Rambursările sunt impozabile?
Uneori, un angajat poate plăti o cheltuială de afaceri din propriul buzunar. Când se întâmplă acest lucru, îi puteți rambursa angajatului.
O rambursare a cheltuielilor angajaților vine cu unele complicații. Sunt rambursările impozabile? Trebuie să raportați rambursarea? Aflați mai jos.
Ce sunt rambursările de cheltuieli?
Rambursările sunt o modalitate prin care le puteți rambursa angajaților atunci când aceștia își cheltuiesc proprii bani pe cheltuieli de afaceri.
Să spunem că un angajat conduce vehiculul companiei între întâlnirile cu clienții. Ei se opresc pentru a umple rezervorul de benzină. Angajatul plătește singur benzina și vă cere o rambursare atunci când se întoarce la întreprindere.
Rambursările de cheltuieli sunt frecvente atunci când angajații călătoresc la serviciu. Aceștia ar putea fi nevoiți să plătească pentru mese, cazare, benzină și divertismentul clienților.
Sunt rambursările impozabile?
Când dați bani unui angajat, de obicei trebuie să rețineți și să contribuiți cu impozite pe plată. Așadar, sunt cheltuielile rambursate impozabile? Ei bine, depinde. Ghidul IRS privind rambursarea cheltuielilor are două tipuri de planuri: accountable și non accountable. Dacă trebuie sau nu să rețineți impozite depinde de planul folosit de afacerea dumneavoastră.
Puteți afla mai multe despre rambursările de cheltuieli în Publicația 15.
Plan responsabil
Dacă afacerea dumneavoastră folosește un plan responsabil, rambursările nu sunt impozabile. Nu trebuie să rețineți sau să contribuiți la impozitul pe venit, FICA sau la impozitul pe șomaj.
Pentru a avea un plan responsabil, angajații dvs. trebuie să îndeplinească toate cele trei reguli următoare:
- Angajatul trebuie să fi efectuat cheltuieli deductibile în timp ce efectua servicii ca angajat al dvs. Rambursarea trebuie să fie o plată pentru cheltuiala respectivă. Rambursarea nu trebuie să fie o sumă care, în caz contrar, ar fi fost plătită angajatului ca salariu.
- Angajatul trebuie să vă justifice suma, momentul, locul și scopul cheltuielilor într-o perioadă de timp rezonabilă.
- Angajatul trebuie să returneze orice sumă în plus față de cheltuielile justificate. Angajatul trebuie să returneze excesul într-o perioadă de timp rezonabilă.
Ce sunt perioadele de timp rezonabile pentru planul responsabil? Conform IRS, este rezonabil să rambursați angajații în termen de 30 de zile de la momentul în care aceștia au efectuat cheltuielile. Este rezonabil ca angajații să își justifice cheltuielile în termen de 60 de zile de la data la care au efectuat cheltuielile. Angajații ar trebui să returneze sumele în exces în termen de 120 de zile de la momentul în care a fost efectuată cheltuiala.
Dacă afacerea dvs. utilizează un plan responsabil, dar un angajat nu respectă planul, rambursarea cheltuielilor este impozabilă. De exemplu, dacă un angajat nu returnează sumele în exces într-un interval de timp rezonabil, sumele în exces sunt impozabile.
Pentru că rambursările în cadrul planului responsabil nu sunt salarii și nu sunt impozitate, nu trebuie să raportați suma. Nu includeți suma împreună cu salariile angajatului pe formularul W-2. În schimb, raportați-o în Formularul W-2 caseta 12 cu codul L.
Plan necontabil
Dacă afacerea dvs. utilizează un plan necontabil, trebuie să plătiți impozit pe rambursarea cheltuielilor. Acestea sunt supuse tuturor impozitelor pe venit, FICA și de șomaj.
Aveți un plan non accountable dacă:
- Angajatul nu trebuie să justifice cheltuielile în timp util.
- Angajatul nu este obligat să returneze sumele în exces într-un anumit interval de timp.
- Plătiți o sumă indiferent dacă vă așteptați ca angajatul să aibă o cheltuială de afaceri.
- Plătiți o sumă pe care altfel ați plăti-o ca salariu.
Rambursările în cadrul unui plan necontabil sunt salarii și sunt supuse impozitelor. Trebuie să raportați aceste salarii și să depuneți impozite pe ele. Includeți rambursările și impozitele în formularul W-2 al angajatului.
Rambursări per diurnă
Ați putea rambursa un angajat cu o rată per diurnă. Plata per diurnă este folosită pentru a rambursa kilometrajul, mesele, cazarea și unele alte indemnizații fixe.
Cu plățile per diurnă, IRS spune că angajatul dumneavoastră v-a contabilizat dacă rambursarea nu depășește ratele per diurnă stabilite.
Ar trebui să includeți plățile per diurnă în caseta 12 din formularul W-2 folosind codul L.
Dacă plata per diurnă depășește ratele prestabilite, suma în exces este considerată salariu. Trebuie să rețineți și să contribuiți cu impozite pe suma în exces. Includeți suma excedentară a diurnei și impozitele în Formularul W-2.
Dați angajaților rambursări impozabile? Facilitați evidența și reținerea impozitelor cu ajutorul unui software de salarizare. Când vă înscrieți la Patriot Software, vă vom oferi o perioadă de probă gratuită, configurare gratuită și asistență gratuită.
.