Scrieți scrisoarea de solicitare: Un pas în direcția cea bună

Original scris de Shannon McBride

Shannon McBride lucrează de peste 20 de ani în domeniul scrierii de granturi pentru organizații non-profit, școli, universități și municipalități. Compania ei, Consulting Connections, Inc. oferă instruire și consultanță și în lumea propunerilor comerciale. Este autoarea cărții Writing Grants for the Common Good (Scrierea de granturi pentru binele comun) și îi învață pe alții cum să își îmbunătățească abilitățile de căutare de granturi prin intermediul unor ateliere publice și webinarii.

Mulți finanțatori preferă acum ca cererile de sprijin financiar să fie depuse într-o scrisoare de intenție sau în format de cerere de informații în loc de o propunere completă. Acest lucru îi ajută pe potențialii finanțatori să decidă dacă sunt suficient de interesați de proiect pentru a solicita o propunere oficială de finanțare. (Cu toate acestea, agențiile guvernamentale nu solicită o astfel de scrisoare, deoarece au un proces mai formal de calificare.)

LoI: O schiță a organizației dvs. nonprofit

LoI oferă finanțatorului o schiță a organizației dvs., a nevoii pe care o abordați și o descriere a planului dvs. de proiect. De obicei, fundațiile desemnează un administrator de granturi (GA) pentru a examina scrisorile de solicitare sau de intenție pentru a decide dacă programul merită să fie analizat și eventual finanțat.

Administratorii de granturi vor „răsfoi și scana” rapid scrisorile și, în cazul în care consideră că finanțarea programului dvs. ar putea fi o probabilitate puternică, vi se pot solicita informații suplimentare sau puteți fi invitat să depuneți o propunere de grant.

Merită investiția de timp.

Când trimiteți o scrisoare de intenție, aflați dacă propunerea dvs. completă de grant va fi luată în considerare – ceea ce este de preferat decât să pierdeți timp și efort scriind o propunere completă pentru un finanțator care este puțin probabil să vă sprijine proiectul.

Loiala de intenție poate necesita aproape la fel de mult timp pentru a fi elaborată ca o propunere completă. Folosirea unui număr mai mic de cuvinte pentru a vă transmite mesajul necesită mai multă redactare a unui text concis.

Să începem prin a organiza scrisoarea de intenție în modul „corect”.

Deși nu există o scrisoare de solicitare de informații „boilerplate”, dacă vă organizați scrisoarea de intenție în funcție de principalele subiecte prezentate mai jos, aceasta are mai multe șanse să ajungă la gatekeeper – administrația granturilor – și mai departe la comisia de evaluare.

2. Linia de subiect. Includeți o linie de subiect astfel încât cititorii să poată identifica imediat conținutul scrisorii – chiar înainte de a parcurge textul.
3. Introducere. Explicați de ce le-ați trimis scrisoarea de solicitare pentru a afla dacă ați putea fi invitat să prezentați o propunere completă. Includeți suma de finanțare pe care o solicitați în această secțiune. De asemenea, furnizați un scurt rezumat executiv.
4. Prezentare generală a organizației. Furnizați o scurtă prezentare generală a organizației dvs. cu un accent clar pe capacitatea dvs. de a satisface nevoia declarată. Descrieți personalul și calificările relevante ale acestuia legate de proiect. (Păstrați declarația de misiune pentru propunerea dvs. completă.)
5. Declarația de necesitate sau de problemă. Descrieți clar nevoia sau problema. Includeți date demografice relevante, câteva exemple concrete ale problemei și date statistice de susținere.
6. Descrierea proiectului. Arătați că aveți o soluție viabilă și adecvată nevoii. Descrieți pe scurt proiectul și includeți activitățile de sprijin, implicarea directă a personalului și titlurile acestuia, precum și obiectivele dorite.
7. Alte surse de finanțare. Enumerați alte surse de finanțare, inclusiv agențiile guvernamentale și fundațiile publice și private, inclusiv cele pe care le abordați în prezent pentru sprijin financiar.
8. Potrivire cu obiectivul finanțatorului. Comunicați în mod clar modul în care proiectul dvs. se raportează la liniile directoare de finanțare și la filozofia lor filantropică.
9. Încheiere clară. Încheiați scrisoarea cu informații de contact. Asigurați-vă cititorii că sunteți disponibil pentru a răspunde la orice întrebări suplimentare care ar putea să nu fie acoperite în scrisoare. Arătați apreciere pentru că au luat în considerare cererea dumneavoastră.
10. Anexe. Includeți numai acele atașamente clar precizate de liniile directoare ale potențialilor finanțatori. Atașați un buget al proiectului care să arate în mod clar relația dintre sprijinul financiar și sustenabilitatea proiectului.

Cum să scrieți principalele părți ale scrisorii de solicitare.

