Orientarea angajaților: Menținerea noilor angajați la bord

Orientarea angajaților la locul de muncă și la jobul lor este una dintre cele mai neglijate funcții în multe organizații. Un manual al angajatului și teancuri de hârtii nu mai sunt suficiente atunci când vine vorba de primirea unui nou angajat în organizația dumneavoastră.

Cele mai frecvente plângeri despre orientarea noilor angajați sunt că este copleșitoare, plictisitoare sau că noul angajat este lăsat să se scufunde sau să înoate. Angajații se simt ca și cum organizația le-a aruncat prea multe informații pe care trebuiau să le înțeleagă și să le pună în aplicare într-o perioadă de timp mult prea scurtă.

Rezultatul este adesea un nou angajat confuz, care nu este atât de productiv pe cât ar putea fi. De asemenea, este mai probabil ca acesta să părăsească organizația în decurs de un an. Este costisitor atât pentru angajator, cât și pentru angajat. Înmulțiți acest lucru cu numărul de angajați pe care îi angajați în fiecare an, iar costul rotației devine semnificativ.

Cu o criză continuă a forței de muncă, dezvoltarea unei experiențe eficiente de orientare a angajaților continuă să fie crucială. Este esențial ca programele pentru noii angajați să fie planificate cu atenție pentru a educa angajatul cu privire la valorile și istoria organizației și despre cine este cine în organizație.

Un program de orientare bine gândit, indiferent dacă durează o zi sau șase luni, va ajuta nu numai la păstrarea angajaților, ci și la creșterea productivității acestora. Organizațiile care au programe de orientare bune îi pun la punct mai repede pe noii angajați, au o mai bună aliniere între ceea ce fac angajații și ceea ce are nevoie organizația să facă și au rate de rotație mai mici.

Scopurile orientării

Angajatorii trebuie să realizeze că orientarea nu este doar un gest frumos pus de organizație. Ea servește ca un element important al întâmpinării noului angajat și al integrării în organizație.

Pentru a reduce costurile de pornire
Orientarea corespunzătoare poate ajuta angajatul să se pună la punct mult mai repede, reducând astfel costurile asociate cu învățarea postului.

Pentru a reduce orice anxietate
Care angajat, atunci când este pus într-o situație nouă, străină, va experimenta anxietate care îi poate împiedica capacitatea de a învăța să își facă treaba. O orientare adecvată ajută la reducerea anxietății care rezultă din intrarea într-o situație necunoscută și ajută la furnizarea de linii directoare pentru comportament și conduită, astfel încât angajatul să nu fie nevoit să experimenteze stresul ghicitului.

Pentru a reduce rotația angajaților
Rotația angajaților crește pe măsură ce angajații simt că nu sunt apreciați sau sunt puși în poziții în care este imposibil să își facă treaba. Orientarea arată că organizația apreciază angajatul și ajută la furnizarea instrumentelor necesare pentru a reuși la locul de muncă.

Pentru a economisi timp pentru supervizor
Simplu spus, cu cât orientarea inițială este mai bună, cu atât este mai puțin probabil ca supervizorii și colegii de muncă să fie nevoiți să petreacă timp învățându-l pe angajat. Puteți acoperi în mod eficient și eficace toate lucrurile despre companie, departamente, mediul de lucru și cultura în timpul orientării. Managerul și colegii de muncă vor trebui apoi doar să consolideze aceste concepte.

Pentru a dezvolta așteptări realiste de la locul de muncă, atitudini pozitive și satisfacție la locul de muncă
Este important ca angajații să învețe cât mai curând posibil ce se așteaptă de la ei și la ce să se aștepte de la ceilalți, pe lângă faptul că trebuie să învețe despre valorile și atitudinile organizației.
În timp ce oamenii pot învăța din experiență, ei vor face multe greșeli care sunt inutile și potențial dăunătoare. Principalele motive pentru care programele de orientare eșuează: Programul nu a fost planificat; angajatul nu cunoștea cerințele postului; angajatul nu se simte binevenit.

Orientarea angajaților este importantă – orientarea oferă o mulțime de beneficii și puteți folosi feedback-ul de la angajații participanți pentru a vă face orientările și mai bune.

Toți noii angajați ar trebui să parcurgă un program de orientare a noilor angajați, conceput pentru a-i ajuta să se adapteze la locul de muncă și la mediul de lucru și pentru a le insufla de la început o atitudine de lucru pozitivă și motivație.

