Tot ce trebuie să știți despre rambursarea cheltuielilor angajaților
Pare destul de simplu – un angajat plătește o cheltuială de afaceri din buzunar, iar angajatorul rambursează angajatul. Dar, există unele complicațiiimplicate, cum ar fi problemele de conformitate și modul în care se raportează rambursările la impozite.
În timp ce rambursarea cheltuielilor este necesară doar dacă este stipulată într-un contract de muncă sau dacă cheltuielile de afaceri aduc salariul angajatului sub salariul minim, majoritatea întreprinderilor rambursează cheltuielile legate de muncă suportate de angajați ca un beneficiu al locului de muncă. Cu toate acestea, trebuie să știți că unele state au propriile legi în ceea ce privește rambursarea cheltuielilor. Illinois, de exemplu, cere angajatorilor să ramburseze angajaților toate „cheltuielile necesare … efectuate de angajat în cadrul domeniului de activitate al angajatului și direct legate de serviciile prestate de angajator.”
Dacă plătiți sau nu impozite pe rambursările de cheltuieli depinde de faptul dacă folosiți un plan cu răspundere sau un plan fără răspundere. Lucrați cu o organizație profesională a angajatorului, cum ar fi Resourcing Edge, pentru a asigura conformitatea cu legile aplicabile și pentru a dezvolta un plan de cheltuieli responsabil pentru a ajuta la maximizarea beneficiilor fiscale.
Ce este o rambursare a cheltuielilor angajaților?
Când un angajat își cheltuiește banii proprii pentru cheltuieli de afaceri „obișnuite și necesare”, un aranjament de rambursare sau de alocație este sistemul utilizat pentru a le rambursa. Angajatorii plătesc toate avansurile, rambursările și taxele pentru cheltuielile de afaceri ale angajaților. Rambursările sunt cele mai frecvente atunci când angajații călătoresc în interes de serviciu. Aceștia vor trebui să fie rambursați pentru mese, benzină, cazare, divertismentul clienților și multe altele.
Este important să știți care cheltuieli de afaceri sunt valabile sau nu și să separați cheltuielile de afaceri de cheltuielile personale, cheltuielile de capital și cheltuielile pentru calcularea costului bunurilor vândute. Consultați IRS Publication 535 pentru a afla mai multe despre cheltuielile de afaceri.
Cele mai comune cheltuieli de afaceri care pot fi rambursate includ:
- Gaz/kilometraj pentru utilizarea în interes de serviciu
- Călătorii și cazare
- Mese și divertisment
- Unelte și consumabile
- Formare și dezvoltare
- Cotizații și abonamente,licențe profesionale
Sunt impozabile rambursările de cheltuieli?
În mod obișnuit,atunci când plătiți un angajat, va trebui să rețineți și să contribuiți cu impozite pe plată, dar ce se întâmplă cu rambursările? Depinde de planul pe care îl folosiți:contabil sau noncontabil. IRS are cerințe de raportare diferite în funcție de faptul că aveți un plan responsabil sau nu.
Dacă nu v-ați revizuit recent politicile de rambursare a cheltuielilor angajaților, este posibil ca unele cheltuieli de afaceri să nu se mai califice pentru un plan responsabil. Ca urmare a Tax Cuts and Jobs Act din 2017, nu mai puteți rambursa cheltuielile de mutare ale angajaților. Potrivit IRS, angajații trebuie să includă acum rambursările cheltuielilor de mutare în salariile angajaților, cu excepția anumitor membri ai forțelor armate.
Businessul ar trebui să își reanalizeze politicile de rambursare și alocații în lumina noii Legi privind reducerile de impozite și locurile de muncă, în vigoare pentru anii fiscali 2018 până în 2025.
Plan de răspundere
Pentru a se califica pentru un plan de răspundere, acordul de rambursare sau de indemnizație al angajatorului trebuie să respecte toate cele trei reguli următoare:
- Conexiunea cu afacerea: Toate cheltuielile de afaceri obișnuite și necesare trebuie să fi fost plătite sau suportate în timpul prestării de servicii în calitate de angajat.
- Substanțierea cheltuielilor: Trebuie să existe o contabilitate cu justificare (data, locul, suma, scopul) făcută într-o perioadă de timp rezonabilă (60 de zile).
