organização despejasse muita informação sobre eles que eles deveriam entender e implementar em muito pouco tempo.
O resultado é muitas vezes um novo funcionário confuso que não é tão produtivo quanto ele poderia ser. Também é mais provável que ele deixe a organização dentro de um ano. É caro tanto para o empregador quanto para o empregado. Multiplique isso pelo número de funcionários que você contrata a cada ano, e o custo de rotatividade torna-se significativo.
Com uma contínua escassez de mão-de-obra, o desenvolvimento de uma experiência efetiva de orientação ao funcionário continua a ser crucial. É fundamental que novos programas de contratação sejam cuidadosamente planejados para educar o funcionário sobre os valores e história da organização e sobre quem é quem na organização.
Um programa de orientação bem pensado, com duração de um dia ou seis meses, ajudará não só na retenção dos funcionários, mas também no aumento da produtividade dos funcionários. As organizações que têm bons programas de orientação aceleram a velocidade do trabalho de novas pessoas, têm melhor alinhamento entre o que os funcionários fazem e o que a organização precisa que eles façam, e têm taxas de rotatividade mais baixas.
Objetivos da Orientação
Os funcionários têm que perceber que a orientação não é apenas um gesto bonito colocado pela organização. Ela serve como um elemento importante de acolhimento e integração da organização.
Para Reduzir Custos de Arranque
A orientação pode ajudar o funcionário a se levantar muito mais rapidamente, reduzindo assim os custos associados à aprendizagem do trabalho.
Para Reduzir Ansiedade
Um funcionário, quando colocado numa nova e estranha situação, experimentará ansiedade que pode impedir a sua capacidade de aprender a fazer o trabalho. Uma orientação adequada ajuda a reduzir a ansiedade que resulta da entrada numa situação desconhecida e ajuda a fornecer orientações de comportamento e conduta, para que o empregado não tenha de experimentar o stress de adivinhar.
Diminuir a rotatividade dos empregados
A rotatividade dos empregados aumenta à medida que os empregados sentem que não são valorizados ou são colocados em posições onde não podem possivelmente fazer o seu trabalho. A orientação mostra que a organização valoriza o funcionário, e ajuda a fornecer as ferramentas necessárias para o sucesso no trabalho.
Para Poupar Tempo para o Supervisor
Simplificando, quanto melhor for a orientação inicial, menos provável é que os supervisores e colegas de trabalho tenham de passar tempo a ensinar o funcionário. Você pode cobrir eficaz e eficientemente todas as coisas sobre a empresa, os departamentos, o ambiente de trabalho, e a cultura durante a orientação. O gerente e os colegas de trabalho terão apenas de reforçar estes conceitos.
Desenvolver Expectativas Realistas de Emprego, Atitudes Positivas e Satisfação no Trabalho
É importante que os funcionários aprendam o mais rápido possível o que se espera deles, e o que esperar dos outros, além de aprender sobre os valores e atitudes da organização.
Embora as pessoas possam aprender com a experiência, elas cometerão muitos erros desnecessários e potencialmente prejudiciais. Os principais motivos pelos quais os programas de orientação falham: O programa não foi planejado; o funcionário não estava ciente dos requisitos do trabalho; o funcionário não se sente bem-vindo.
A orientação do funcionário é importante – a orientação proporciona muitos benefícios, e você pode usar o feedback dos funcionários participantes para tornar suas orientações ainda melhores.
Todos os novos funcionários devem completar um novo programa de orientação de funcionários que é projetado para ajudá-los a se ajustar aos seus empregos e ambiente de trabalho e para incutir uma atitude positiva de trabalho e motivação no início.
Um programa de orientação de novos funcionários pensativo pode reduzir a rotatividade e economizar milhares de dólares para uma organização. Uma razão pela qual as pessoas mudam de emprego é que nunca se sentem bem-vindas ou parte da organização à qual se juntam.
O que é necessário incluir no processo?
