Cum se creează o semnătură electronică în Excel
Crearea semnăturilor electronice în Microsoft Excel este un proces simplu. Adesea, companiile vor folosi foile Excel în același mod ca și alte documente, cum ar fi PDF-urile și fișierele Word.
Adaugarea semnăturilor electronice sau digitale la aceste documente, spre deosebire de semnăturile cu pix și cerneală, poate economisi o cantitate semnificativă de timp și resurse. Acest lucru este în special în cazul în care numeroase persoane dintr-o organizație trebuie să aprobe documentele.
În plus, oferind clienților opțiunea de a aproba rapid documentele prin adăugarea unei linii de semnătură va duce probabil la creșterea ratei de conversie și la o scădere a timpului de execuție pentru propuneri, contracte, rapoarte, facturi etc.
În această postare, vom sublinia diferențele dintre cele două tipuri principale de semnături virtuale și vă vom arăta cum să adăugați semnături electronice și linii de semnătură la documentele Excel.
Ce este o semnătură electronică?
Ce este o semnătură electronică?
În câteva cuvinte, o semnătură electronică este o marcă virtuală aplicată pe un document pentru a semnifica aprobarea. Să spunem că cineva primește un contract ca atașament la un e-mail. Acesta deschide documentul, adaugă o imagine de semnătură fotocopiată în partea de jos a ultimei pagini și îl trimite înapoi. Tocmai a aprobat electronic documentul.
Este posibil să se adauge straturi suplimentare de securitate la acest proces cu instrumente specializate. După ce un document este semnat electronic, se generează automat un certificat, iar o copie este stocată ca PDF în cloud.
În general, semnăturile electronice sunt la fel de sigure ca și semnăturile tipice scrise de mână, dacă nu chiar mai sigure. Guvernele din întreaga lume au introdus numeroase acte legislative (eIDAS, ESIGN Act, Electronic Communications Act etc.). În plus, semnăturile electronice însoțesc, de obicei, o „pistă de audit” extinsă, cum ar fi e-mailurile, ceea ce le face foarte ușor de verificat.
Ce este o semnătură digitală?
O semnătură digitală este un tip de semnătură electronică foarte sigură. Semnăturile digitale se bazează pe ceea ce se numește o infrastructură cu cheie publică (PKI) pentru a verifica documentele. Este aproape imposibil să se falsifice o semnătură digitală sau să se modifice un document odată semnat.
Persoanele care doresc să utilizeze semnături digitale trebuie să achiziționeze mai întâi un certificat digital (sau un ID digital) de la o „autoritate de certificare”. Ori de câte ori aprobă un contract, o propunere, o factură etc., ei aplică acest ID digital pe document, creând un fișier criptat unic. Acest fișier poate fi decriptat numai cu o cheie publică legată în mod explicit de acea persoană.
Pentru a adăuga o semnătură digitală în Excel (care va recunoaște automat orice certificat digital stocat pe computerul dumneavoastră), va trebui să achiziționați mai întâi un ID sau să vă creați propriul ID.
Când ar trebui să semnați în Excel?
Ar putea fi necesar să adăugați o semnătură (sau o linie de semnătură) la o pagină Excel din mai multe motive.
Iată câteva dintre cele mai frecvente:
- Aprobarea rapoartelor contabile interne și a fișierelor cu multe date.
- Solicitând clienților să aprobe facturi, tabele de prețuri, oferte de preț sau chitanțe.
- Pentru documentele Excel care conțin calcule care necesită o verificare din partea conducerii sau a contabilității.
- Un client solicită în mod specific un document sub formă de fișier Excel.
Inclusiv dacă creați majoritatea documentelor în format PDF sau Microsoft Word, este o bună practică să aveți procese clare de creare a semnăturilor electronice în Excel, în cazul în care va fi nevoie.
Cum se creează o semnătură electronică în Excel
Aveți opțiunea de a adăuga o semnătură vizibilă sau invizibilă în Excel. De asemenea, puteți crea o linie de semnătură de sine stătătoare, care va permite destinatarilor să își dea aprobarea.
Faceți următorii pași:
- Deschideți documentul Excel.
- Selectați zona în care doriți ca semnătura dvs. să meargă.
- Click pe fila Inserare și apoi selectați Text > Linie de semnătură > Linie de semnătură Microsoft Office.
- Se va afișa o casetă de dialog Configurare semnătură. Introduceți informațiile pe care doriți să apară:
-
- Semnatarul sugerat – Numele destinatarului (dacă semnați documentul, acesta va fi numele dvs.).
- Titlul semnatarului sugerat – Rolul profesional al destinatarului, de ex, „manager” sau „director general.”
- Adresa de e-mail a semnatarului sugerat – Adresa de e-mail a destinatarului.
- Instrucțiuni pentru semnatar – Orice instrucțiuni pe care doriți să le includeți.
-
- Blocați căsuțele de selectare din partea de jos a ferestrei pop-up („Allow the signature to…” (Permiteți semnatarului să…) și „Show sign date…” (Afișați data semnării…) dacă doriți să afișați data semnării și/sau să permiteți semnatarului să adauge comentarii și faceți clic pe OK.
- Click de două ori pe linia de semnătură (sau faceți clic dreapta și selectați Sign). Este posibil să vi se solicite să salvați documentul.
- Dacă nu aveți niciun certificat digital disponibil în prezent, va apărea o fereastră pop-up care vă va întreba dacă doriți să „Obțineți un ID digital”, dacă doriți să faceți acest lucru, selectați Da și urmați instrucțiunile. Alternativ, vă puteți crea certificatul utilizând aceste instrucțiuni.
- Introduceți numele dvs. în câmpul din fereastra pop-up (sau apăsați butonul de selectare a imaginii), inclusiv orice detalii suplimentare, dacă doriți să faceți acest lucru, și faceți clic pe Sign.
Cum să creați o semnătură invizibilă în Excel
Alternativ, puteți adăuga o semnătură invizibilă în Excel. Documentul dvs. semnat va avea o filă Semnături în partea de jos a paginii:
Să urmați pașii de mai jos:
- Deschideți documentul Excel.
- Selectați fila Fișier și alegeți Protejați registrul de lucru > Adaugă semnătură digitală.
- Completați câmpurile pop-up și faceți clic pe Semnați.
Cum adăugați un fișier Excel la un document în PandaDoc
Dacă preferați să creați un document scris separat, mai degrabă decât o foaie de calcul pe care destinatarii să o semneze, puteți face acest lucru într-un instrument precum PandaDoc și să atașați orice fișier Excel relevant.
Să urmați pașii de mai jos pentru a adăuga un fișier Excel în PandaDoc:
- Intrați în contul dumneavoastră PandaDoc.
- Deschideți un document în fila Documente (bara de instrumente din stânga) sau încărcați unul selectând Document nou (colțul din dreapta sus).
- Select More (Mai multe) din bara de instrumente din dreapta în editorul de documente și selectați Attached files (Fișiere atașate).
- Click Upload Attachment (Încărcare atașament).
Încercați PandaDoc gratuit
PandaDoc este cea mai importantă soluție de gestionare a contractelor de pe web. O puteți utiliza pentru a adăuga rapid și în siguranță semnături și câmpuri de semnătură la documentele dumneavoastră. De asemenea, veți avea acces la o suită de instrumente de economisire a timpului, cum ar fi șabloane de documente, analize, opțiuni de automatizare și multe altele.
Înscrieți-vă pentru planul nostru „gratuit pentru totdeauna” sau profitați de o perioadă de încercare de 14 zile a unui pachet premium.
.