Vad är en genomsnittlig svarsfrekvens?

En svarsfrekvens på 80 % och mer är en gudomlig standard för undersökningar, men det är ytterst sällsynt att forskare uppnår en sådan svarsfrekvens på grund av marknadsundersökningars karaktär och dess respondenter. Det är därför forskarens uppgift att göra det så enkelt och engagerande som möjligt för respondenterna att fylla i enkäten, så att de kan fördjupa sig i uppgiften.

Men vad är en genomsnittlig svarsfrekvens och vilka faktorer avgör svarsfrekvensen för en enkät?

En genomsnittlig svarsfrekvens för en undersökning är i stort sett vad som står på burken: det genomsnittliga antalet deltagare som slutför en viss undersökning till fullo.

Den här frekvensen beräknas genom två variabler, antalet inbjudna och antalet svar. Svarsfrekvensen är resultatet av antalet svar dividerat med antalet personer, och rapporteras vanligtvis som en procentsats som kan uppnås genom att multiplicera resultatet med 100.

Bestämmande faktorer

En gång ombads jag att fylla i en enkät med 120 frågor, som mestadels innehöll flervalsalternativ, men det fanns en rejäl mängd öppna frågor att ta sig igenom, så att det tog mig en timme att plocka upp den och lägga ner den för pauser för att slutföra den. Det är inte den bästa undersökningen jag har gjort, men tyvärr inte heller den sämsta. Det finns många faktorer som bestämmer svarsfrekvensen för en enkät, till exempel längden på enkäten, tonen, formuleringen och svarsalternativen; alla dessa aspekter och fler kan bli en faktor för den resulterande svarsfrekvensen.

Det finns många faktorer som bestämmer svarsfrekvensen i en enkät; till exempel längden på enkäten, tonen, formuleringen, de tillgängliga svarsalternativen och många fler även efter forskningsdesignprocessen.

Som en självklar slutsats av min lilla anekdot ovan är längden en mycket viktig faktor inom en enkät. Om deltagarna ingår i en långsiktig studie eller till och med i en kortvarig men intensiv studie, kommer mängden enkäter som deltagarna får och fyller i att påverka deras vilja eller den ansträngning som deltagarna lägger ner på enkäten. Frågorna i en undersökning är en annan faktor som kan avgöra hur lång en undersökning kan vara. Om undersökningen består av slutna frågor eller flervalsfrågor kan den vara lite längre än om den enbart består av öppna frågor som kräver ett långt, skriftligt svar.

Också när det gäller undersökningens utformning är frågornas formulering, undersökningens ton, mycket viktig. Tydliga och koncisa frågor är lättförståeliga och så mycket bättre än långsökta eller blommiga frågor, som lätt kan förlora frågans innebörd eller instruktioner.

När enkäten väl har skapats finns det några olika sätt att leverera enkäter, men om man väljer det bästa sättet för urvalet ökar svarsfrekvensen för enkäten. Det finns ingen bästa tidpunkt för att skicka ut dessa undersökningar, men tiden mellan undersökningarna kommer att ha en effekt på svarsfrekvensen för de senare som levereras. Intensiva datainsamlingstunga projekt tenderar att ha ett stort antal forskningsuppgifter som är utformade med tanken att kvantitet går före kvalitet, vilket respondenterna omedelbart kommer att märka.

Respondenterna kan lätt tröttna på forskning, särskilt om de passar in i ett upptaget schema, men att ha en god tid mellan forskningsuppgifterna ger lite vila och kommer att fungera så att respondenterna känner sig mer bekväma och inte pressade när ett e-postmeddelande eller en avisering kommer med ännu en enkät.

Förbättra svarsfrekvensen

Glatt nog finns det sätt som forskarna kan förbättra svarsfrekvensen för enkäter. Efter att ha identifierat flera faktorer i en enkät som hindrar en deltagare från att fylla i den, kan forskarna åtgärda eventuella problem som de kan hitta genom att fokusera mer på deltagarens upplevelse.

Det bästa sättet att börja är i den inledande utformningsfasen av enkäten. Ta hänsyn till hur denna undersökning kommer att uppfylla data som kommer att ge svar på forskningsmålen och sedan vad undersökningen måste göra för att uppnå detta. Några faktorer att komma ihåg i detta skede är följande:

1. Du ska bara ta de uppgifter som kunden behöver. Att ta mer data än vad som behövs kan innebära en mycket verklig risk för datasäkerheten, men kommer också att förändra undersökningens utformning till något längre och helt onödigt.
2. Tänk på de undersökningar som deltagarna redan har besvarat nyligen (om de har gjort det), hur kan du göra den här undersökningen annorlunda och engagerande?
3. Vilket medium kommer deltagarna att använda för att fylla i denna undersökning? Genom att optimera undersökningar för mobiler, surfplattor och datorer kan du se till att deltagarna får samma effektiva användarupplevelse som alla andra, oavsett hur de fyller i undersökningen.
4. Är alla möjliga svar tillgängliga för respondenten? För om de inte hittar ett svar som de tycker är korrekt eller relevant för dem kommer de snabbt att förlora intresset och välja vilket svar som helst, vilket resulterar i felaktiga data.

När enkäten väl är klar finns det dock fler sätt för forskare att uppmuntra till enkätsvar. Incitament, till exempel, är en forskares inte så hemliga vapen när det gäller att uppmuntra svar från respondenterna. Vilken typ av incitament som behövs beror verkligen på undersökningens målgrupp, men några välkända generiska incitament som fungerar ganska bra är penning- eller gratisrelaterade incitament. Presentkort är ett säkert sätt att leverera pengar till de vinnande respondenterna.

Det finns en missuppfattning om att ju fler deltagare du skickar ut enkäten till, desto fler svar kommer du troligen att få, men det stämmer inte om du inte utformar enkäten rätt från början. Ju fler deltagare du skickar en dåligt utformad enkät till, desto större blir bortfallet och desto färre insikter kommer du sannolikt att få, oavsett hur bra incitamentet är.

I sammanfattning

Genomsnittliga undersökningar får i allmänhet en svarsfrekvens på 30 % beroende på leveransmetod. Källan bakom denna statistik anger också att en intern undersökning får en högre svarsfrekvens än en extern undersökning, och att frekvensen ökar med 14 % efter 3-7 dagar efter att undersökningen skickades.

Det är en forskares ansvar att se till att varje undersökning som skickas ut är så bra som möjligt för att samla in tillräckligt med korrekta och högkvalitativa data som är värda att dra insikter från.

Hur som helst kommer varje enkätsvarsfrekvens att skilja sig åt beroende på de faktorer som beskrivs ovan, och det är en forskares ansvar att se till att den enkät som skickas ut är så bra som möjligt för att samla in tillräckligt med korrekta och högkvalitativa data för att kunna dra insikter för forskningsmålen.

Originalversionen av den här artikeln publicerades på FlexMR Insight Blog och kan läsas här.