Utilizați limita recomandată de trei pagini pentru a vă descrie în mod clar proiectul, inclusiv obiectivul dvs. filantropic. Furnizați informațiile despre buget ca anexă separată de 2 – 3 pagini.

Introduceți scrisoarea cu un scurt rezumat executiv.

Introducerea scrisorii de intenție este un scurt rezumat executiv. Includeți numele organizației dvs., suma de finanțare pe care o solicitați și numele programului sau al proiectului. Descrieți calificările personalului din cadrul proiectului dvs. și metoda dvs. de evaluare a succesului programului și furnizați un calendar pentru proiect.

Includeți suma de finanțare pe care o solicitați la început (mai degrabă decât la sfârșitul scrisorii), astfel încât cititorii să nu fie nevoiți să o caute. Iată un exemplu de prima linie a unei introduceri pentru o scrisoare de solicitare.

Vă scriu în numele Habitat for Humanity of Central Idaho pentru a vă întreba dacă am putea înainta o propunere oficială pentru un grant de 15.000 de dolari din partea West Valley Farm Foundation. Subvenția va fi utilizată pentru achiziționarea unuia dintre cele două loturi de construcție cu un preț de achiziție de 75.000 de dolari fiecare.

Descrieți pe scurt organizația dvs., inclusiv istoricul și programele de succes.

Includeți un scurt istoric al organizației dvs. nonprofit (când a fost înființată și în ce scop) și o scurtă descriere a programelor dvs. Dacă sunteți o organizație aflată la început de drum, descrieți programele pe care intenționați să le oferiți ca urmare a eforturilor dvs. de strângere de fonduri.

1. Conectați în mod clar activitățile curente ale organizației dvs. nonprofit și ceea ce intenționați să realizați în viitor cu finanțarea solicitată.
2. Descrivați două sau trei proiecte pe care le-ați derulat cu succes. Dacă organizația dvs. este nouă, abordați planurile dvs. legate de proiectul vizat.
3. Descrieți pe scurt modul în care este administrată organizația nonprofit. Includeți descrieri precum „conducere puternică a consiliului de administrație”, „management robust” sau „îmbunătățire continuă.”
4. Concentrați-vă pe capacitatea organizației dvs. nonprofit de a răspunde nevoilor declarate. Exemplul de mai jos descrie, în prima propoziție a paragrafului introductiv, succesul programelor acestei organizații în ultimii șase ani.

HHCI lucrează în Olympus County din 2011, construind case în parteneriat cu cei care au nevoie de locuințe decente la prețuri accesibile. În mai puțin de șapte ani, organizația noastră a finalizat zece case pentru familii cu venituri mici, oferind locuințe la prețuri accesibile pentru mai mult de 75 de membri ai familiilor.

Furnizați o declarație convingătoare a nevoii, inclusiv impactul asupra comunității pe care o serviți.

Cei care citesc trebuie să înțeleagă și să accepte urgența nevoii și validitatea cererii dvs. de finanțare, so you must be able to—

• Explain how your program will either eliminate or at least lessen the impact of the problem.
• Clearly describe the community or individuals most effected.
• Provide relevant statistical data as well as a few concrete examples to support the data

After reading the example below, do you feel that the community impacted by the problem was adequately described? What are the outcomes included in the need statement?

People who have spent their lives in poverty and live on the edge of homelessness have neither the resources nor the skills required for home ownership.

Habitat homeowners generally come into the program full of fear and mistrust from their years of experiencing disappointment, poverty, and discrimination. Through participation in our program, they come to understand previously intimidating terms associated with purchasing a home. Most individuals who have never needed such skills learn home maintenance and repair.

Describe the project and include major goals and objectives.

Describe your program, project, or activity as it relates to the need or problem described under the Statement of Need as previously discussed. Include your desired objectives, major activities, and names and titles of key project staff. Save your eloquence for later. Dacă sunteți invitat să prezentați o propunere completă, veți prezenta aceste informații mai detaliat.

Dacă ați evalua acest grant în vederea obținerii de sprijin, cât de repede credeți că ați putea localiza scopurile și obiectivele proiectului în această declarație de metode?

Pentru a susține scopul nostru de a scoate familiile din sărăcie prin dobândirea unei locuințe, obiectivele noastre fac parte integrantă din program.

Două familii sunt selectate pentru a fi incluse în programul nostru anual de construcție a două case. Membrii familiei participă la un curs de formare a proprietarilor de locuințe de patru luni, unde învață abilități cum ar fi cum să facă un buget și să efectueze reparații și întreținere a gospodăriei și să fie un bun vecin. În această perioadă, ei își încep angajamentul de participare la capitalul de transpirație. Adulților li se cere să ofere 250 de ore de sweat equity pentru construirea propriei case, precum și servicii în folosul comunității.

Descrieți finanțarea prezentă și viitoare și toate sursele de sprijin.

