Diferența cheie între politici vs. proceduri

Politicile și procedurile sunt fundamentele companiei dumneavoastră. Chiar dacă nu sunt scrise, politicile și procedurile vă definesc organizația și se asigură că lucrurile se desfășoară fără probleme. Totuși, pentru cele mai bune rezultate, atât politicile, cât și procedurile ar trebui să fie scrise și codificate pentru a evita neînțelegerile sau ineficiența. Există o mulțime de softuri de „politici și proceduri” pentru a vă ajuta pe dvs. și compania dvs. să puneți pe hârtie aceste reguli și procese și să le împărtășiți cu angajații; în practică, care sunt diferențele dintre politici și proceduri și cum vă va ajuta un soft de politici și proceduri să le gestionați?

Definirea politicilor

Politicile sunt principiile mari, generale ale organizației dvs. Ele stabilesc direcția, ghidează și influențează procesul decizional. Politicile ghidează acțiunile și strategiile de zi cu zi, dar permit flexibilitate – marele cuvânt cheie pentru politici este „ghidare”. Acestea stabilesc un cadru de filosofii de management, scopuri și obiective. Politicile pot fi determinate de filozofia de afaceri, de concurență, de presiunea pieței, de legi sau reglementări și, în multe cazuri, de toate acestea.

Politicile companiei tind să aibă subiecte cum ar fi utilizarea rețelelor de socializare, concediul medical și concediul plătit, comportamentul acceptabil la locul de muncă și codurile de conduită, îmbarcarea și concedierea angajaților, discriminarea la locul de muncă și certificările și licențele corespunzătoare, printre o multitudine de alte subiecte, unele specifice afacerii dumneavoastră.

Definirea procedurilor

Procedurile au un obiectiv îngust; ele descriu, pas cu pas, ce acțiuni trebuie întreprinse în cazuri specifice. Procedurile au un început și un sfârșit și trebuie urmate cu strictețe pentru a obține rezultatul dorit. Natura ciclică și uniformitatea unei proceduri sunt de o importanță vitală pentru instruirea noilor angajați, pentru conformitate, pentru îmbunătățirea proceselor și pentru audit.

Exemple de subiecte procedurale includ procedurile de urgență, comandarea materialelor, operarea echipamentelor sau modul de inventariere a proviziilor și bunurilor.

Politici vs. proceduri: Câteva diferențe cheie

Când vine vorba de crearea, actualizarea și punerea în aplicare a politicilor și procedurilor dumneavoastră, există câteva diferențe cheie.
Politici:

• Se schimbă rar
• Spune cine, ce, când sau de ce
• Sunt ample și generale

Proceduri:

• Se schimbă și se îmbunătățesc continuu
• Stabilește ce, cum, când sau cine
• Oferă o descriere detaliată a activităților

Când vine vorba de crearea politicilor și procedurilor dumneavoastră, este important să înțelegeți la ce se referă fiecare și care este scopul fiecăreia. Politica companiei dvs. privind ședințele nu ar trebui să conțină un scenariu specific de urmat, la fel cum procedura dvs. de inventariere nu ar trebui să conțină doar „numărați obiectele”. De asemenea, este important să înțelegeți cât de des ar trebui actualizată fiecare dintre ele, deoarece software-ul dvs. de politici și proceduri ar trebui să fie capabil să gestioneze procedurile actualizate în permanență pe care organizația dvs. le pune la dispoziție și politicile veșnice în același timp.

De exemplu, într-o școală publică poate exista o politică potrivit căreia un exercițiu de incendiu ar trebui să aibă loc o dată pe lună; aceasta este o declarație generală și va fi puțin probabil să se schimbe. Procedura privind exercițiile de incendiu stabilește unde ar trebui să se îndrepte fiecare clasă în cazul unui exercițiu de incendiu, notând rutele specifice și oferind alternative; pe măsură ce se desfășoară exercițiile, este probabil ca procedura să se schimbe și să se îmbunătățească.

Punerea în funcțiune a politicilor și procedurilor

Nu gândiți în mentalitatea de politici vs. proceduri. Pentru a prospera, o companie trebuie să le aibă pe amândouă, nu doar una sau alta. Politicile privesc imaginea de ansamblu, în timp ce procedurile detaliază procesele individuale. Ambele își au locul lor în funcționarea de zi cu zi a organizației dvs. și în succesul angajaților.

Pentru că aceste concepte sunt atât de importante, este vital ca angajații dvs. să cunoască atât politicile, cât și procedurile companiei dvs. și să știe când să le pună în aplicare. Un software de politici și proceduri, cum ar fi TotalCompliance, vă ajută să faceți acest lucru. Faptul că aveți fișierele într-un sistem bazat pe cloud înseamnă că angajații dvs. vor avea întotdeauna acces la informațiile de care au nevoie, atunci când au nevoie de ele.

Când vine vorba de crearea de politici și proceduri, TotalCompliance oferă o funcție de flux de lucru care vă permite să trimiteți documentele printr-o revizuire riguroasă, toți cei care le revizuiesc oferind o perspectivă și permițându-vă să trimiteți cu ușurință o nouă versiune odată ce revizuirile au fost acceptate. Odată ce o politică sau o procedură a fost aprobată, TotalCompliance vă va ajuta să o comunicați publicului potrivit – până la urmă, nu fiecare birou sau grup va trebui să cunoască procedura corectă pentru inventariere, iar angajații dvs. vor economisi timp pentru a nu trebui să parcurgă documente care nu li se aplică.

Procedurile mereu actualizate și îmbunătățite pe care le creați vor beneficia de controlul versiunilor – angajații dvs. vor deschide întotdeauna un document de procedură la cel mai recent. Puteți fi siguri că angajații dvs. nu urmează linii directoare învechite.

Una dintre cele mai importante caracteristici pe care le oferă TotalCompliance este capacitatea de a le testa angajaților dvs. gradul de înțelegere. Aveți posibilitatea de a crea teste pe care angajații să le facă după ce citesc un document pentru a vă asigura că au asimilat corect informațiile. Acest lucru este foarte util pentru a promova comunicarea și ineficiența în cadrul organizației dumneavoastră, asigurându-vă în același timp conformitatea.

Another feature that helps promote compliance is tracking – TotalCompliance will let you know who has read the policy or procedure, tested and passed, and more importantly, who hasn’t completed those tasks. At that point, you can take advantage of TotalCompliance’s automated reminder feature, which increases in frequency the longer the task is unfinished, or escalates up the employees management tree.

These are just some of the benefits a policy and procedure software like TotalCompliance can offer you – request a demo today!