O princípio mais importante a transmitir durante a orientação é o seu compromisso com a melhoria contínua e a aprendizagem contínua. Dessa forma, os novos funcionários tornam-se confortáveis em fazer perguntas para obter as informações de que precisam para aprender, resolver problemas e tomar decisões.
Um processo de orientação bem pensado requer energia, tempo e compromisso. Contudo, geralmente compensa para o colaborador individual, para o departamento e para a organização. Um exemplo disso é o sucesso do condado de Mecklenburg (Carolina do Norte) em renovar seu programa de orientação aos funcionários.
O empregador queria estar à altura de seu credo de funcionários sendo o maior recurso da organização. Em 1996, como parte de uma iniciativa maior de redesenhar os serviços para atender às necessidades dos clientes, a equipe do Departamento de Recursos Humanos do condado de Mecklenburg tomou uma decisão inteligente. Eles viam os novos funcionários como parte da sua base de clientes e perguntavam aos seus clientes o que eles queriam.
Foi perguntado aos funcionários o que eles queriam e precisavam da orientação. Também lhes perguntaram o que eles gostavam e não gostavam de orientação. Foi perguntado aos novos funcionários o que eles queriam saber sobre a organização. Além disso, foi perguntado aos gerentes seniores da organização o que eles acreditavam ser importante para os funcionários aprenderem ao ingressar na folha de pagamento do condado.
Usando o feedback coletado dos funcionários, a equipe de treinamento de RH de Mecklenburg primeiro percebeu que atender às necessidades dos funcionários exigia mais de meio dia de treinamento. Confiando no feedback dos funcionários, os treinadores elaboraram uma orientação de um dia que deu aos funcionários o que eles disseram que queriam e o que a alta gerência acreditava que os funcionários precisavam saber.
Essencialmente, o mix de orientações agora inclui os tópicos menos empolgantes como W-2s e várias políticas e procedimentos, mas também inclui detalhes que permitem ao funcionário saber algo sobre a organização.
Need mais sobre como planejar uma orientação para o funcionário que seja benéfica e divertida?
Perguntas chave de planejamento
Profissionais de recursos humanos e gerentes de linha precisam primeiro considerar questões chave de planejamento de orientação para novos funcionários antes de implementar ou renovar um programa atual. Estas são as perguntas-chave a fazer.
- Que coisas os novos empregados precisam saber sobre este ambiente de trabalho que os tornariam mais confortáveis?
- Que impressão e impacto você quer ter no primeiro dia de um novo empregado?
- Que políticas e procedimentos-chave os empregados devem ter conhecimento no primeiro dia para evitar erros no segundo dia? Concentre-se em questões vitais.
- Que coisas especiais (secretária, área de trabalho, equipamento, instruções especiais) pode proporcionar para que os novos empregados se sintam confortáveis, bem-vindos e seguros?
- Que experiência positiva pode proporcionar à nova empregada que ela poderia discutir com a sua família no final do primeiro dia de trabalho? A experiência deve ser algo para que o novo funcionário se sinta valorizado pela organização.
- Como você pode ajudar o supervisor do novo funcionário a estar disponível para o novo funcionário no primeiro dia para dar atenção pessoal e transmitir uma mensagem clara de que o novo funcionário é uma adição importante para a equipe de trabalho?
Como colocar o seu melhor pé em frente para um novo funcionário
P>Posto que as primeiras impressões são cruciais, aqui estão algumas dicas para colocar o seu melhor pé em frente. Divirta-se um pouco. Concentre-se apenas nos tópicos muito importantes do manual. Jogue alguns jogos – isso pode ajudar as pessoas a aprender. Os jogos incluem:
Foto Match: após o tour. Cada funcionário recebe fotos de outros funcionários e uma lista de nomes. O objetivo é combinar o nome com o rosto.
Signature Hunt: Enquanto os funcionários fazem uma visita guiada às instalações, forneça-lhes um pedaço de papel com os nomes de vários associados que eles irão encontrar. Em seguida, é-lhes pedido que obtenham as assinaturas das pessoas que vão encontrar. O funcionário que obtiver mais assinaturas de uma variedade de novos colegas de trabalho recebe um prêmio.