Un program de orientare a noilor angajați bine gândit poate reduce fluctuația de personal și poate economisi mii de dolari pentru o organizație. Unul dintre motivele pentru care oamenii își schimbă locul de muncă este faptul că nu se simt niciodată bineveniți sau parte a organizației în care se alătură.

Ce trebuie să includeți în proces?

Principiul cel mai important pe care trebuie să-l transmiteți în timpul orientării este angajamentul dumneavoastră față de îmbunătățirea continuă și învățarea continuă. În acest fel, noii angajați devin confortabili în a pune întrebări pentru a obține informațiile de care au nevoie pentru a învăța, a rezolva probleme și a lua decizii.

Un proces de orientare bine gândit necesită energie, timp și angajament. Cu toate acestea, de obicei dă roade pentru fiecare angajat în parte, pentru departament și pentru organizație. Un astfel de exemplu este succesul comitatului Mecklenburg (Carolina de Nord) în ceea ce privește modernizarea programului de orientare a angajaților.

Angajatorul a vrut să își respecte crezul conform căruia angajații sunt cea mai mare resursă a organizației. În 1996, ca parte a unei inițiative mai ample de reproiectare a serviciilor pentru a răspunde nevoilor clienților, personalul Departamentului de resurse umane al comitatului Mecklenburg a luat o decizie inteligentă. I-au considerat pe noii angajați ca făcând parte din baza lor de clienți și i-au întrebat pe clienți ce își doreau.

Angajații au fost întrebați ce își doreau și de ce aveau nevoie de la orientare. De asemenea, au fost întrebați ce le-a plăcut și ce nu le-a plăcut la orientare. Noii angajați au fost întrebați ce au vrut să știe despre organizație. În plus, managerii seniori ai organizației au fost întrebați ce credeau că este important ca angajații să învețe atunci când se alătură echipei de salarizare a județului.

Utilizând feedback-ul colectat de la angajați, personalul de formare în domeniul resurselor umane din Mecklenburg și-a dat seama pentru prima dată că pentru a satisface nevoile angajaților era nevoie de mai mult decât o sesiune de formare de o jumătate de zi. Având încredere în feedback-ul angajaților, formatorii au elaborat un program de orientare de o zi care le-a oferit angajaților ceea ce aceștia au spus că își doresc și ceea ce conducerea superioară credea că angajații trebuie să știe.

În esență, mixul de orientare include acum subiecte mai puțin interesante, cum ar fi W-2 și diverse politici și proceduri, dar include și detalii care îi permit angajatului să afle câte ceva despre organizație.

Necesitați mai multe despre cum să planificați o orientare a angajaților care să fie benefică și distractivă?

Întrebări cheie de planificare

Profesioniștii în resurse umane și managerii de linie trebuie să ia în considerare mai întâi întrebările cheie de planificare a orientării noilor angajați înainte de a implementa sau de a moderniza un program actual. Acestea sunt întrebările cheie pe care trebuie să le puneți.

• Ce lucruri trebuie să știe noii angajați despre acest mediu de lucru care i-ar face să se simtă mai confortabil?
• Ce impresie și ce impact doriți să aveți în prima zi a unui nou angajat?
• Ce politici și proceduri cheie trebuie să cunoască angajații în prima zi pentru a evita greșelile în a doua zi? Concentrați-vă asupra aspectelor vitale.
• Ce lucruri speciale (birou, zonă de lucru, echipament, instrucțiuni speciale) puteți oferi pentru a-i face pe noii angajați să se simtă confortabil, bineveniți și în siguranță?
• Ce experiență pozitivă puteți oferi noului angajat pe care acesta ar putea să o discute cu familia sa la sfârșitul primei zile de lucru? Experiența ar trebui să fie ceva care să îl facă pe noul angajat să se simtă apreciat de organizație.
• Cum îl puteți ajuta pe supervizorul noului angajat să fie disponibil pentru noul angajat în prima zi pentru a-i oferi o atenție personală și pentru a transmite un mesaj clar că noul angajat este un plus important pentru echipa de lucru?

Cum să vă puneți în valoare pentru un nou angajat

Din moment ce prima impresie este crucială, iată câteva sfaturi pentru a vă pune în valoare. Distrează-te puțin. Concentrați-vă doar pe subiectele foarte importante din manual. Jucați câteva jocuri – acest lucru îi poate ajuta pe oameni să învețe. Printre jocuri se numără:

Meci de fotografii: după tur. Fiecărui angajat i se pun la dispoziție fotografii ale altor angajați și o listă de nume. Scopul este de a potrivi numele cu fața.

