I rimborsi sono tassabili?
A volte, un dipendente potrebbe pagare una spesa aziendale di tasca propria. Quando questo accade, è possibile rimborsare il dipendente.
Un rimborso spese per i dipendenti comporta alcune complicazioni. I rimborsi sono tassabili? È necessario segnalare il rimborso? Scoprilo qui sotto.
Che cosa sono i rimborsi spese?
I rimborsi sono un modo per ripagare i dipendenti quando spendono i loro soldi per le spese aziendali.
Diciamo che un dipendente sta guidando il veicolo aziendale tra le riunioni con i clienti. Si fermano per riempire il serbatoio della benzina. Il dipendente paga da solo la benzina e vi chiede un rimborso quando torna in azienda.
I rimborsi spese sono comuni quando i dipendenti viaggiano per lavoro. Potrebbero aver bisogno di pagare i pasti, l’alloggio, la benzina e intrattenere i clienti.
I rimborsi sono tassabili?
Quando si danno soldi a un dipendente, di solito si devono trattenere e contribuire alle tasse sul pagamento. Quindi, le spese rimborsate sono tassabili? Beh, dipende. Le linee guida dell’IRS sui rimborsi spese hanno due tipi di piani: responsabili e non responsabili. La necessità o meno di trattenere le tasse dipende dal piano utilizzato dalla vostra azienda.
Potete saperne di più sui rimborsi spese in Publication 15.
Piano responsabile
Se la vostra azienda utilizza un piano responsabile, i rimborsi non sono tassabili. Non devi trattenere o contribuire alle imposte sul reddito, FICA o disoccupazione.
Per avere un piano responsabile, i tuoi dipendenti devono soddisfare tutte e tre le seguenti regole:
- Il dipendente deve aver sostenuto spese deducibili mentre svolgeva servizi come tuo dipendente. Il rimborso deve essere un pagamento per la spesa. Il rimborso non deve essere un importo che altrimenti sarebbe stato pagato al dipendente come salario.
- Il dipendente deve giustificare l’importo, il tempo, il luogo e lo scopo delle spese a voi entro un ragionevole periodo di tempo.
- Il dipendente deve restituire qualsiasi importo in eccesso della spesa giustificata. Il dipendente deve restituire l’eccesso entro un periodo di tempo ragionevole.
Quali sono gli importi ragionevoli di tempo per il piano di responsabilità? Secondo l’IRS, è ragionevole per voi rimborsare i dipendenti entro 30 giorni da quando hanno sostenuto la spesa. È ragionevole che i dipendenti rendano conto delle loro spese entro 60 giorni da quando hanno sostenuto la spesa. I dipendenti dovrebbero restituire gli importi in eccesso entro 120 giorni da quando la spesa è stata sostenuta.
Se la vostra azienda utilizza un piano di responsabilità ma un dipendente non riesce a seguire il piano, il rimborso delle spese è tassabile. Per esempio, se un dipendente non restituisce gli importi in eccesso entro un periodo di tempo ragionevole, gli importi in eccesso sono tassabili.
Perché i rimborsi secondo il piano responsabile non sono salari e non sono tassati, non dovete segnalare l’importo. Non includere l’importo con il salario del dipendente sul modulo W-2. Invece, riportatelo nel Form W-2 box 12 con il codice L.
Piano non responsabile
Se la vostra azienda usa un piano non responsabile, dovete pagare le tasse sul rimborso delle spese. Sono soggetti a tutte le imposte sul reddito, FICA e disoccupazione.
Hai un piano non contabile se:
- Il dipendente non deve giustificare le spese in modo tempestivo.
- Il dipendente non è tenuto a restituire gli importi in eccesso entro un certo periodo di tempo.
- Si paga un importo indipendentemente dal fatto che ci si aspetti che il dipendente abbia una spesa aziendale.
- Si paga un importo che altrimenti si pagherebbe come salario.
I rimborsi sotto un piano non contabile sono salari e sono soggetti a tasse. Devi segnalare questi salari e depositare le tasse su di essi. Includi i rimborsi e le tasse nel modulo W-2 del dipendente.
Per diem
Potresti rimborsare un dipendente con una diaria. La diaria è usata per rimborsare il chilometraggio, i pasti, l’alloggio e alcune altre indennità fisse.
Con i pagamenti della diaria, l’IRS dice che il vostro dipendente vi ha reso conto se il rimborso non supera le tariffe stabilite per la diaria.
Dovete includere i pagamenti della diaria nella casella 12 del modulo W-2 usando il codice L.
Se il pagamento della diaria supera le tariffe stabilite, l’importo in eccesso è considerato salario. Devi trattenere e contribuire alle tasse sull’importo in eccesso. Includi l’importo della diaria in eccesso e le tasse sul modulo W-2.
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