Les remboursements sont-ils imposables ?

Il arrive qu’un employé paie de sa poche une dépense professionnelle. Lorsque cela se produit, vous pouvez rembourser l’employé.

Un remboursement de frais d’employé s’accompagne toutefois de quelques complications. Les remboursements sont-ils imposables ? Devez-vous déclarer le remboursement ? Découvrez-le ci-dessous.

Qu’est-ce qu’un remboursement de frais ?

Les remboursements sont un moyen pour vous de rembourser les employés lorsqu’ils dépensent leur propre argent pour des dépenses professionnelles.

Disons qu’un employé conduit le véhicule de l’entreprise entre deux réunions avec des clients. Ils s’arrêtent pour remplir le réservoir d’essence. L’employé paie l’essence lui-même et vous demande un remboursement lorsqu’il revient à l’entreprise.

Les remboursements de frais sont courants lorsque les employés voyagent pour le travail. Ils peuvent avoir besoin de payer les repas, l’hébergement, l’essence et de recevoir des clients.

Les remboursements sont-ils imposables ?

Lorsque vous donnez de l’argent à un employé, vous devez généralement retenir et contribuer aux impôts sur le paiement. Alors, les dépenses remboursées sont-elles imposables ? Eh bien, cela dépend. Les directives de l’IRS en matière de remboursement des frais comportent deux types de régimes : les régimes responsables et les régimes non responsables. Le fait que vous deviez ou non retenir des impôts dépend du plan utilisé par votre entreprise.

Vous pouvez en savoir plus sur les remboursements de frais dans la Publication 15.

Plan comptable

Si votre entreprise utilise un plan comptable, les remboursements ne sont pas imposables. Vous n’avez pas à retenir ou à cotiser à l’impôt sur le revenu, à l’impôt FICA ou à l’impôt sur le chômage.

Pour avoir un plan comptable, vos employés doivent satisfaire aux trois règles suivantes :

1. L’employé doit avoir engagé des dépenses déductibles pendant qu’il rendait des services en tant que votre employé. Le remboursement doit être un paiement pour la dépense. Le remboursement ne doit pas être un montant qui aurait autrement été payé à l’employé à titre de salaire.
2. L’employé doit justifier le montant, le moment, le lieu et le but des dépenses auprès de vous dans un délai raisonnable.
3. L’employé doit retourner tout montant excédant les dépenses justifiées. L’employé doit retourner l’excédent dans un délai raisonnable.

Qu’est-ce qu’un délai raisonnable pour le plan comptable ? Selon l’IRS, il est raisonnable que vous remboursiez les employés dans les 30 jours suivant le moment où ils ont engagé la dépense. Il est raisonnable pour les employés de rendre compte de leurs dépenses dans les 60 jours suivant le moment où ils ont engagé la dépense. Les employés doivent retourner les montants excédentaires dans les 120 jours suivant le moment où la dépense a été engagée.

Si votre entreprise utilise un plan comptable mais qu’un employé ne respecte pas le plan, le remboursement des frais est imposable. Par exemple, si un employé ne retourne pas les montants excédentaires dans un délai raisonnable, ceux-ci sont imposables.

Parce que les remboursements effectués dans le cadre du plan responsable ne sont pas des salaires et ne sont pas imposés, vous n’avez pas à déclarer le montant. N’incluez pas le montant avec le salaire de l’employé sur le formulaire W-2. Déclarez-le plutôt dans le formulaire W-2 case 12 avec le code L.

Régime non responsable

Si votre entreprise utilise un régime non responsable, vous devez payer l’impôt sur les remboursements de frais. Ils sont soumis à toutes les taxes sur le revenu, FICA et chômage.

Vous avez un plan non comptable si :

• L’employé n’a pas à justifier les dépenses en temps opportun.
• L’employé n’est pas tenu de retourner les montants excédentaires dans un certain délai.
• Vous payez un montant sans tenir compte du fait que vous vous attendez à ce que l’employé ait une dépense d’entreprise.
• Vous payez un montant que vous auriez autrement payé comme salaire.

Les remboursements effectués dans le cadre d’un régime non comptable sont des salaires et sont assujettis à l’impôt. Vous devez déclarer ces salaires et déposer des taxes sur ceux-ci. Incluez les remboursements et les taxes sur le formulaire W-2 de l’employé.

Per diem

Vous pourriez rembourser un employé avec un tarif journalier. Les indemnités journalières sont utilisées pour rembourser le kilométrage, les repas, le logement et certaines autres allocations fixes.

Avec les indemnités journalières, l’IRS dit que votre employé vous a rendu des comptes si le remboursement ne dépasse pas les taux journaliers établis.

Vous devez inclure les indemnités journalières dans la case 12 du formulaire W-2 en utilisant le code L.

Si votre paiement d’indemnités journalières dépasse les taux préétablis, le montant excédentaire est considéré comme un salaire. Vous devez retenir et cotiser des impôts sur le montant excédentaire. Incluez le montant excédentaire des indemnités journalières et les taxes sur le formulaire W-2.

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