Hur man får ett VoIP-nummer

En VoIP-telefonitjänst är en telefonitjänst med många funktioner som gör det möjligt för företag att ringa och ta emot telefonsamtal via internet. Detta robusta system gör det möjligt för företag att presentera en professionell image med företagsanpassade funktioner som IVR, ACD-köer, ringgrupper, konferenser, röstbrevlåda, direktmeddelanden med mera. Ännu bättre är att alla dessa funktioner kostar en bråkdel av priset för ett konventionellt telefonsystem. Att skaffa ett VoIP-nummer kommer att ge många fördelar för ditt företag.

När du har en bättre förståelse för VoIP-telefonnummer är du redo att komma igång med VoIP-telefontjänsten. Här utforskar vi grunderna för en VoIP-telefontjänst för småföretag och beskriver sedan hur du får ett VoIP-telefonnummer med en steg-för-steg-process.

Vad är ett VoIP-telefonnummer?

Ett VoIP-telefonnummer ser ut och fungerar precis som ett vanligt telefonnummer, men identifierar en användare på IP-nätet, snarare än PSTN. Det är en kombination av ett vanligt telefonnummer och ett virtuellt telefonnummer och får det bästa av varje.

Det finns ändå många skillnader mellan VoIP-telefontjänsten och ett vanligt telefonnummer, till exempel:

VoIP-telefonnummer är platsoberoende

VoIP-nummer är inte begränsade till en viss geografisk plats. Företag använder i allmänhet denna möjlighet för att ha ett lokalt nummer på vissa marknader, så att kunderna inte behöver betala avgifter för långväga förbindelser. Du behöver bara ange ett riktnummer för att placera dig där du vill.

Använd det från vilken enhet som helst

Virtuella nummer är inte bundna till en specifik enhet. I stället är de kopplade till användaren. Därför kan numret användas för att ringa eller ta emot samtal på flera olika enheter, t.ex. softphones, datorer, telefoner, surfplattor och till och med vanliga analoga fasta telefoner (med en adapter).

Mobilitet är tillåten med ditt VoIP-nummer

VoIP-telefontjänsten är mobil till sin natur. En användare kan ringa ett samtal även om han eller hon reser internationellt eller inte har tillgång till sin vanliga telefon. Det fungerar även för att ta emot samtal så att uppringare kan nå en användare på vilken enhet som helst som använder samma VoIP-nummer. Du kan använda ett fast nummer, en mobiltelefon eller din egen bärbara dator.

Vilka funktioner kan jag få med VoIP-nummer?

VoIP-telefontjänsten är packad med en mängd funktioner som gör det möjligt för företag av alla storlekar att skapa en professionell telefonimage.

• IVR-meny – Låt kunderna snabbt hitta rätt part med hjälp av anpassade IVR-svar.
• ACD-köer – Dirigera samtalen till förkonfigurerade köer baserat på angivna regler.
• Ringgrupper – Se till att rätt part kan nås genom att skapa anpassade ringgrupper.
• Röstbrevlåda – Tilldela röstbrevlådor för varje anställd.
• Konferens – Skapa virtuella konferensrum med stöd för obegränsat antal användare.
• Samtalsinspelning – Spela in och spara telefonsamtal för framtida referens.
• Musik i vänteläge – Anpassa musikaliska intermezzon som gästerna kan njuta av under vänteläge.

Moderna VoIP-tjänster som VoIPstudio innehåller också avancerade kommunikationsfunktioner som videokonferenser och skärmdelning.

Få ett virtuellt nummer från din VoIP-leverantör

Det finns många sätt att få ett virtuellt nummer och alla kräver inte betalning. Många av de kostnadsfria tjänsterna fungerar mycket bra för personligt bruk men är ofta inte tillräckligt flexibla eller kraftfulla för företag. I vissa fall anger leverantörerna uttryckligen i tjänstevillkoren att numren inte kan användas för kommersiella eller affärsmässiga ändamål.

Det finns heller inget krav på att de virtuella numren måste komma från samma leverantör som ditt företag har en vanlig VoIP-tjänst hos. Enligt själva definitionen är virtuella nummer inte kopplade till någon hårdvara. Detta innebär att du kan köpa ett virtuellt nummer från vilken leverantör som helst och använda det med dina vanliga linjer eller maskinvara.

De flesta leverantörer tillhandahåller dock virtuella nummer för sina kunder – som en del av deras vanliga planer eller mot en liten avgift. Det är mycket mindre krångel om du gör det på detta sätt, men att kunna köpa från vem som helst innebär att även företag utan företagstelefonsystem kan använda virtuella nummer om det skulle behövas.

Att få ett nytt virtuellt nummer är relativt enkelt hos vilken VoIP-leverantör som helst. Generellt sett kan företag använda instrumentpanelen online för att beställa eller köpa virtuella nummer. Dessa nummer kan ha valfri riktnummer eller landskod beroende på företagets krav. Leverantören kanske dock inte kan tillhandahålla ett virtuellt nummer omedelbart.