- Returnarea sumelor nejustificate: Orice rambursări sau alocații în exces trebuie returnate într-un interval de timp rezonabil (120 de zile).
Din moment ce sumele din planul de contabilizare nu sunt considerate salarii, acestea nu sunt supuse impozitelor pe venit, de securitate socială, Medicare și FUTA. Ele sunt deductibile de către angajator ca cheltuieli de afaceri.
Dacă niciuna dintre aceste condiții nu este îndeplinită, rambursările sunt tratate ca fiind plătite în cadrul unui plan necontabil, care sunt considerate salarii, tratate ca salarii suplimentare supuse impozitelor pe venit, de securitate socială, Medicare și FUTA. Acestea sunt raportate pe formularul W-2 al angajatului și sunt deductibile de către angajator ca și remunerație a angajatului.
Plan de nerecunoaștere
În cadrul unui plan de nerecunoaștere, orice rambursare sau alt aranjament de alocație este tratat ca și salariu suplimentar și este supus impozitelor. Plățile dvs. sunt considerate ca fiind non-contabile dacă:
- Angajatul nu reușește să justifice în mod corespunzător cheltuielile într-un interval de timp rezonabil.
- Angajatul nu returnează rambursările sau alocațiile în exces într-un interval de timp rezonabil.
- Angajatorul avansează sau plătește o sumă unui angajat indiferent dacă se așteaptă ca angajatul să aibă cheltuieli de afaceri.
- Rambursarea ar fi fost altfel plătită ca salariu.
Vezi IRS Publication 15 pentru mai multe detalii.
Rambursarea cheltuielilor pentru contractanții independenți
Există reguli diferite de rambursare a cheltuielilor pentru contractanții independenți, care sunt plătiți prin intermediul formularului 1099. Majoritatea întreprinderilor preferă să includă sumele de rambursare în venitul 1099 decât să treacă prin rambursarea cheltuielilor. Antreprenorul poate apoi să deducă cheltuielile de afaceri în propria declarație de impozit.
Crearea unei politici de rambursare a cheltuielilor responsabile pentrumanualul angajaților
Lucrați cu experții în resurse umane de la Resourcing Edge pentru a vă ajuta să creați politici de rambursare responsabile și să le adăugați în manualul angajaților.
Politica de rambursare a cheltuielilor ar trebui să includă următoarele:
- O perioadă de timp rezonabilăpentru ca angajații să prezinte cheltuielile. Unele legi de rambursare cer angajaților să prezinte cheltuielile rambursabile în termen de 30 de zile de la efectuarea cheltuielilor.
- Procesul de solicitare a rambursării.
- Procesul de prezentare a cheltuielilor legate de muncă, inclusiv cerințele de justificare.
- Procesul de returnare a rambursărilor sau alocațiilor în exces.
- Tipurile de cheltuieli care sunt rambursabile.
- Suma maximă admisibilă pentru anumite cheltuieli.
- Furnizorii preferați pentru cheltuieli reduse.
Angajații ar trebui să aibă o înțelegere clară și consecventă a procedurii adecvate pentru rambursarea cheltuielilor de afaceri. Dacă un angajat nu reușește să justifice în mod corespunzător cheltuielile și să urmeze procedura, orice rambursare de cheltuieli ar putea deveni un venit impozabil. Rețineți că, dacă un angajat nu reușește să îndeplinească cerințele planului de contabilitate, acest lucru nu descalifică alte rambursări care îndeplinesc aceste cerințe. IRS determină rambursările în funcție de fiecare angajat în parte.
Pentru mai multe informații despre planurile responsabile, consultați Publicația IRS 463.
Cu un document al planului responsabil scris în mod clar, niciuna dintre rambursările dvs. nu ar trebui să conteze ca venit impozabil. Of course, there should also be some sort of internaloversight to make sure all reimbursements are properly received, reported, andmaintained.
Tocreate a detailed reimbursement procedures guide, team up with Resourcing Edge. Rely on us for all your payroll, HR,benefits, and compliance needs.
- Author
- Recent Posts
- Politics in the Workplace – November 20, 2020
- Serve Those Who Have Served Us – Why You Should Hire a Veteran – November 10, 2020
- „Hey, did you hear..?” – November 6, 2020