Är ersättningar beskattningsbara?
Undertiden kan en anställd betala för en företagskostnad ur egen ficka. När det händer kan du ersätta den anställde.
En kostnadsersättning till en anställd är dock förenad med vissa komplikationer. Är ersättningar skattepliktiga? Måste du rapportera ersättningen? Ta reda på det nedan.
Vad är kostnadsersättningar?
Ersättningar är ett sätt för dig att betala tillbaka till anställda när de spenderar sina egna pengar på företagskostnader.
Säg att en anställd kör företagets fordon mellan kundmöten. De stannar för att fylla på bensintanken. Den anställde betalar bensinen själv och ber dig om en återbetalning när de återvänder till företaget.
Utgiftsersättningar är vanliga när anställda reser i tjänsten. De kan behöva betala för måltider, logi, bensin och underhållning av kunder.
Är ersättningar skattepliktiga?
När du ger pengar till en anställd måste du vanligtvis hålla inne och bidra med skatt på betalningen. Är ersättningar för utgifter då skattepliktiga? Tja, det beror på. IRS riktlinjer för kostnadsersättningar har två typer av planer: redovisningsskyldiga och icke redovisningsskyldiga. Huruvida du måste innehålla skatt eller inte beror på vilken plan som ditt företag använder.
Du kan läsa mer om kostnadsersättningar i publikation 15.
Redovisningsbar plan
Om ditt företag använder en redovisningsbar plan är ersättningarna inte skattepliktiga. Du behöver inte innehålla eller bidra med inkomst-, FICA- eller arbetslöshetsskatt.
För att ha en redovisningspliktig plan måste dina anställda uppfylla alla tre av följande regler:
- Den anställde måste ha haft avdragsgilla utgifter när han eller hon utförde tjänster som din anställde. Ersättningen måste vara en betalning för utgiften. Ersättningen får inte vara ett belopp som annars skulle ha betalats ut till den anställde som lön.
- Den anställde måste styrka belopp, tid, plats och syfte för utgifterna till dig inom en rimlig tidsperiod.
- Den anställde måste återlämna alla belopp som överstiger den styrkta utgiften. Den anställde ska återlämna det överskjutande beloppet inom rimlig tid.
Vad är rimliga tidsmängder för den redovisningsbara planen? Enligt skattemyndigheten är det rimligt att du ersätter de anställda inom 30 dagar från det att de har gjort utgiften. Det är rimligt för de anställda att redovisa sina utgifter inom 60 dagar efter att de har gjort utgiften. Anställda bör återbetala överskjutande belopp inom 120 dagar från det att utgiften uppstått.
Om ditt företag använder en ansvarsfull plan men en anställd inte följer planen är kostnadsersättningen beskattningsbar. Om en anställd till exempel inte returnerar överskjutande belopp inom en rimlig tid är de överskjutande beloppen skattepliktiga.
Då ersättningar enligt den ansvarsfulla planen inte är löner och inte beskattas, behöver du inte rapportera beloppet. Ta inte med beloppet tillsammans med den anställdes lön på formuläret W-2. Redovisa det i stället i formulär W-2 ruta 12 med kod L.
Nonaccountable plan
Om ditt företag använder en nonaccountable plan måste du betala skatt på kostnadsersättningar. De omfattas av all inkomst-, FICA- och arbetslöshetsskatt.
Du har en icke redovisningsbar plan om:
- Den anställde behöver inte styrka utgifterna i tid.
- Den anställde behöver inte återbetala överskjutande belopp inom en viss tid.
- Du betalar ett belopp oavsett om du förväntar dig att den anställde ska ha en företagskostnad.
- Du betalar ett belopp som du annars skulle ha betalat som lön.
Förmåner som betalas enligt en icke redovisningsbar plan är löner och är skattepliktiga. Du måste redovisa dessa löner och betala in skatt på dem. Ta med ersättningarna och skatterna på den anställdes formulär W-2.
Per diem
Du kan ersätta en anställd med en per diem-sats. Per diem-ersättning används för att ersätta milkostnader, måltider, logi och vissa andra fasta ersättningar.
Med per diem-ersättningar säger IRS att din anställde redovisat till dig om ersättningen inte överstiger de fastställda per diem-satserna.
Du ska inkludera per diem-ersättningar i ruta 12 på formulär W-2 med kod L.
Om din per diem-ersättning överstiger de förinställda satserna betraktas det överskjutande beloppet som lön. Du måste hålla inne och betala skatt på det överskjutande beloppet. Ta med det överskjutande dagpenningsbeloppet och skatterna på formulär W-2.
Ge du skattepliktiga ersättningar till anställda? Gör bokföring och skatteavdrag enklare med löneprogram. När du registrerar dig hos Patriot Software ger vi dig en gratis provperiod, gratis installation och gratis support.