Sind Rückerstattungen steuerpflichtig?

Manchmal kann es vorkommen, dass ein Mitarbeiter eine Geschäftsausgabe aus eigener Tasche bezahlt. In diesem Fall können Sie dem Mitarbeiter die Kosten erstatten.

Die Erstattung von Mitarbeiterausgaben ist mit einigen Komplikationen verbunden. Sind Erstattungen steuerpflichtig? Müssen Sie die Erstattung melden? Finden Sie es im Folgenden heraus.

Was sind Spesenrückerstattungen?

Mit Spesenrückerstattungen können Sie Ihren Mitarbeitern Geld zurückzahlen, wenn sie ihr eigenes Geld für Geschäftsausgaben ausgeben.

Angenommen, ein Mitarbeiter fährt mit dem Firmenwagen zu einem Kundentermin. Er hält an, um den Tank aufzufüllen. Der Mitarbeiter bezahlt das Benzin selbst und bittet Sie um eine Erstattung, wenn er zum Unternehmen zurückkehrt.

Ausgabenerstattungen sind üblich, wenn Mitarbeiter beruflich unterwegs sind. Sie müssen möglicherweise für Mahlzeiten, Unterkunft, Benzin und die Bewirtung von Kunden aufkommen.

Sind Erstattungen steuerpflichtig?

Wenn Sie einem Angestellten Geld geben, müssen Sie normalerweise Steuern auf die Zahlung einbehalten und abführen. Sind erstattete Ausgaben also steuerpflichtig? Nun, das kommt darauf an. Die IRS-Richtlinien für Kostenerstattungen unterscheiden zwei Arten von Plänen: steuerpflichtige und nicht steuerpflichtige. Ob Sie Steuern einbehalten müssen oder nicht, hängt von dem Plan ab, den Ihr Unternehmen verwendet.

Mehr über Kostenerstattungen erfahren Sie in Publikation 15.

Buchhaltungspflichtiger Plan

Wenn Ihr Unternehmen einen Buchhaltungsplan verwendet, sind die Erstattungen nicht steuerpflichtig. Sie müssen keine Einkommen-, FICA- oder Arbeitslosensteuer einbehalten oder abführen.

Um einen steuerpflichtigen Plan zu haben, müssen Ihre Mitarbeiter alle drei der folgenden Regeln erfüllen:

1. Dem Mitarbeiter müssen während der Erbringung von Dienstleistungen als Ihr Angestellter abzugsfähige Ausgaben entstanden sein. Die Erstattung muss eine Zahlung für die Ausgaben sein. Bei der Erstattung darf es sich nicht um einen Betrag handeln, der dem Arbeitnehmer ansonsten als Lohn gezahlt worden wäre.
2. Der Arbeitnehmer muss Ihnen innerhalb einer angemessenen Frist den Betrag, die Zeit, den Ort und den Zweck der Ausgaben nachweisen.
3. Der Arbeitnehmer muss den Betrag zurückzahlen, der die nachgewiesenen Ausgaben übersteigt. Der Arbeitnehmer sollte den überschüssigen Betrag innerhalb eines angemessenen Zeitraums zurückzahlen.

Was sind angemessene Zeiträume für den abrechnungsfähigen Plan? Nach Angaben des IRS ist es angemessen, wenn Sie Ihren Mitarbeitern die Kosten innerhalb von 30 Tagen nach deren Entstehung erstatten. Es ist angemessen, dass die Mitarbeiter ihre Ausgaben innerhalb von 60 Tagen nach ihrer Entstehung abrechnen. Überschüssige Beträge sollten die Mitarbeiter innerhalb von 120 Tagen nach Entstehen der Ausgabe zurückerstatten.

Wenn Ihr Unternehmen einen abrechnungsfähigen Plan verwendet, ein Mitarbeiter den Plan aber nicht einhält, ist die Kostenerstattung steuerpflichtig. Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise überschüssige Beträge nicht innerhalb eines angemessenen Zeitraums zurückzahlt, sind die überschüssigen Beträge steuerpflichtig.

Da Erstattungen im Rahmen des steuerpflichtigen Plans kein Lohn sind und nicht besteuert werden, müssen Sie den Betrag nicht melden. Geben Sie den Betrag nicht zusammen mit dem Lohn des Mitarbeiters auf dem Formular W-2 an. Geben Sie ihn stattdessen in Feld 12 des Formulars W-2 mit dem Code L an.

Nicht abrechnungsfähiger Plan

Wenn Ihr Unternehmen einen nicht abrechnungsfähigen Plan verwendet, müssen Sie die Kostenerstattungen versteuern. Sie unterliegen allen Einkommens-, FICA- und Arbeitslosensteuern.

Sie haben einen nicht rechenschaftspflichtigen Plan, wenn:

• Der Arbeitnehmer muss die Ausgaben nicht rechtzeitig nachweisen.
• Der Arbeitnehmer ist nicht verpflichtet, überschüssige Beträge innerhalb einer bestimmten Frist zurückzuzahlen.
• Sie zahlen einen Betrag unabhängig davon, ob Sie davon ausgehen, dass der Arbeitnehmer Geschäftsausgaben hat.
• Sie zahlen einen Betrag, den Sie sonst als Lohn zahlen würden.

Erstattungen im Rahmen eines nicht abrechnungsfähigen Plans sind Lohn und unterliegen der Steuer. Sie müssen diese Löhne melden und Steuern darauf abführen. Geben Sie die Erstattungen und Steuern auf dem Formular W-2 des Mitarbeiters an.

Tagessatz

Sie können einem Mitarbeiter einen Tagessatz erstatten. Pauschalvergütungen werden für die Erstattung von Kilometergeld, Mahlzeiten, Unterkunft und einigen anderen Pauschalen verwendet.

Bei Pauschalvergütungen sagt der IRS, dass Ihr Mitarbeiter Ihnen gegenüber Rechenschaft ablegt, wenn die Erstattung die festgelegten Pauschalsätze nicht übersteigt.

Sie sollten Pauschalvergütungen in Feld 12 des Formulars W-2 unter Verwendung des Codes L angeben.

Wenn Ihre Pauschalvergütung die festgelegten Sätze übersteigt, gilt der überschüssige Betrag als Lohn. Sie müssen auf den übersteigenden Betrag Steuern einbehalten und abführen. Tragen Sie den überschüssigen Pauschalbetrag und die Steuern in das Formular W-2 ein.

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