Outros jogos que dizem respeito ao que o funcionário aprendeu durante a orientação também são garantias eficazes de que a orientação é bem sucedida.
Passos para Fazer a Nova Contratação Ser Bem-Vindo
- Iniciar o processo antes que a nova pessoa comece a trabalhar. Envie uma agenda ao novo associado com a carta de oferta para que o funcionário saiba o que esperar. Mantenha-se em contacto depois de ele ou ela ter aceite a posição para responder a perguntas. Certifique-se que a área de trabalho da nova pessoa está pronta para o primeiro dia de trabalho.
- Atribuir um mentor ou amigo, para mostrar a nova pessoa, fazer apresentações e iniciar o treinamento. Deixe que o mentor tenha antecedência suficiente para que eles possam fazer os preparativos. O relacionamento de mentor deve continuar por 90 dias e pode continuar por muito mais tempo se o par fizer uma ótima conexão. Muitos relacionamentos continuam por anos e podem até se transformar em um patrocínio.
- Dê alguma diversão. Concentre-se apenas nos tópicos muito importantes do manual. Jogue alguns jogos – isto pode ajudar as pessoas a aprender.
- Esta é uma boa hora para o supervisor levar o funcionário para almoçar, incluir outros colegas de trabalho, e certificar-se de que o funcionário está à vontade. É também um excelente ambiente no qual os funcionários podem conhecer uns aos outros e o novo colega de trabalho.
- Ask para feedback. Descubra a partir de antigas novas contratações como eles perceberam o processo de orientação, e não tenha medo de fazer mudanças com base nessas recomendações. Você pode enviar uma avaliação duas a quatro semanas após o funcionário ter começado, e perguntar: Agora que você já está na empresa há algum tempo, a orientação do novo funcionário atendeu às suas necessidades?
Após o funcionário ter trabalhado para você por algum tempo, ele descobre o que deveria ter aprendido, mas não na orientação. No condado de Mecklenburg, após seu processo de redesenho, uma das instrutoras, Allyson Birbiglia disse: “Reconhecemos que temos que melhorar continuamente a orientação para atender às necessidades de mudança dos nossos clientes. What works now may not serve our employees well next month or next year.”
li>Certifique-se de que os colegas-chave sabem que o funcionário está começando e incentive-os a vir dizer “olá” antes de começar a orientação. Uma nova carta de boas-vindas com uma agenda permite aos colegas de trabalho permanecerem em contato com o novo funcionário e sua agenda.
li>Inicie com o básico. As pessoas tornam-se produtivas mais cedo se estiverem firmemente alicerçadas nos conhecimentos básicos de que necessitam para compreender o seu trabalho. Concentre-se no porquê, quando, onde, e como da posição antes de esperar que eles lidem com tarefas ou grandes projetos. Não os sobrecarregue com demasiada informação.li>Dê exemplos sobre como preencher formulários e a descrição do trabalho da pessoa com o pacote de orientação.
li>Forneça uma lista de FAQs com uma pessoa de contato, e número de telefone ou extensão.li>Planeje levar o novo funcionário para almoçar, ou peça para outros se juntarem ao novo funcionário na sala de almoço ou em uma sala de conferência com outros membros do departamento. O primeiro dia no trabalho não é o dia de deixar o novo funcionário sozinho durante o almoço.
li>Leve em mente a família da nova pessoa. Um novo emprego significa um ajuste para toda a família, especialmente se eles tiverem se mudado. Faça o que puder para facilitar a transição e ajudá-los a se sentirem confortáveis na comunidade.
An effective orientation program—or the lack of one—will make a significant difference in how quickly a new employee becomes productive and has other long-term impacts on your organization. The end of the first day, the end of the first week, the end of each day in your employment, is just as important as the beginning.
Help your employees feel that you want them to come back the next day, and the next, and the next.
Dr. Judith Brown is a Program Manager for Policy and Performance Management at Naval Intelligence.