Minden, amit a munkavállalói költségtérítésről tudni kell
Elég egyszerűnek tűnik – a munkavállaló zsebből fizet egy üzleti költséget, és a munkáltató megtéríti a munkavállalónak. De van néhány bonyodalom, például a megfelelési kérdések és a költségtérítések adóbevallásának módja.
Míg a költségtérítés csak akkor kötelező, ha azt a munkaszerződésben kikötik, vagy ha az üzleti költségek miatt a munkavállaló bére a minimálbér alá csökken, a legtöbb vállalkozás a munkavállaló munkával kapcsolatos költségeit juttatásként téríti meg. Ne feledje azonban, hogy egyes államoknak saját törvényeik vannak a költségtérítéssel kapcsolatban. Illinois állam például megköveteli a munkáltatóktól, hogy megtérítsenek a munkavállalóknak minden “szükséges kiadást …, amely a munkavállaló által a munkavállaló munkakörében felmerült, és közvetlenül kapcsolódik a munkáltató által nyújtott szolgáltatásokhoz.”
Az, hogy fizet-e adót a költségtérítések után, attól függ, hogy elszámolható vagy nem elszámolható programot alkalmaz. Dolgozzon együtt egy olyan professzionális munkáltatói szervezettel, mint a Resourcing Edge, hogy biztosítsa a vonatkozó törvényeknek való megfelelést, és dolgozzon ki egy elszámolható költségtérítési tervet az adókedvezmények maximalizálása érdekében.
Mi a munkavállalói költségtérítés?
Ha egy munkavállaló saját pénzét költi “rendes és szükséges” üzleti kiadásokra, a visszatérítési vagy juttatási megállapodás az a rendszer, amelyet a visszafizetésre használnak. A munkáltatók fizetnek minden előleget, visszatérítést és költségtérítést a munkavállalók üzleti költségeire. A költségtérítések akkor a leggyakoribbak, amikor a munkavállalók munkájuk miatt utaznak. Vissza kell téríteni nekik az étkezést, a benzint, a szállást, az ügyfelek szórakoztatását és egyebeket.
Nagyon fontos tudni, hogy mely üzleti költségek érvényesek és melyek nem, és el kell különíteni az üzleti költségeket a személyes költségektől, a tőkekiadásoktól és az eladott áruk önköltségének kiszámításához szükséges költségektől. Az üzleti költségekről bővebben az IRS Publication 535 című kiadványban olvashat.
Az általános üzleti kiadások, amelyek megtéríthetők, a következők:
- Üzleti célú benzin/kilométerdíj
- Útiköltség és szállás
- Étkezés és szórakozás
- Szerszámok és kellékek
- Képzés és fejlesztés
- Díjak és előfizetések,szakmai licencek
A költségtérítések adókötelesek?
Rendszerint,amikor kifizet egy alkalmazottat, akkor a kifizetés után adót kell levonnia és befizetnie, de mi a helyzet a költségtérítésekkel? Ez attól függ, hogy milyen tervet használ:elszámolható vagy nem elszámolható. Az IRS-nek különböző jelentési követelményei vannak attól függően, hogy elszámoltatható vagy nem elszámoltatható tervet alkalmaz.
Ha nem vizsgálta felül a közelmúltban a munkavállalói költségtérítési szabályzatát, előfordulhat, hogy egyes üzleti költségek már nem felelnek meg az elszámoltatható tervnek. A 2017. évi adócsökkentési és foglalkoztatási törvény eredményeként már nem térítheti meg a munkavállalók költözési költségeit. Az IRS szerint az alkalmazottaknak mostantól a költözési költségtérítéseket a munkavállalók bérébe kell beszámítaniuk, kivéve a fegyveres erők bizonyos tagjait.
A vállalkozásoknak a 2018-2025-ös adóévekre érvényes új adócsökkentési és foglalkoztatási törvény fényében újra át kell vizsgálniuk költségtérítési és juttatási politikáikat.
Az elszámolható terv
Az elszámolható tervnek való megfeleléshez a munkáltató költségtérítési vagy juttatási megállapodásának az alábbi három szabály mindegyikének meg kell felelnie:
- Üzleti kapcsolat: Minden szokásos és szükséges üzleti költséget a munkavállalói munkavégzés során kell kifizetni vagy felmerülni.
- A költségek igazolása: Megalapozott elszámolásnak kell történnie (dátum, hely, összeg, cél) ésszerű időn belül (60 nap).