Includeți o listă a susținătorilor actuali ai programului dvs. ca parte a bugetului pe care îl atașați la scrisoarea de solicitare. Susținerea din partea altora implică faptul că organizația dvs. nonprofit are credibilitate și că proiectul dvs. este viabil și demn de a fi finanțat.

Furnizați numele altor finanțatori sau entități guvernamentale pe care le-ați abordat pentru finanțare. Finanțatorii vor să fie asigurați că veți continua să căutați alte opțiuni de finanțare.

Acest exemplu include referiri la susținătorii comunității pe nume și, de asemenea, repetă unul dintre obiectivele programului (locuințe la prețuri accesibile).

Casele Habitat sunt achiziționate de familii la prețuri accesibile pentru locuitorii cu venituri mici din Iowa datorită muncii donate de voluntarii noștri și a sprijinului financiar al unor organizații precum City Bank, Simmons Family Foundation, Wells Fargo Bank, Salisbury Homes și Home Builders Association of Iowa. O listă a donatorilor actuali și potențiali este inclusă în bugetul programului anexat.

Conectați obiectivele dvs. la obiectivul de donații al finanțatorului: explicați beneficiile soluției dvs.

Loiala dvs. de intenție trebuie să stabilească o legătură între obiectivele proiectului dvs. și interesele filantropice ale finanțatorului. Iată câteva sugestii cu privire la modul în care să împletiți astfel de referințe pe parcursul scrisorii dvs. de intenție:

• Explicați modul în care proiectul se potrivește cu prioritățile lor de donație. Țineți cont de comunitatea pe care o deservesc, de tipul de sprijin și de domeniile de program preferate (pe care le cunoașteți din revizuirea orientărilor).
• Clarificați de ce credeți că proiectul dvs. se potrivește bine cu accentul și prioritățile lor de donație.
• Utilizați declarații clare privind beneficiile, concentrându-vă întotdeauna pe nevoia lor de a obține un bun randament al investiției.

Acest exemplu sugerează în fraza de început că solicitantul de grant înțelege și împărtășește obiectivele finanțatorului.

Știm că West Farm Insurance Foundation se mândrește cu acordarea de granturi acelor organizații care îmbunătățesc în mod direct calitatea acelor comunități în care lucrează și trăiesc angajații West Farm. HHCI susține obiective similare și se concentrează pe obiective similare prin asistarea familiilor cu venituri mici în realizarea viselor lor de a deveni proprietari de locuințe, îmbunătățind astfel mediul comunităților în care trăiesc și fac cumpărături. Iată câteva dintre modalitățile prin care acest proiect aduce deja beneficii comunității….

Încheiați cu o scurtă declarație de încheiere.

Restabiliți intenția proiectului. Apoi furnizați informații clare de contact pentru o eventuală urmărire. Spuneți cititorilor dvs. ce urmează și cum puteți fi contactat; includeți numărul dvs. de telefon, chiar dacă acesta ar putea apărea pe antetul scrisorii dvs. Mulțumiți finanțatorului pentru că a luat în considerare cererea dumneavoastră.

Vă întrebați când să trimiteți scrisoarea de solicitare de informații?

După ce ați stabilit termenele limită pentru depunerea propunerilor complete, puteți decide care este cel mai bun moment pentru a trimite o scrisoare de solicitare de informații (după ce s-a așezat praful). O regulă de bază: Trimiteți scrisoarea dvs. la treizeci de zile după termenul limită de depunere anterior, astfel încât finanțatorul să aibă timp suficient pentru a o analiza și pentru a decide dacă dorește să depuneți o propunere completă.

De exemplu, termenele limită din 2017 pentru depunerea unei cereri de finanțare la o fundație a unei bănci importante sunt 28 februarie (Artă și cultură, Oportunități economice) și 31 mai (Educație, Oportunități economice).

Utilizați sfaturile pe care vi le-am împărtășit pentru a elabora un model de scrisoare de solicitare pentru a simplifica redactarea propunerilor dumneavoastră.

După ce faceți doar câteva modificări minore în funcție de cerințele potențialului finanțator, ar trebui să puteți utiliza o scrisoare de solicitare „boilerplate” pentru a continua să umpleți conducta de potențiale finanțări. Continuați să trimiteți scrisori de anchetă pentru a vă crește șansele de a fi invitat să trimiteți o propunere completă.

Puteți lua legătura cu Shannon trimițându-i un e-mail la [email protected].

Vreți să continuați să citiți?

Obiective & Obiective: What are They and How to Write them Effectively

About the Author

For more than a decade, Foundant Technologies has specialized exclusively in making philanthropy easier and more impactful through intuitive technology solutions. All of our cloud-based solutions focus on grantmaker, grantseeker, scholarship provider and community foundation needs with the goal to make day-to-day tasks streamlined and help maximize the impact of the philanthropic community.

Follow on Twitter Follow on Linkedin Visit Website More Content by Foundant Technologies