Worden vergoedingen belast?
Soms kan een werknemer een zakelijke uitgave uit eigen zak betalen. Wanneer dat gebeurt, kunt u de werknemer een vergoeding geven.
Een onkostenvergoeding voor werknemers brengt wel wat complicaties met zich mee. Zijn vergoedingen belastbaar? Moet u de vergoeding melden? Lees het hieronder.
Wat zijn onkostenvergoedingen?
Vergoedingen zijn een manier om werknemers terug te betalen als ze hun eigen geld uitgeven aan zakelijke onkosten.
Stel dat een werknemer met de bedrijfsauto naar een afspraak met een klant rijdt. Ze stoppen om de benzinetank bij te vullen. De werknemer betaalt zelf voor de benzine en vraagt u om een vergoeding wanneer hij terugkomt bij het bedrijf.
Onkostenvergoedingen komen vaak voor wanneer werknemers voor hun werk reizen. Ze moeten bijvoorbeeld betalen voor maaltijden, overnachtingen, benzine en het ontvangen van klanten.
Zijn vergoedingen belastbaar?
Wanneer u geld aan een werknemer geeft, moet u meestal belasting inhouden en afdragen over de betaling. Dus, zijn vergoede kosten belastbaar? Nou, dat hangt ervan af. De richtlijnen voor onkostenvergoedingen van de IRS kennen twee soorten regelingen: verantwoordelijke en niet-verantwoordelijke. Of u al dan niet belasting moet inhouden, hangt af van het plan dat uw bedrijf gebruikt.
U kunt meer te weten komen over onkostenvergoedingen in Publicatie 15.
Rekeningplichtig plan
Als uw bedrijf een rekeningplichtig plan gebruikt, zijn vergoedingen niet belastbaar. U hoeft geen inkomsten-, FICA- of werkloosheidsbelasting in te houden of af te dragen.
Om een toerekenbaar plan te hebben, moeten uw werknemers aan alle drie de volgende regels voldoen:
- De werknemer moet aftrekbare kosten hebben gemaakt tijdens het verrichten van diensten als uw werknemer. De vergoeding moet een betaling voor de kosten zijn. De vergoeding mag geen bedrag zijn dat anders als loon aan de werknemer zou zijn betaald.
- De werknemer moet het bedrag, het tijdstip, de plaats en het doel van de uitgaven binnen een redelijke termijn aan u staven.
- De werknemer moet elk bedrag dat hoger is dan de gestaafde uitgave teruggeven. De werknemer moet het overschot binnen een redelijke termijn terugbetalen.
Wat zijn redelijke termijnen voor het toerekenbare plan? Volgens de IRS is het redelijk dat u werknemers terugbetaalt binnen 30 dagen nadat ze de kosten hebben gemaakt. Het is redelijk voor werknemers om hun uitgaven te verantwoorden binnen 60 dagen nadat ze de uitgave hebben gedaan. Werknemers moeten overtollige bedragen binnen 120 dagen nadat de uitgave is gedaan, terugbetalen.
Als uw bedrijf een verantwoordingsplan gebruikt, maar een werknemer het plan niet volgt, is de onkostenvergoeding belastbaar. Als een werknemer bijvoorbeeld te veel betaalde bedragen niet binnen een redelijke termijn terugstuurt, zijn de te veel betaalde bedragen belastbaar.
Omdat vergoedingen volgens het toerekenbaar plan geen loon zijn en niet worden belast, hoeft u het bedrag niet te melden. Voeg het bedrag niet toe aan het loon van de werknemer op formulier W-2. Vermeld het in plaats daarvan in vak 12 van formulier W-2 met code L.
Niet-toerekenbare regeling
Als uw bedrijf gebruik maakt van een niet-toerekenbare regeling, moet u belasting betalen over de vergoeding van kosten. Ze zijn onderworpen aan alle inkomsten-, FICA- en werkloosheidsbelastingen.
U hebt een niet-verantwoordelijk plan als:
- De werknemer hoeft uitgaven niet tijdig te onderbouwen.
- De werknemer hoeft te veel betaalde bedragen niet binnen een bepaalde tijd terug te geven.
- U betaalt een bedrag ongeacht of u verwacht dat de werknemer zakelijke onkosten zal hebben.
- U betaalt een bedrag dat u anders als loon zou betalen.
Vergoedingen in het kader van een niet-verantwoordelijk plan zijn loon en zijn onderworpen aan belastingen. U moet deze lonen opgeven en er belasting over storten. Vermeld de vergoedingen en belastingen op het formulier W-2 van de werknemer.
Per diem
U kunt een werknemer vergoeden met een per diem-tarief. Per diem loon wordt gebruikt om kilometers, maaltijden, onderdak, en sommige andere vaste vergoedingen te vergoeden.
Met per diem betalingen, zegt de IRS dat uw werknemer verantwoording aan u aflegde als de vergoeding niet hoger is dan de vastgestelde per diem tarieven.
U moet per diem betalingen opnemen in vak 12 van Form W-2 met behulp van code L.
Als uw per diem betaling hoger is dan de vooraf ingestelde tarieven, wordt het overtollige bedrag beschouwd als loon. Over het meerdere moet u belasting inhouden en afdragen. Vermeld het teveel betaalde bedrag en de belastingen op formulier W-2.
Geeft u belastbare vergoedingen aan werknemers? Maak het bijhouden van gegevens en het inhouden van belasting eenvoudiger met salarissoftware. Als u zich aanmeldt bij Patriot Software, krijgt u van ons een gratis proefperiode, gratis installatie en gratis ondersteuning.