- A meg nem alapozott összegeket vissza kell szolgáltatni: Bármilyen túlzott mértékű visszatérítést vagy juttatást ésszerű időn belül (120 napon belül) vissza kell fizetni.
Mivel az elszámolható tervben szereplő összegek nem minősülnek bérnek, nem tartoznak a jövedelem-, társadalombiztosítási, Medicare- és FUTA-adó hatálya alá. A munkáltató üzleti költségként levonható.
Ha e feltételek bármelyike nem teljesül, a visszatérítéseket nem elszámolható terv alapján kifizetettnek kell tekinteni, amelyek béreknek minősülnek, és jövedelem-, társadalombiztosítási, Medicare- és FUTA-adó hatálya alá tartozó bérkiegészítésként kezelendők. Ezeket a munkavállaló W-2 nyomtatványán jelentik, és a munkáltató levonhatja őket munkavállalói kompenzációként.
Nem elszámolható terv
A nem elszámolható terv alapján minden visszatérítési vagy egyéb juttatási megállapodás bérkiegészítésnek minősül és adóköteles. A kifizetések nem elszámolhatónak minősülnek, ha:
- A munkavállaló nem igazolja megfelelően a költségeket ésszerű időn belül.
- A munkavállaló nem szolgáltatja vissza ésszerű időn belül a többlet visszatérítéseket vagy juttatásokat.
- A munkáltató megelőlegez vagy kifizet egy összeget a munkavállalónak, függetlenül attól, hogy a munkavállalónak várhatóan lesznek-e üzleti kiadásai.
- A költségtérítést egyébként bérként fizették volna ki.
További részletekért lásd az IRS 15. kiadványát.
Költségtérítés független vállalkozók számára
A független vállalkozók számára, akiket a 1099-es nyomtatványon fizetnek ki, eltérő költségtérítési szabályok vonatkoznak. A legtöbb vállalkozás inkább a 1099-es bevételek között szerepelteti a költségtérítés összegét, minthogy a költségek megtérítésén keresztül járjon el. A vállalkozó ezután a saját adóbevallásában levonhatja az üzleti költségeket.
Egy elszámolható költségtérítési szabályzat létrehozása a munkavállalói kézikönyvbe
Munkálkodjon együtt a Resourcing Edge HR-szakértőivel, hogy segítsenek Önnek elszámolható költségtérítési szabályzatot létrehozni és hozzáadni azokat a munkavállalói kézikönyvhöz.
A költségtérítési szabályzatnak a következőket kell tartalmaznia:
- Egy ésszerű időtartamot a munkavállalók számára a költségek benyújtására. Egyes költségtérítési törvények előírják, hogy az alkalmazottaknak a költség felmerülésétől számított 30 napon belül be kell nyújtaniuk a visszatérítendő költségeket.
- A visszatérítés igénylésének folyamata.
- A munkával kapcsolatos költségek benyújtásának folyamata, beleértve a bizonyítási követelményeket.
- A túlfizetések vagy juttatások visszatérítésének folyamata.
- A visszatérítendő költségek típusai.
- A bizonyos költségek maximálisan megengedett összege.
- A kedvezményes költségtérítésre jogosult beszállítók.
Az alkalmazottaknak világos és következetes ismeretekkel kell rendelkezniük az üzleti költségek visszatérítésének megfelelő eljárásáról. Ha a munkavállaló nem igazolja megfelelően a kiadásokat és nem követi az eljárást, a költségtérítések adóköteles jövedelemmé válhatnak. Ne feledje, hogy ha egy munkavállaló nem felel meg az elszámolási terv követelményeinek, ez nem zárja ki a többi, a követelményeknek megfelelő költségtérítést. Az IRS a költségtérítéseket alkalmazottankénti alapon határozza meg.
Az elszámolható tervekkel kapcsolatos további információkért lásd az IRS 463. kiadványát.
Egy világosan megírt elszámolható tervdokumentum esetén egyik költségtérítés sem számít adóköteles jövedelemnek. Of course, there should also be some sort of internaloversight to make sure all reimbursements are properly received, reported, andmaintained.
Tocreate a detailed reimbursement procedures guide, team up with Resourcing Edge. Rely on us for all your payroll, HR,benefits, and compliance needs.
- Author
- Recent Posts
- Politics in the Workplace – November 20, 2020
- Serve Those Who Have Served Us – Why You Should Hire a Veteran – November 10, 2020
- “Hey, did you hear..?” – November 6, 2020