¿Los reembolsos están sujetos a impuestos?

A veces, un empleado puede pagar un gasto de negocios de su propio bolsillo. Cuando esto sucede, usted puede reembolsar al empleado.

Un reembolso de gastos del empleado viene con algunas complicaciones. ¿Los reembolsos están sujetos a impuestos? Tiene que informar del reembolso? Descúbrelo a continuación.

¿Qué son los reembolsos de gastos?

Los reembolsos son una forma de pagar a los empleados cuando gastan su propio dinero en gastos de la empresa.

Digamos que un empleado está conduciendo el vehículo de la empresa entre reuniones con clientes. Se detienen a rellenar el depósito de gasolina. El empleado paga la gasolina él mismo y le pide un reembolso cuando regresa a la empresa.

Los reembolsos de gastos son comunes cuando los empleados viajan por trabajo. Es posible que tengan que pagar las comidas, el alojamiento, la gasolina y entretener a los clientes.

¿Los reembolsos están sujetos a impuestos?

Cuando das dinero a un empleado, normalmente tienes que retener y contribuir con impuestos sobre el pago. Entonces, ¿los gastos reembolsados están sujetos a impuestos? Pues depende. Las directrices de reembolso de gastos del IRS tienen dos tipos de planes: contables y no contables. Si debe o no retener impuestos depende del plan utilizado por su negocio.

Puede aprender más sobre los reembolsos de gastos en la Publicación 15.

Plan contable

Si su negocio utiliza un plan contable, los reembolsos no están sujetos a impuestos. Usted no tiene que retener o contribuir con impuestos sobre la renta, FICA o desempleo.

Para tener un plan contable, sus empleados deben cumplir con las tres reglas siguientes:

1. El empleado debe haber incurrido en gastos deducibles mientras realizaba servicios como su empleado. El reembolso debe ser un pago por el gasto. El reembolso no debe ser una cantidad que de otro modo se habría pagado al empleado como salario.
2. El empleado debe justificar la cantidad, el tiempo, el lugar y el propósito de los gastos a usted dentro de un período de tiempo razonable.
3. El empleado debe devolver cualquier cantidad en exceso del gasto justificado. El empleado debe devolver el exceso en un plazo de tiempo razonable.

¿Cuáles son los plazos razonables del plan contable? Según Hacienda, es razonable que reembolse a los empleados en un plazo de 30 días desde que incurren en el gasto. Es razonable que los empleados rindan cuentas de sus gastos en un plazo de 60 días desde que incurren en el gasto. Los empleados deben devolver las cantidades sobrantes en un plazo de 120 días desde que incurrieron en el gasto.

Si su empresa utiliza un plan de contabilidad pero un empleado no sigue el plan, el reembolso del gasto está sujeto a impuestos. Por ejemplo, si un empleado no devuelve los montos en exceso dentro de un tiempo razonable, los montos en exceso están sujetos a impuestos.

Debido a que los reembolsos bajo el plan contable no son salarios y no están sujetos a impuestos, usted no tiene que reportar el monto. No incluya la cantidad con el salario del empleado en el Formulario W-2. En su lugar, infórmelo en la casilla 12 del formulario W-2 con el código L.

Plan no contable

Si su empresa utiliza un plan no contable, debe tributar por los reembolsos de gastos. Están sujetos a todos los impuestos sobre la renta, FICA y desempleo.

Tienes un plan no contable si:

• El empleado no tiene que justificar los gastos en tiempo y forma.
• El empleado no está obligado a devolver las cantidades excedentes en un plazo determinado.
• Usted paga una cantidad independientemente de si espera que el empleado tenga un gasto de negocio.
• Usted paga una cantidad que de otro modo pagaría como salario.

Los reembolsos bajo un plan no contable son salarios y están sujetos a impuestos. Usted debe reportar estos salarios y depositar impuestos sobre ellos. Incluya los reembolsos y los impuestos en el formulario W-2 del empleado.

Per diem

Es posible que reembolse a un empleado con una tarifa por día. El pago de dietas se utiliza para reembolsar el kilometraje, las comidas, el alojamiento y algunas otras asignaciones fijas.

Con los pagos de dietas, el IRS dice que su empleado le rindió cuentas si el reembolso no excede las tasas de dietas establecidas.

Debe incluir los pagos de dietas en la casilla 12 del Formulario W-2 utilizando el código L.

Si su pago de dietas excede las tasas preestablecidas, la cantidad en exceso se considera salario. Deberá retener y contribuir con impuestos sobre la cantidad excedente. Incluya el exceso de dietas y los impuestos en el formulario W-2.

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