経費精算には複雑な問題があります。
時には、従業員が自分のポケットからビジネス経費を支払うことがあります。
従業員への経費の払い戻しには、いくつかの複雑な問題が伴います。 Are reimbursements taxable? また、経費精算を報告する必要はあるのでしょうか？ 詳細は以下をご覧ください。
経費精算とは
経費精算とは、従業員が自分のお金をビジネス費用として使用した場合に、その費用を支払う方法です。
例えば、従業員が顧客とのミーティングの間に会社の車を運転しているとします。
例えば、従業員が顧客との打ち合わせのために社用車を運転していて、ガソリンを補給するために車を停めたとします。
経費の払い戻しは、従業員が仕事で出張するときによく行われます。
経費精算は課税対象ですか
従業員にお金を渡すと、通常、その支払いに対して源泉徴収や税金の支払いをしなければなりません。 では、経費精算は課税対象になるのでしょうか。 それは、場合によるのです。 IRSの経費精算のガイドラインには、説明可能なプランと説明不可能なプランの2種類があります。
経費精算についての詳細は、Publication 15をご覧ください。
説明可能なプラン
あなたのビジネスが説明可能なプランを使用している場合、経費精算は課税対象ではありません。
説明可能なプランを持つには、従業員は以下の3つのルールすべてを満たす必要があります。
- 従業員は、あなたの従業員としてサービスを提供している間に、控除可能な費用を負担しなければならない。 払い戻しは費用に対する支払いでなければならない。
- 従業員は、妥当な期間内に、費用の額、時間、場所、目的を立証しなければならない。
- 立証された費用を超過する金額を返却しなければならない。
説明可能な計画のための合理的な時間とは何でしょうか。 IRSによると、従業員が費用を負担したときから30日以内に払い戻すことが妥当であるとされています。 従業員が経費を発生してから60日以内に経費を計上するのは妥当なことです。
あなたのビジネスが説明可能なプランを使用しているにもかかわらず、従業員がそのプランに従わなかった場合、経費の払い戻しは課税対象となります。
説明可能なプランに基づく払い戻しは賃金ではなく、課税されないため、その金額を報告する必要はありません。
説明可能なプランでの払い戻しは賃金ではなく、課税されないため、その金額を報告する必要はありません。 代わりに、フォームW-2のボックス12にコードLで報告する。
説明不要のプラン
あなたのビジネスが説明不要のプランを使用している場合、経費の払い戻しに対する税金を支払う必要があります。
以下のような場合、Non-accountable planとなります:
- 従業員がタイムリーに経費を立証する必要がない。
- 従業員が一定期間内に超過分を返却する必要がない。
- 従業員が事業経費を持つと予想するかどうかに関係なく金額を支払う。
- そうでなければ賃金として支払う金額を支払う。
説明不要の計画に基づく払い戻しは賃金であり、課税対象である。 これらの賃金を報告し、税金を預ける必要があります。
日当
日当で従業員に払い戻しをすることもあるでしょう。
日当は、マイレージ、食事、宿泊、その他いくつかの固定手当の支払いに使われます。
日当の支払いで、IRSは、払い戻しが設定された日当を超えない場合、あなたの従業員があなたに説明したと言います。
あなたは、日当をLコードを使ってフォームW-2のボックス12に含めるべきです。
あなたの日当の支払いが、設定したレートを超える場合は、その超過額は賃金とみなされます。
日当があらかじめ設定された率を超える場合、超過分は賃金とみなされ、超過分の税金を源泉徴収し、納付しなければなりません。
従業員に課税対象となる経費を支給していますか？
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従業員に課税対象となる経費を支払っていますか？