Vânătoare de semnături: În timp ce angajații fac turul instalației, puneți-le la dispoziție o bucată de hârtie cu numele mai multor asociați pe care îi vor întâlni. Apoi li se cere să obțină semnăturile persoanelor pe care le întâlnesc. Angajatul care obține cele mai multe semnături de la o varietate de noi colegi primește un premiu.

Alte jocuri care se referă la ceea ce a învățat angajatul în timpul orientării sunt, de asemenea, asigurări eficiente că orientarea este un succes.

Pași pentru a face ca noul angajat să fie binevenit

• Începeți procesul înainte ca noua persoană să înceapă lucrul. Trimiteți o agendă noului asociat împreună cu scrisoarea de ofertă, astfel încât angajatul să știe la ce să se aștepte. Rămâneți în contact după ce acesta a acceptat postul pentru a răspunde la întrebări. Asigurați-vă că zona de lucru a noii persoane este pregătită pentru prima zi de lucru.
• Asigurați-vă că principalii colegi de muncă știu că angajatul începe și încurajați-i să vină să spună „bună ziua” înainte de începerea orientării. O scrisoare de bun venit pentru noul angajat, cu o agendă, le permite colegilor să rămână în contact cu noul angajat și cu programul său.
• Asemnați un mentor sau un amic, pentru a-i arăta noua persoană împrejurimile, a face prezentări și a începe instruirea. Lăsați mentorul să fie anunțat cu suficient timp înainte, astfel încât să poată face pregătiri. Relația de mentorat ar trebui să continue timp de 90 de zile și poate continua mult mai mult, dacă perechea creează o conexiune excelentă. Multe relații continuă ani de zile și se pot transforma chiar într-o sponsorizare.
• Începeți cu elementele de bază. Oamenii devin mai repede productivi dacă sunt bine ancorați în cunoștințele de bază de care au nevoie pentru a-și înțelege munca. Concentrează-te pe de ce, când, unde și cum ale postului înainte de a te aștepta ca ei să se ocupe de misiuni sau proiecte mari. Nu-i copleșiți cu prea multe informații.
• Furnizați mostre despre cum se completează formularele și descrierea postului persoanei cu pachetul de orientare.
• Distrați-vă. Concentrați-vă doar pe subiectele foarte importante ale manualului. Jucați niște jocuri – acest lucru îi poate ajuta pe oameni să învețe.
• Furnizați o listă de întrebări frecvente cu o persoană de contact și un număr de telefon sau o extensie.
• Planificați să îl duceți pe noul angajat la prânz sau rugați alte persoane să i se alăture noului angajat în sala de mese sau într-o sală de conferințe cu alți membri ai departamentului. Prima zi la locul de muncă nu este ziua în care să îl lăsați pe noul angajat singur în timpul prânzului.
• Este un moment bun pentru ca supervizorul să îl ia pe angajat la prânz, să includă și alți colegi și să se asigure că angajatul se simte în largul său. Este, de asemenea, un mediu excelent în care angajații pot ajunge să se cunoască între ei și cu noul coleg.
• Țineți cont de familia noii persoane. Un nou loc de muncă înseamnă o ajustare pentru întreaga familie, mai ales dacă s-au mutat. Faceți tot ce puteți pentru a ușura tranziția și pentru a-i ajuta să se simtă confortabil în comunitate.
• Solicitați feedback. Aflați de la foștii noi angajați cum au perceput procesul de orientare și nu vă fie teamă să faceți schimbări pe baza acestor recomandări. Puteți trimite o evaluare la două până la patru săptămâni după ce angajatul a început să lucreze și întrebați: Acum, după ce ați lucrat în companie, între timp, orientarea noilor angajați v-a satisfăcut nevoile?
  După ce angajatul a lucrat pentru dvs. pentru o vreme, și află ce ar fi trebuit să învețe, dar nu a învățat la orientare. La Mecklenburg County, după procesul de reproiectare, unul dintre formatori, Allyson Birbiglia, a declarat: „Recunoaștem că trebuie să îmbunătățim continuu orientarea pentru a răspunde nevoilor în schimbare ale clienților noștri. What works now may not serve our employees well next month or next year.”

An effective orientation program—or the lack of one—will make a significant difference in how quickly a new employee becomes productive and has other long-term impacts on your organization. The end of the first day, the end of the first week, the end of each day in your employment, is just as important as the beginning.

Help your employees feel that you want them to come back the next day, and the next, and the next.

Dr. Judith Brown is a Program Manager for Policy and Performance Management at Naval Intelligence.