Det kan ta allt från några timmar till till och med en månad att få ett virtuellt nummer beroende på vilka regler som gäller för användningen av sådana nummer i varje land. Vissa länder kräver att företaget har en fysisk adress som måste verifieras innan de kan få ett virtuellt nummer. De europeiska sekretessbestämmelserna för VoIP och virtuella nummer gör till exempel att företag vanligtvis måste planera lite extra tid för att få ett virtuellt nummer. Du bör inte vänta till sista minuten (särskilt när det gäller tidskänsliga krav) med att köpa ett nummer eftersom du inte kan vara säker på att numret kommer att vara tillgängligt omedelbart.

Hur man får ett VoIP-nummer steg för steg

Olika VoIP-leverantörer har sina egna metoder för att göra processen med att skaffa ett VoIP-nummer så enkel som möjligt. På VoIPstudio är vi måna om att göra denna process så enkel som möjligt så att användaren känner sig bekväm och säker från början.

Sättet att få ett virtuellt nummer för ett litet företag bör vara en relativt enkel process på några minuter. Vi gör det enkelt för vem som helst att få ett gratis VoIP-nummer för att börja ringa/ta emot samtal över Internet. VoIPstudio är en värd VoIP-tjänst som erbjuder nummer i över fyra tusen städer över hela världen och är ett bra alternativ för att demonstrera processen för att få och konfigurera ett VoIP-nummer.

Skapa ett konto hos VoIPstudio

För att du ska kunna få ett VoIP-nummer och börja ringa samtal måste du skapa ett konto hos VoIPstudio. Vår VoIP-telefontjänst erbjuder en gratis 30-dagars provperiod.

För att registrera dig för ett konto för en VoIP-telefontjänst krävs inget annat än ditt för- och efternamn, ett unikt lösenord och din e-postadress.

Den kostnadsfria provperioden har alla funktioner som ingår i den betalda versionen, det är inte en begränsad plan. Det bästa är att du inte behöver uppge något kreditkort för att prova tjänsten.

Viktig information som du kommer att behöva senare är bland annat den e-postadress som du registrerade dig med, samt lösenordet. Du kan välja vilken prisplan som helst i steg 3 eftersom de första 30 dagarna är gratis och inte kräver att du betalar något.

Ett e-postmeddelande kommer att skickas till ditt konto för bekräftelse, varefter du kan logga in på VoIPstudios webbplats.

Använd ”Konfigurationsguiden”

När du har registrerat dig hos VoIPstudio måste du konfigurera ditt konto för att börja använda det.

Det är ofta väldigt omständligt att börja processen med att använda VoIP-nummer, därför har VoIPstudio förenklat stegen och lagt till en guide för att hjälpa dig.

Inför dina personliga uppgifter (steg 1 av 5)

Det är ett mycket enkelt steg där du bara behöver ange dina personliga identifieringsuppgifter för kontot.

Om vi tittar på bilden kan vi se att du måste ange en e-postadress med ditt namn högst upp.

I den nedre delen ser du faktureringsområdet, där du för tillfället inte behöver ange något kreditkort eller bankkonto. Du behöver bara ange uppgifter som den valuta som används, land, postnummer osv.

Aktivera gratis provperiod (steg 2 av 5)

I detta andra steg behöver du helt enkelt få programmet att verifiera ditt nummer.

För att kunna göra detta måste du ha ett telefonnummer till hands. I det första fältet måste du lägga till landskoden för det land som numret tillhör. Om du till exempel vill ringa upp Londons nummerkod ska du ringa 44.

I det andra fältet behöver du bara införa ditt telefonnummer. Så enkelt är det.

När du har gjort detta klickar du på knappen ”Ring mig nu” för att verifiera det.

Inställning av samtalshantering (steg 3 av 5)

I det här steget har vi alternativen för att använda VoIPstudios tjänster.

Det första alternativet är användningen av VoIPstudios mjukvärdestelefon för datorn. Det här alternativet är det som vi rekommenderar mest. Du har möjlighet att ladda ner Softphone för Windows Linux och Apple Mac. Som standard kommer systemet att välja vilket som är rätt för dig.

De andra alternativen vi får är:

• Använda en IP-telefon med vårt VoIPstudio konto. Du kan se några modeller av terminaler i vår webbshop.
• Använd VoIPstudios Google Chrome Extension.
• Använd en tredje parts SIP-softphone med vårt VoIPstudio-konto. Du kan se exempel på hur du konfigurerar de vanligaste softphones.
• Använd vår egen app för iOS- och Android-smartphones.

Till sist, om allt vi vill är att VoIPstudios samtal ska vidarebefordras till ett externt nummer, kan vi göra detta i det sista alternativet.

Inkommande nummer (steg 4 av 5)

I det här steget konfigurerar vi slutligen våra VoIP-nummer. På nästa skärm hittar du den information du behöver för att köpa ett nummer.

Vi behöver bara välja stad, typ av nummer, riktnummer och hur många nummer du vill ha. Klicka sedan på ”Lägg till nummer” och vi är nästan i slutet av processen. Kom ihåg att du kan välja varifrån du vill att numret ska komma och hur många nummer du vill ha.

