„Net 15” sau „Net 30”? – Don’t Get Your Hopes Up

de Elaine R. Firestone, ELS

O parte din a fi un bun (și profitabil) profesionist independent constă în înțelegerea aspectului comercial al afacerii – atât al dumneavoastră, cât și al clienților dumneavoastră. Chiar dacă sunt editor de mai bine de 30 de ani, sunt, de asemenea, un om de afaceri care înțelege capriciile departamentelor de contabilitate (provin dintr-o lungă stirpe de contabili și de îngrijitori de conturi).

Din păcate, ceea ce le lipsește celor mai mulți liber-profesioniști este cunoașterea de bază a contabilității și a sistemelor contabile din America corporatistă. Nu mă refer la ce software folosesc clienții tăi pentru contabilitate. Vorbesc despre ce se întâmplă de partea cealaltă, adică ce se întâmplă cu o factură după ce o trimiți și cum este procesată, ceea ce duce la faptul că vei fi plătit. Trebuie să aveți în contractele dvs. un text care să precizeze termenii de plată și calendarul de plată, iar clientul trebuie să fie de acord cu termenii dvs. Mai târziu vom vorbi mai multe despre termenii contractuali.

Primul rând, să vorbim despre departamentele de contabilitate ale companiilor. Majoritatea firmelor au un ciclu de contabilitate care este alcătuit în parte din practicile lor de afaceri specifice și în parte de momentul în care trebuie depuse anumite documente pentru raportări și impozite locale, de stat și federale. Firmele mari au departamente separate de Conturi de plată și de Conturi de încasat, în timp ce în firmele mai mici aceste funcții contabile se află adesea în același departament sau chiar la aceeași persoană care face toată munca de contabilitate. Cecurile sunt „tăiate” (emise) la o anumită dată în fiecare lună; intrările pot fi introduse în registre la o anumită dată; diverse rapoarte sunt rulate în anumite zile; diverse impozite sunt plătite în anumite zile; și o mulțime de alte lucruri se întâmplă între timp.

Toate acestea sunt informații bune și frumoase de avut, dar cum vă afectează acest lucru pe dumneavoastră și afacerea dumneavoastră? Ca un exemplu, să spunem că aveți „net 15” în contractul cu un client. Terminați un proiect pe 4 iunie și îi trimiteți factura pe 5 iunie. În conformitate cu termenii „net 15” din contractul încheiat cu clientul, vă așteptați să primiți un cec pe 20 iunie, deoarece 20 iunie este la 15 zile după 5 iunie, adică după „net 15” din contractul dumneavoastră. Dar… nu primiți cecul până la 20 iulie. Sunteți frustrat, enervat, supărat, supărat, etc., pentru că în mintea dumneavoastră este o lună de întârziere. Pentru companie, însă, acest lucru este acceptabil. De ce? Ce vă lipsește? Vă lipsesc două informații vitale: cunoștințe despre (a) procesul de revizuire a facturii dumneavoastră – și fiecare firmă are un proces de revizuire, chiar dacă nu este nimic mai mult decât faptul că persoana care a comandat serviciile scrie „OK” pe factură, și (b) când compania taie efectiv cecurile.

Să vorbim mai întâi despre procesul de revizuire. Uneori, procesul de revizuire este pentru a vedea dacă munca dvs. se ridică la standardele clientului. Ocazional, altcineva în afară de punctul dvs. de contact imediat își poate introduce părerea în procesul de revizuire; și, uneori, procesul de revizuire este pentru a se asigura că totul este acolo și complet.

Câteodată, faptul că lucrarea dvs. trebuie să treacă printr-un proces de revizuire înainte de a putea fi plătită încetinește foarte mult momentul plății. Două exemple în acest sens sunt:

1. Când clientul crede că știe ce este o engleză bună, când nu știe (sau problema sa conexă, atunci când clientul insistă că un element de stil este o „regulă” gramaticală); și
2. Când clientul (sau cineva mai sus în ciclul de aprobare) decide că ceva ar trebui adăugat sau șters în text și refuză să vă aprobe factura până când totul este așa cum crede el că ar trebui să fie – indiferent de ceea ce a fost prevăzut în domeniul de aplicare inițial al lucrării și/sau în contractul cu compania.

