Czy zwroty kosztów podlegają opodatkowaniu?
Niekiedy pracownik może zapłacić za wydatek służbowy z własnej kieszeni. Kiedy tak się stanie, możesz zwrócić pracownikowi koszty.
Zwrot kosztów pracownikowi wiąże się z pewnymi komplikacjami. Czy zwrot kosztów podlega opodatkowaniu? Czy musisz zgłosić zwrot kosztów? Dowiedz się tego poniżej.
Co to jest zwrot kosztów?
Zwrot kosztów to sposób na zwrócenie pracownikom pieniędzy, które wydali na wydatki służbowe z własnej kieszeni.
Powiedzmy, że pracownik jeździ samochodem firmowym pomiędzy spotkaniami z klientami. Zatrzymuje się, aby uzupełnić paliwo w zbiorniku. Pracownik sam płaci za paliwo i prosi o zwrot kosztów, gdy wraca do firmy.
Zwroty kosztów są powszechne, gdy pracownicy podróżują w celach służbowych. Mogą oni potrzebować zapłacić za posiłki, zakwaterowanie, paliwo i zabawianie klientów.
Czy zwrot kosztów podlega opodatkowaniu?
Kiedy dajesz pieniądze pracownikowi, zazwyczaj musisz potrącać i odprowadzać podatki od tej wypłaty. Zatem, czy zwrot wydatków podlega opodatkowaniu? Cóż, to zależy. Wytyczne IRS dotyczące zwrotu kosztów obejmują dwa rodzaje planów: rozliczane i nierozliczane. To, czy musisz odprowadzać podatek zależy od planu używanego przez twoją firmę.
Więcej informacji na temat zwrotu kosztów znajdziesz w Publikacji 15.
Plan accountable
Jeśli twoja firma używa planu accountable, zwrot kosztów nie podlega opodatkowaniu. Nie musisz pobierać ani odprowadzać podatku dochodowego, FICA ani podatku od bezrobocia.
Aby mieć plan rozliczeniowy, Twoi pracownicy muszą spełniać wszystkie trzy z poniższych zasad:
- Pracownik musi ponieść koszty uzyskania przychodu podczas wykonywania usług jako Twój pracownik. Zwrot kosztów musi stanowić zapłatę za wydatek. Zwrot nie może być kwotą, która w innym przypadku zostałaby wypłacona pracownikowi jako wynagrodzenie.
- Pracownik musi uzasadnić kwotę, czas, miejsce i cel wydatków w rozsądnym okresie czasu.
- Pracownik musi zwrócić każdą kwotę przekraczającą uzasadniony wydatek. Pracownik powinien zwrócić nadwyżkę w rozsądnym czasie.
Co to są rozsądne ilości czasu dla planu rozliczeniowego? Według IRS, rozsądne jest, abyś zwrócił pracownikom koszty w ciągu 30 dni od ich poniesienia. Rozsądne jest, aby pracownicy rozliczali się z wydatków w ciągu 60 dni od ich poniesienia. Pracownicy powinni zwrócić nadpłacone kwoty w ciągu 120 dni od daty poniesienia wydatku.
Jeśli Twoja firma korzysta z planu rozliczeniowego, ale pracownik nie przestrzega tego planu, zwrot wydatków podlega opodatkowaniu. Na przykład, jeśli pracownik nie zwróci nadwyżki w rozsądnym terminie, podlega ona opodatkowaniu.
Ponieważ zwroty kosztów w ramach planu rozliczeniowego nie są wynagrodzeniem i nie podlegają opodatkowaniu, nie musisz zgłaszać tej kwoty. Nie należy uwzględniać tej kwoty w formularzu W-2 razem z wynagrodzeniem pracownika. Zamiast tego, zgłoś ją w formularzu W-2 pole 12 z kodem L.
Plan nieobliczalny
Jeśli Twoja firma korzysta z planu nieobliczalnego, musisz zapłacić podatek od zwrotu wydatków. Podlegają one wszystkim podatkom dochodowym, FICA i od bezrobocia.
Masz plan nierozliczeniowy, jeśli:
- Pracownik nie musi udokumentować wydatków w odpowiednim czasie.
- Pracownik nie jest zobowiązany do zwrotu nadpłaconych kwot w określonym czasie.
- Płacisz kwotę niezależnie od tego, czy spodziewasz się, że pracownik poniesie wydatki służbowe.
- Płacisz kwotę, którą w innym przypadku zapłaciłbyś jako wynagrodzenie.
Zwroty w ramach planu bezrachunkowego są wynagrodzeniem i podlegają opodatkowaniu. Musisz zgłosić te wynagrodzenia i odprowadzić od nich podatki. Uwzględnij zwroty i podatki na formularzu W-2 pracownika.
Dieta
Możesz zwrócić pracownikowi stawkę za dietę. Per diem pay is used to refundate mileage, meals, accommodation, and some other fixed allowances.
With per diem payments, the IRS says your employee accounted to you if the reimbursement does not exceed the established per diem rates.
You should include per diem payments in box 12 of Form W-2 using code L.
If your per diem payment exceeds the preset rates, the excess amount is considered wages. Musisz pobrać i odprowadzić podatek od tej nadwyżki. Uwzględnij nadmiarową kwotę diety oraz podatki na formularzu W-2.
Dostarczasz pracownikom zwroty kosztów podlegające opodatkowaniu? Ułatw sobie prowadzenie dokumentacji i potrącanie podatku dzięki oprogramowaniu płacowemu. Kiedy zarejestrujesz się z Patriot Software, damy Ci darmowy okres próbny, darmową konfigurację i darmowe wsparcie.