9 aplicații grozave pentru organizatorii de evenimente și organizatorii de nunți

Chiar pe la începutul anului 2010 am pornit pe o nouă cale de carieră – am decis să devin planificator de evenimente. De când am început, am gestionat evenimente în Singapore, Paris, Dubai și Cancun, organizând totul, de la banchete intime la ceremonii de deschidere la scară largă. Fiecare eveniment a fost unic și am iubit fiecare moment.

Chiar dacă a fost cu doar cinci ani în urmă, când am început noul meu demers, instrumentele bune de planificare a evenimentelor erau greu de găsit. Nu existau multe soluții software sau aplicații mobile concepute pentru planificatorii de evenimente, așa că am fost nevoit să mă mulțumesc cu foi de calcul Excel, prezentări Powerpoint și o mulțime de documente Word.

Dar lucrurile s-au schimbat mult într-un timp foarte scurt.

Astăzi, planificatorii de evenimente au la dispoziție câteva instrumente destul de interesante pentru a-și simplifica fluxul de lucru complicat. Aș dori să vă împărtășesc câteva dintre cele mai bune pe care le-am făcut parte din setul meu de instrumente de planificare a evenimentelor.

Căutarea de inspirație creativă

Una dintre cele mai utile aplicații pentru a găsi inspirație creativă este Pinterest, rețeaua socială populară pentru colectarea și partajarea de imagini. Puteți răsfoi mii de fotografii și imagini pentru a găsi inspirație creativă pentru următorul dvs. eveniment. Această imensă bibliotecă de imagini este deosebit de utilă pentru a găsi idei pentru decorul, designul și temele evenimentelor.

Disponibil pe: Web, iOS și Android

Preț: gratuit

Consiliu profesional: Creați un cont Pinterest și configurați o „planșă” separată cu fiecare client. În acest fel, puteți să vă împărtășiți ideile unul altuia fără să trimiteți e-mailuri de la unul la altul.

Menținerea organizată a notițelor și a materialelor de planificare

Când vine vorba de a rămâne organizat, nu există un prieten mai bun decât Evernote. Această aplicație vă permite să vă păstrați toate „lucrurile” într-un singur loc convenabil, fie că este vorba de imagini, text, orice fel de note – chiar și pagini web întregi. De asemenea, puteți clasifica totul în funcție de necesități prin adăugarea de etichete.

Disponibil pe: Web, Mac, Windows, Android, iOS și Windows Phone

Preț: gratuit, premium pentru 5 dolari/lună, business pentru 10 dolari/lună (per utilizator)

Consiliu profesional: Instalați extensia de browser Evernote Web Clipper și salvați rapid cel mai interesant conținut pe care îl găsiți online în contul dvs. Evernote.

Power user hack: Folosiți IFTTT pentru a importa automat imaginile pe care le salvați pe panoul Pinterest, asigurându-vă că aveți totul într-un singur loc.

Comunicarea cu membrii echipei

Debutul de a gestiona o echipă mare, precum și diverși furnizori externi în același timp poate fi dificil. Dar Slack face comunicarea mai eficientă prin înlocuirea e-mailurilor lungi cu texte scurte, asemănătoare cu cele din „camera de chat”. Slack vă permite, de asemenea, să creați grupuri separate și să adăugați etichete la mesaje pentru a găsi mai ușor informații.

Disponibil pe: Web, iOS, Android, Mac, Windows (Windows Phone în curând)

Preț: gratuit (pentru până la 10.000 de mesaje), apoi planurile încep de la 7 dolari/lună (per utilizator)

Consiliu profesional: Creați grupuri diferite pentru diferite segmente ale echipei dvs. pentru a menține comunicarea de tip „dus-întors” orientată și eficientă.

Mai multe AllBusiness:

99 de citate inspiraționale pentru antreprenori

Un ghid în 12 pași pentru a vă crea prima aplicație mobilă

10 instrumente neprețuite pentru a conduce o mică afacere

Top 25 de idei de afaceri de acasă

Colectarea imaginilor de la eveniment

Ați dorit vreodată să țineți evidența întregii producții a evenimentului dumneavoastră, inclusiv a tuturor imaginilor de la furnizori și de la diferiți membri ai echipei? Capsule este o soluție excelentă. Cereți tuturor părților să descarce aplicația foto Capsule, apoi toate fotografiile pe care le fac vor fi importate în „capsula” dvs. comună online. Nu mai trebuie să alergați după toată lumea pentru fotografiile lor!