Verifiering (steg 5 av 5)

I detta sista steg är syftet helt enkelt att kontrollera att allt fungerar korrekt. För att göra det ber den oss att:

• Låt oss göra ett utgående samtal från softphonen eller en IP-telefon.
• Motta ett inkommande samtal till vårt nummer.

När vi har gjort följande steg klickar vi på de blå knapparna för att verifiera att vi har gjort både det ena och det andra. Klicka på knappen Nästa och avsluta processen.

Som du kan se är det en mycket snabb process att få ett VoIP-nummer för småföretag och ringa samtal och det tar inte mer än fem steg.

VoIP-nummerportabilitet

Att uppgradera till ny teknik eller byta till en ny leverantör är ett svårt beslut för ett företag.

En av de vanligaste frågorna som organisationer ställer är: vad händer med alla mina nummer, vad händer om man byter till VoIP, kan man ta med sig sitt nummer eller inte?

Ditt telefonnummer syns överallt, från din reklam till ditt företags brevpapper. Dina kunder känner till det och många har till och med memorerat det. I det följande förklarar vi hur portering går till och vilka konsekvenser det får för ditt företag.

Kommer jag att behöva byta nummer?

En av anledningarna till att människor och företag tvekar att byta operatör är tanken på att behöva använda ett nytt nummer. Tack vare olika lagar om nummerportabilitet kan användarna ta med sig sitt telefonnummer. Men vissa begränsningar kan påverka vissa transaktioner. Begränsningar inom teknik, tjänsteområde, täckning och geografi kan göra det svårt för vissa företag att behålla sina nummer. För det mesta kan du behålla ditt nummer när du byter tjänsteleverantör.

Möjligheten att behålla ditt nummer varierar också beroende på land. Vissa länder tillåter till exempel inte portering av nummer från fasta telefoner till mobiltelefoner och vice versa. Andra tillåter fullständig portabilitet – du kan utan problem ta ditt nummer från en fast telefon till en mobiltelefon till en VoIP-tjänst.

VoIP kommer att bli den dominerande kommunikationsplattformen i framtiden. Därför är det inte förvånande att leverantörer av VoIP-tjänster omfattas av reglerna för nummerportabilitet.

Hur lång tid tar det?

Rapporteringsprocessen tar inte lång tid och de flesta förfrågningar är klara inom några dagar. Telekommunikationsmyndigheterna brukar ange att nummerportabilitet bör slutföras inom en dag. Trots detta är det alltid en bra idé att fråga din nya tjänsteleverantör om den uppskattade tiden för porteringsprocessen så att du inte förlorar ditt företags telefontjänst, hur kort intervallet än är.

Nedan förklarar vi hur du ska gå tillväga om du har problem med din portabilitet:

• Kontrollera din rapporteringsbegäran för fel: Den största orsaken är misstag och fel i den skriftliga begäran.
• Ring leverantören: Prata med en person som kan klargöra problemet och verifiera att det inte beror på ett misstag som du gjort.
• Lämna in ett klagomål: En leverantör kanske inte har nummer i det specifika riktnummer du behöver, men under de flesta andra omständigheter bör du kunna ta med dig ditt VoIP-nummer

Vad kan en VoIP-tjänst göra för dig?

Företagens kommunikationsbehov blir alltmer krävande och kräver kraftfullare funktioner för att kunna tillfredsställa kunderna.

Avseutom kunderna är kommunikationen mellan medlemmarna i företaget också en av de viktigaste delarna i företaget. Därför behöver vi verktyg som gör det möjligt för oss att ha snabb, effektiv och anpassningsbar kommunikation.

I följande video uttrycks några av de idéer som sammanfattas nedan:

Placera dig på vilken plats som helst

Du behöver inte oroa dig för platsen, du har ingen fysisk plats. Du kan använda den överallt där du har en internetuppkoppling

Var lokal för dina kunder, var du än befinner dig. Med virtuella nummer kan ditt företag skapa en omedelbar närvaro på vilken plats som helst.

Du sparar pengar

VoIP-tekniken gör ditt företag mer effektivt. Kommunikationen blir mycket smidigare, enklare och mer tillgänglig för alla i företaget.

Integrering av en VoIP-lösning är en ständig besparing och förutom pengar kommer du också att spara tid. På så sätt kan du betjäna ett större antal kunder och ge dem en bättre service. Å andra sidan kan du också bättre fördela dina anställdas arbete.

Bättre organisation

Genom konfigurationspanelen kommer du att kunna ha full kontroll över de åtgärder som sker inom ditt företag. Denna katalog kommer att hålla ditt arbete välorganiserat och dina inkommande samtal kommer inte att gå obesvarade eller glömmas bort.

Det ger dig en professionell kundservice

Hand i hand med ovanstående, att kunna organisera sig bättre kan leda till en mer individuell kundservice. Genom organisationen kan du hålla reda på vem som ringer dig, även om de är stamkunder, behandla dem närmare eller komma ihåg deras namn.

Det blir också smidigare och effektivare att hantera samtal, eftersom du kan koppla samtalen till specifika avdelningar utan att slösa bort kundens tid.