Reembolsos são tributáveis?

Por vezes, um funcionário pode pagar uma despesa de negócio do seu próprio bolso. Quando isso acontece, você pode reembolsar o funcionário.

Um reembolso de despesas do funcionário vem com algumas complicações. Os reembolsos são tributáveis? Você precisa informar o reembolso? Saiba mais abaixo.

O que são reembolsos de despesas?

Os reembolsos são uma forma de você pagar aos funcionários quando eles gastam seu próprio dinheiro em despesas comerciais.

Vamos dizer que um funcionário está dirigindo o veículo da empresa entre as reuniões dos clientes. Eles param para reabastecer o tanque de gasolina. O empregado paga a gasolina e pede um reembolso quando eles retornam ao negócio.

Reembolsos de despesas são comuns quando os empregados viajam para o trabalho. Eles podem precisar pagar pelas refeições, alojamento, gás e clientes divertidos.

Reembolsos tributáveis?

Quando você dá dinheiro a um funcionário, você normalmente tem que reter e contribuir com impostos sobre o pagamento. Então, as despesas reembolsadas são tributáveis? Bem, depende. As diretrizes de reembolso de despesas do IRS têm dois tipos de planos: responsável e não-contável. Se você deve ou não reter impostos depende do plano usado pelo seu negócio.

Você pode aprender mais sobre reembolso de despesas na Publicação 15.

Plano de prestação de contas

Se o seu negócio usa um plano de prestação de contas, os reembolsos não são tributáveis. Você não precisa reter ou contribuir com renda, FICA ou impostos de desemprego.

Para ter um plano responsável, seus empregados devem cumprir as três regras a seguir:

1. O empregado deve ter incorrido em despesas dedutíveis enquanto executava serviços como seu empregado. O reembolso deve ser um pagamento da despesa. O reembolso não deve ser um montante que teria sido pago ao empregado como salário.
2. O empregado deve comprovar o montante, tempo, local e finalidade das despesas dentro de um período de tempo razoável.
3. O empregado deve devolver qualquer montante que exceda a despesa comprovada. O funcionário deve devolver o excesso dentro de um período de tempo razoável.

Quais são as quantidades de tempo razoáveis para o plano responsável? De acordo com o IRS, é razoável que você reembolse os funcionários dentro de 30 dias a partir do momento em que eles incorram na despesa. É razoável que os funcionários contabilizem suas despesas no prazo de 60 dias após incorrerem na despesa. Os empregados devem devolver os valores em excesso dentro de 120 dias após a despesa ter sido incorrida.

Se a sua empresa utiliza um plano de prestação de contas mas um empregado não segue o plano, o reembolso da despesa é tributável. Por exemplo, se um empregado não devolver montantes em excesso dentro de um período de tempo razoável, os montantes em excesso são tributáveis.

Porque os reembolsos sob o plano responsável não são salários e não são tributados, não é necessário relatar o montante. Não incluir o montante com os salários do empregado no Formulário W-2. Em vez disso, informe-o no Formulário W-2 caixa 12 com o código L.

Plano não contabilizável

Se o seu negócio utiliza um plano não contabilizável, você deve pagar imposto sobre reembolso de despesas. Eles estão sujeitos a todos os impostos sobre rendimentos, FICA e desemprego.

Você tem um plano não contabilizável se:

• O empregado não tem de justificar as despesas de forma atempada.
• O empregado não é obrigado a devolver os montantes em excesso dentro de um determinado período de tempo.
• Você paga uma quantia independentemente de esperar que o empregado tenha uma despesa comercial.
• Você paga uma quantia que pagaria como salário.

Reembolsos sob um plano não contabilizável são salários e estão sujeitos a impostos. Você deve relatar esses salários e depositar impostos sobre eles. Incluir os reembolsos e impostos no formulário W-2.

Per diem

P>Pode reembolsar um empregado com uma taxa per diem. A diária é usada para reembolsar milhas, refeições, alojamento e alguns outros subsídios fixos.

Com o pagamento da diária, o IRS diz que o seu empregado é contabilizado se o reembolso não exceder as taxas per diem estabelecidas.

Você deve incluir o pagamento da diária na caixa 12 do Formulário W-2 usando o código L.

Se o pagamento da diária exceder as taxas pré-estabelecidas, o valor em excesso é considerado como salário. Você deve reter e contribuir com impostos sobre o montante em excesso. Inclua o montante da diária em excesso e os impostos no Formulário W-2.

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