Disponibil pe: Web, Android și iOS

Preț: gratuit

Sfat profesional: recomandați această aplicație clienților dumneavoastră – vă vor iubi pentru asta! Există, de asemenea, o piață disponibilă unde utilizatorii pot comanda printuri ale imaginilor lor.

Programarea întâlnirilor

Deși probabil că lucrați cu fiecare furnizor în parte, uneori toată lumea dintr-un proiect trebuie să participe la o întâlnire de grup. Coordonarea unei date și a unei ore care să funcționeze pentru toată lumea nu este o treabă ușoară, dar Doodle vă permite să propuneți diferite opțiuni și să obțineți răspunsuri de tip sondaj de la fiecare participant.

Disponibil pe: Web, iOS

Preț: gratuit, premium pentru 39 $/an (este disponibilă și o versiune business care începe de la 69 $/an

Managementul fiecărui aspect al evenimentului dvs. Având un spațiu de lucru central, este mai ușor să rămâneți la curent cu toate aspectele. Planning Pod este conceput special pentru planificatorii de evenimente și oferă peste două duzini de instrumente de gestionare a evenimentelor. Pentru o bună prezentare generală a tot ceea ce poate face Planning Pod, urmăriți acest videoclip.

Disponibil pe: Web

Preț: încercare gratuită (30 de zile), apoi planuri care încep de la 19,99 dolari/lună

Capăt profesional: Puteți partaja Planning Pod cu echipa dvs. (și cu clienții, dacă doriți) pentru a atribui sarcini, a stabili termene limită și a gestiona toată colaborarea în echipă.

Pentru a ține clienții la curent

Planning Pod oferă o funcție care vă permite să vă țineți clienții la curent cu fiecare aspect al procesului de planificare a evenimentului, dar uneori doriți un instrument care să vă permită să le împărtășiți doar cele mai importante părți. Blossom este un instrument de gestionare a proiectelor conceput pentru a vă permite să urmăriți progresul evenimentului în etape. A fost conceput în principal pentru a fi folosit de companiile de tehnologie pentru a urmări dezvoltarea produselor, dar funcționează perfect și pentru gestionarea evenimentelor.

Blossom vă permite să creați „carduri” pentru fiecare sarcină a evenimentului, care pot fi mutate de la o etapă la alta pe măsură ce fiecare parte este finalizată. De asemenea, puteți adăuga o etapă de „aprobare a clientului” la sfârșit, care permite clientului dvs. să dea fiecărui element o revizuire finală.

Disponibil pe: Web

Preț: încercare gratuită (14 zile), apoi planuri începând de la 19 dolari/lună

Subliniați: Blossom se integrează cu Slack, facilitând urmărirea membrilor echipei cu privire la elementele listate în Blossom.

Gestionarea invitațiilor, a înregistrărilor și a biletelor

Dacă planificați un eveniment care necesită înregistrare sau emitere de bilete, Bizzabo vă permite să creați un eveniment, să adăugați tipuri de bilete, să construiți un site web pentru eveniment și să trimiteți invitații – toate într-o singură aplicație. Bizzabo vă ajută, de asemenea, să fiți la curent cu ceea ce spun oamenii în social media despre evenimentul dumneavoastră. În ziua evenimentului, aplicația vă permite să trimiteți notificări push participanților cu privire la orice întârzieri sau modificări ale programului. Pentru o bună prezentare generală a modului în care funcționează Bizzabo, urmăriți acest videoclip.

Disponibil pe: Web, iOS și Android

Preț: planurile variază de la cele gratuite până la planurile personalizate plătite

Subliniați: Bizzabo oferă un extra special pentru participanții la eveniment: aceștia pot folosi aplicația pentru a se conecta în rețea și a-și trimite mesaje unii altora pentru a stabili întâlniri, etc.

După cum puteți vedea, există o mulțime de aplicații și instrumente web minunate care vă pot ajuta să faceți din următorul dvs. eveniment unul de neuitat. Folosiți și altele pe care le-am ratat? Vă rugăm să ne împărtășiți în comentariile de mai jos.

Citiți toate articolele lui Melanie Haselmayr pe AllBusiness.com.

Articole conexe pe AllBusiness:

28 de greșeli pe care antreprenorii le fac atunci când se adresează investitorilor

25 de întrebări frecvente despre începerea unei afaceri

9 moduri cheie de a vă pregăti pentru o tranzacție de M&A

65 de întrebări pe care capitaliștii de risc le vor pune startup-urilor

Pentru informații de afaceri locale despre 15 milioane de afaceri, vizitați InBusiness.com.