Jsou náhrady zdanitelné?

Někdy se může stát, že zaměstnanec zaplatí firemní výdaj z vlastní kapsy. Pokud se tak stane, můžete zaměstnanci výdaje proplatit.

Proplácení výdajů zaměstnancům s sebou nese určité komplikace. Podléhají náhrady výdajů zdanění? Musíte náhradu nákladů vykazovat? To se dozvíte níže.

Co jsou náhrady výdajů?

Náhrady jsou způsob, jak můžete zaměstnancům proplatit, když utratí své vlastní peníze za firemní výdaje.

Řekněme, že zaměstnanec řídí firemní vozidlo mezi schůzkami s klienty. Zastaví, aby doplnil palivo. Zaměstnanec zaplatí benzín sám a po návratu do firmy vás požádá o proplacení.

Proplácení výdajů je běžné, když zaměstnanci cestují za prací. Mohou potřebovat zaplatit stravu, ubytování, benzín a pohoštění klientů.

Podléhají náhrady dani?

Když dáváte zaměstnanci peníze, obvykle musíte z platby srazit a odvést daň. Jsou tedy proplacené výdaje zdanitelné? No, záleží na tom. Směrnice IRS o náhradách výdajů mají dva typy plánů: zúčtovatelné a nezúčtovatelné. To, zda musíte srážet daně, závisí na tom, jaký plán vaše firma používá.

Více informací o náhradách výdajů se dozvíte v Publikaci 15.

Zúčtovatelný plán

Pokud vaše firma používá zúčtovatelný plán, náhrady výdajů nepodléhají zdanění. Nemusíte srážet ani odvádět daň z příjmu, daň FICA ani daň z nezaměstnanosti.

Chcete-li mít zúčtovatelný plán, musí vaši zaměstnanci splňovat všechna tři následující pravidla:

1. Zaměstnanec musel při výkonu služby jako váš zaměstnanec vynaložit odpočitatelné výdaje. Musí se jednat o úhradu výdajů. Náhrada nesmí představovat částku, která by jinak byla zaměstnanci vyplacena jako mzda.
2. Zaměstnanec vám musí v přiměřené lhůtě doložit výši, čas, místo a účel výdajů.
3. Zaměstnanec musí vrátit jakoukoli částku přesahující doložené výdaje. Zaměstnanec by měl přeplatek vrátit v přiměřené lhůtě.

Jaké jsou přiměřené lhůty pro zúčtovatelný plán? Podle finančního úřadu je přiměřené, abyste zaměstnancům vrátili peníze do 30 dnů od okamžiku, kdy jim výdaj vznikl. Pro zaměstnance je přiměřené vyúčtovat výdaje do 60 dnů poté, co jim výdaj vznikne. Zaměstnanci by měli vrátit přebytečné částky do 120 dnů od doby, kdy jim výdaj vznikl.

Pokud vaše firma používá zúčtovatelný plán, ale zaměstnanec tento plán nedodrží, náhrada výdajů podléhá zdanění. Pokud například zaměstnanec nevrátí nadměrné částky v přiměřené lhůtě, jsou nadměrné částky zdanitelné.

Protože náhrady podle zúčtovatelného plánu nejsou mzdou a nejsou zdaněny, nemusíte tuto částku vykazovat. Nezahrnujte tuto částku do mzdy zaměstnance na formuláři W-2. Místo toho ji uveďte na formuláři W-2 do kolonky 12 s kódem L.

Nezúčtovatelný plán

Používá-li vaše firma nezúčtovatelný plán, musíte z náhrad výdajů odvést daň. Podléhají všem daním z příjmu, FICA a nezaměstnanosti.

Nezúčtovatelný plán máte, pokud:

• Zaměstnanec nemusí výdaje včas doložit.
• Zaměstnanec není povinen vrátit přebytečné částky do určité doby.
• Vyplácíte částku bez ohledu na to, zda očekáváte, že zaměstnanec bude mít výdaje na podnikání.
• Vyplácíte částku, kterou byste jinak vyplatili jako mzdu.

Výplaty podle nezúčtovatelného plánu jsou mzdou a podléhají zdanění. Tyto mzdy musíte vykazovat a odvádět z nich daně. Náhrady a daně zahrňte do formuláře W-2 zaměstnance.

Per diem

Můžete zaměstnanci uhradit náklady pomocí sazby per diem. Stravné se používá k úhradě kilometrů, stravného, ubytování a některých dalších paušálních náhrad.

Při vyplácení stravného vám podle finančního úřadu zaměstnanec účtoval, pokud úhrada nepřekročí stanovené sazby stravného.

Výplaty stravného byste měli zahrnout do kolonky 12 formuláře W-2 s použitím kódu L.

Pokud vaše výplata stravného překročí stanovené sazby, převyšující částka se považuje za mzdu. Z převyšující částky musíte srazit a odvést daň. Nadměrnou částku stravného a daně zahrňte do formuláře W-2.

Poskytujete zaměstnancům zdanitelné náhrady? Usnadněte si evidenci a srážení daní pomocí mzdového softwaru. Když se zaregistrujete u společnosti Patriot Software, poskytneme vám bezplatnou zkušební verzi, bezplatné nastavení a bezplatnou podporu.