Este, totuși, dreptul clientului să vadă dacă munca dvs. este în regulă. Numai această revizuire ar putea dura o săptămână sau două, în funcție de cât de mare este proiectul și de ce altceva mai are de făcut persoana de contact.

După ce clientul dvs. spune că lucrarea este în regulă și aprobă factura, factura dvs. este trimisă în sus în lanț pentru alte aprobări prin oricâte niveluri de aprobare trebuie să treacă înainte de a ajunge la Accounts Payable (AP). Acum, să spunem (folosind exemplul de mai sus) că ajunge în cele din urmă la AP pe 18 iunie, dar AP taie cecurile doar pe data de 10 a fiecărei luni. Deoarece AP a tăiat deja cecurile pentru luna iunie, nu va mai tăia niciunul până la 10 iulie. Cecul este tăiat pe 10 iulie, iar apoi cecul poate sau nu să ajungă la o persoană mai tânără pentru a fi pus într-un plic, sigilat și trimis prin poștă. Cu toate acestea, din cauza distanței dintre locul în care vă aflați și companie, iar serviciul de livrare a corespondenței ce este, nu îl primiți până la 20 iulie. Vezi?

Majoritatea firmelor nu vor renunța la tot pentru a tăia un cec doar pentru tine, dacă este în afara ciclului lor obișnuit, chiar dacă plata se va face electronic, direct la banca ta.

Câteva dintre problemele de plată cu care te-ai putea confrunta pot fi contractuale, mai ales dacă nu ai specificat condițiile de plată în contract. Dacă ați pus doar „Net 15” pe factură, s-ar putea ca clientul să nu fie capabil să respecte un program de plată de 15 zile. Acest lucru trebuie avut în vedere atunci când vă negociați onorariul. De fapt, în timpul negocierii contractului este momentul în care trebuie să învățați procedurile de plată ale clientului dumneavoastră și să luați în calcul -în onorariul dumneavoastră- orice întârzieri de plată care este posibil să apară.

Alte probleme ar putea fi din cauza logisticii interne a clientului. De exemplu, persoana dvs. de contact vă aprobă factura imediat, dar următoarea persoană care trebuie să o aprobe este în concediu pentru o săptămână și nu a desemnat pe cineva care să aprobe plata în timpul absenței sale. (Din nefericire, am văzut acest lucru întâmplându-se de prea multe ori pentru a le număra, deși, din fericire, nu în cariera mea de freelancer.)

Cele două metode principale de abordare a faptului că un client nu plătește la timp sunt:

1. Nu mai lucrați pentru ei – ceea ce ar fi păcat dacă îi prețuiți, iar ei vă prețuiesc pe dumneavoastră; și
2. Râdeți și suportați și includeți timpul de care are nevoie clientul pentru a plăti în bugetul dumneavoastră personal și, așa cum am menționat mai devreme, în onorariul dumneavoastră.

În cazul în care nu ați aflat din timp și nu ați pus-o în contract, întrebați care este calendarul PA, astfel încât să vă puteți trimite munca și facturile la timp pentru a fi plătiți cât mai devreme posibil. Acestea fiind spuse, ar trebui să încercați întotdeauna să aveți o rezervă financiară din care să trageți în caz de necesitate, cum este cazul de față cu cei care plătesc cu întârziere, sau dacă pierdeți un client (sau sănătatea). Niciodată nu ar trebui să depinzi doar de unul sau doi clienți pentru cea mai mare parte a mijloacelor tale de trai.

Elaine R. Firestone, ELS, este un editor și redactor științific și tehnic premiat – și certificat de consiliu – specializat în științe fizice și agricole. După o carieră de peste 25 de ani de editare pentru NASA, Elaine a înființat ERF Editorial Consulting, unde motto-ul ei este: „ERF” nu sunt doar inițialele mele – este ceea ce primești: Ediții. Rezultate. Produs final.©

.