A költségtérítések adókötelesek?
Néha előfordul, hogy egy munkavállaló saját zsebből fizet egy üzleti kiadást. Ilyenkor Ön visszatérítheti a munkavállalónak.
A munkavállalói költségtérítés némi komplikációval jár. Adóköteles-e a költségtérítés? Be kell jelentenie a költségtérítést? Tudja meg az alábbiakban.
Mi a költségtérítés?
A költségtérítés egy módja annak, hogy visszafizesse az alkalmazottaknak, ha saját pénzüket költik üzleti kiadásokra.
Tegyük fel, hogy egy alkalmazott a céges járművet vezeti az ügyféltalálkozók között. Megáll, hogy feltöltse a benzintartályt. Az alkalmazott maga fizeti ki a benzint, és visszatérítést kér Öntől, amikor visszatér a céghez.
A költségtérítések gyakoriak, amikor az alkalmazottak munka miatt utaznak. Előfordulhat, hogy fizetniük kell az étkezésért, a szállásért, a benzinért és az ügyfelek szórakoztatásáért.
A költségtérítések adókötelesek?
Amikor pénzt ad egy alkalmazottnak, a kifizetés után általában adót kell visszatartania és befizetnie. Tehát a költségtérítéses kiadások adókötelesek? Nos, ez attól függ. Az IRS költségtérítési irányelveinek kétféle terve van: elszámolható és nem elszámolható. Az, hogy kell-e adót levonnia vagy sem, a vállalkozása által használt tervtől függ.
A költségtérítésekről többet megtudhat a 15. kiadványban.
Az elszámolható terv
Ha vállalkozása elszámolható tervet használ, a költségtérítések nem adókötelesek. Önnek nem kell jövedelem-, FICA- vagy munkanélküliségi adót levonnia vagy befizetnie.
Az elszámolható tervhez alkalmazottainak az alábbi három szabály mindegyikének meg kell felelniük:
- A munkavállalónak levonható költségeknek kell felmerülniük, miközben az Ön alkalmazottjaként szolgáltatásokat végzett. A költségtérítésnek a költség kifizetésének kell lennie. A költségtérítés nem lehet olyan összeg, amelyet egyébként bérként fizettek volna ki a munkavállalónak.
- A munkavállalónak ésszerű időn belül igazolnia kell Önnek a költségek összegét, idejét, helyét és célját.
- A munkavállalónak vissza kell fizetnie az igazolt költséget meghaladó összeget. A munkavállalónak a többletet ésszerű időn belül vissza kell térítenie.
Mi az ésszerű idő az elszámolási tervben? Az IRS szerint ésszerű, ha a munkavállalónak a költség felmerülésétől számított 30 napon belül megtéríti a költséget. Ésszerű, ha a munkavállalók a költség felmerülésétől számított 60 napon belül számolnak el a kiadásaikkal. Az alkalmazottaknak a többletösszegeket a költség felmerülésétől számított 120 napon belül vissza kell téríteniük.
Ha vállalkozása elszámolható tervet alkalmaz, de az alkalmazott nem tartja be a tervet, a költségtérítés adóköteles. Ha például a munkavállaló nem téríti vissza a többletösszegeket ésszerű időn belül, a többletösszegek adókötelesek.
Mivel az elszámoltatható terv szerinti költségtérítések nem minősülnek munkabérnek és nem adóznak, nem kell jelentenie az összeget. Ne szerepeltesse az összeget a W-2 nyomtatványon a munkavállaló bérével együtt. Ehelyett jelentse a W-2 nyomtatvány 12. rovatában, L kóddal.
Nem elszámolható terv
Ha vállalkozása nem elszámolható tervet alkalmaz, akkor a költségtérítések után adót kell fizetnie. Az összes jövedelem-, FICA- és munkanélküliségi adó hatálya alá tartoznak.
Nem elszámolható tervvel rendelkezik, ha:
- A munkavállalónak nem kell időben igazolnia a kiadásokat.
- A munkavállalónak nem kell a többletösszegeket meghatározott időn belül visszafizetnie.
- Ön egy összeget fizet, függetlenül attól, hogy a munkavállalónak várhatóan lesz-e üzleti költsége.
- Ön egy olyan összeget fizet, amelyet egyébként bérként fizetne.
A nem elszámolható terv szerinti költségtérítések bérnek minősülnek, és adókötelesek. Önnek be kell jelentenie ezeket a béreket, és adót kell befizetnie rájuk. A költségtérítéseket és az adókat szerepeltesse a munkavállaló W-2 nyomtatványán.
Napidíj
Egy munkavállalónak napidíjjal térítheti meg a költségtérítést. A napidíjat a kilométerek, az étkezés, a szállás és néhány más rögzített juttatás megtérítésére használják.
A napidíj kifizetéseknél az IRS szerint a munkavállaló akkor számolt el Önnek, ha a visszatérítés nem haladja meg a megállapított napidíj mértékét.
A napidíj kifizetéseket a W-2 nyomtatvány 12. rovatában kell feltüntetnie az L kóddal.
Ha a napidíj kifizetése meghaladja az előre meghatározott mértéket, a többletösszeg bérnek minősül. A többletösszeg után adót kell visszatartania és befizetnie. A W-2 nyomtatványon tüntesse fel a napidíjat meghaladó összeget és az adókat.
Adóköteles költségtérítést ad alkalmazottainak? Könnyítse meg a nyilvántartást és az adólevonást a bérszámfejtő szoftverrel. Ha regisztrál a Patriot Software-nél, ingyenes próbaverziót, ingyenes beállítást és ingyenes támogatást biztosítunk Önnek.